Como parar de perder seu tempo nas reuniões

Fonte: Wavebreakmedia / istockphoto

Em um desenho animado de Dilbert, o chefe do escritório solicita a Carol, sua secretária, que agende uma reunião. Quando ela pergunta qual é o tema da reunião, ele responde: "Planejo fundir seis sigma com métodos simples para eliminar o fosso entre nossa estratégia e objetivos". Sem tanto como um olhar de lado, Carol responde: "Apenas vou dizer" perda de tempo ".

De acordo com os falantes do TED, David Grady e Jason Fried, o executivo médio freqüenta 62 reuniões por mês, mas mais de um terço destes são considerados desnecessários ou uma perda de tempo. Dado que os executivos gastam 40-50 por cento do seu tempo em reuniões, isso significa que eles estão perdendo mais de dois meses por ano. Grady e Fried continuam dizendo que o projeto de lei para reuniões pobres é de US $ 37 bilhões por ano apenas nos EUA. Reuniões ruins levam tempo e dinheiro.

A pesquisa mostra que, em média, 15% do tempo coletivo de uma organização é gasto em reuniões e esse número está aumentando ano a ano. Um estudo, publicado na Harvard Business Review, estimou a quantidade de tempo que as pessoas passaram a apoiar uma reunião executiva semanal em uma grande organização, com base na análise dos calendários do Outlook de seus funcionários. Concluiu que foram realizadas apenas 300 mil horas por ano apoiando aquela reunião única, levando em consideração a cascata a jusante das reuniões da equipe que alimentaram. Surpreendentemente, esse número incluiu apenas o tempo de reunião e excluiu a preparação adicional. Como podemos reverter a tendência?

Trabalhar para trás sem encaminhar

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Vamos começar com as quatro palavras: "Vamos ter uma reunião". Eles parecem inocentes o suficiente, mas provavelmente causam mais problemas e desperdiçam mais tempo do que qualquer outra frase no local de trabalho. Em vez de questionar se uma reunião é necessária, a resposta normal é: "Boa ideia. Quando queremos, e quem devemos convidar?

Agora que uma intenção vaga ("vamos encontrar") e um tópico amplo (como "revisão do projeto") foram estabelecidos, diários são abertos e datas e nomes sugeridos. Alguém diz: "Devemos enfiá-lo por uma hora?" e os convites do calendário são enviados. Quando sua reunião eventualmente acontece, uma coisa curiosa e surpreendente acontece: dura exatamente uma hora. Isso ocorre porque a conversa se expande, como uma esponja gigante na água, para preencher o tempo alocado. Esta cena é tão normal, e é reeditada tantas vezes por dia, que quase não provoca uma cintilação de indignação, mas é quase criminosa na natureza. Para transformar sua cultura de reunião, certifique-se de que três perguntas sejam feitas antes que os convites sejam enviados:

1. Qual o propósito da reunião? Isso esclarece o motivo de ter isso.
2. Quais são os resultados pretendidos? Isso responde o que você deseja.
3. De quem é o encontro? Isso diz quem é responsável por isso.

Este é um quadro de pensamento totalmente diferente para um em que você pensa em frente a uma intenção vaga. Os melhores líderes e gerentes seguem este processo de trabalhar para trás com os resultados que eles estão comprometidos. Por exemplo, Sir Dave Brailsford dirige o Team Sky, que produziu três vencedores da Tour de France nos últimos cinco anos. Não é surpresa que Brailsford descreva seu papel desta maneira:

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"Meu trabalho é olhar para as melhores probabilidades de tentar vencer, imaginar alguém no pódio com a camisa amarela, no Champs Elysée, e trabalhar de volta a partir daí".

Primeiro, deixe claro o propósito e os resultados, e depois descubra como fazê-los acontecer. Você pode praticar essa abordagem em relação a qualquer projeto, e fazê-lo para reuniões é um bom lugar para começar. Depois de um tempo, torna-se um modo de vida.

Reduzir a metade o tempo e dobrar o valor

Para lembrar as pessoas que as reuniões custam dinheiro, foram desenvolvidas variações no sistema de medição de táxi que calculam o preço em tempo real de uma reunião. Tendo conectado o salário anual da sua equipe, você pede aos participantes da reunião que liguem quando chegarem e o medidor marca o canto para que todos vejam. Sem tanto, você ainda pode enfrentar o desafio de reduzir para metade o tempo gasto nas reuniões e dobrar seu valor. Aqui estão sete perguntas a fazer:

1. Existe um propósito e um resultado claros para a reunião? Se estes não estão bem definidos, não agendas a reunião. Se você estiver na lista de convidados, peça mais informações ou recuse o convite.
2. De quem é o encontro? Saber isso dá uma vantagem ao encontro. Se não houver uma pessoa chamada, será uma conversão não superior a uma conversa.
3. As pessoas já fizeram a preparação que foi solicitada? Caso contrário, avance para o próximo item da agenda ou pare a reunião. Desta forma, você começa a criar uma cultura onde as pessoas estão preparadas.
4. É essencial que todos estejam aqui? Se a resposta for 'não', deixe a reunião sozinha ou deixe aceitável que outras pessoas saem. Desta forma, você desenvolve uma cultura que desencoraja o Empilhamento. Além disso, o grande pensamento geralmente surge de pequenos grupos de pessoas inteligentes.
5. Precisamos do tempo atribuído? Não planeje reuniões em incrementos de uma hora apenas porque seu calendário está configurado dessa maneira. Planeje-os para serem mais curtos, ou termine cedo e dê às pessoas algum tempo de volta.
6. Precisamos nos encontrar pessoalmente ou podemos abordar a conversa remotamente? O rosto a cara é sempre preferível, mas não se as pessoas estiverem fazendo uma viagem de meio dia para uma reunião de uma hora. Programe uma chamada de conferência ou reunião de vídeo em vez disso.
7. Temos acordos sobre a forma como vamos realizar a reunião? Configure-o para que as pessoas estejam inequivocamente na reunião ou fora dela. Isso leva alguns segundos e não requer uma grande palestra. O meu primeiro pedido é que as pessoas colocem seus dispositivos fora. Se eles prefeririam estar no telefone, eles ficariam em outro lugar.

Se você seguir estas etapas, o medidor de reunião ainda marcará, mas você terá menos reuniões e conversas de qualidade superior. Ao fazê-lo, você pode desafiar as palavras do escritor e economista americano Thomas Sowell, que disse que as pessoas que gostam de reuniões não devem estar encarregadas de nada.

Meu livro é Blamestorming: Por que as conversas vão errado e como corrigi-las, publicado por Watkins.

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Referências

David Grady e Jason Fried, 'The Economic Impact of Bad Meetings', TED talk, 17 de novembro de 2014, ideas.ted.com/theecononomic-impact-of-bad-meetings.

Michael C Mankins, "Este encontro semanal ganhou 300 mil horas por ano", Harvard Business Review, 29 de abril de 2014.

Lawrence Tobin, 'Sir Bradley Wiggins fora de 2014 Tour de France', independente, 27 de junho de 2014.