5 maneiras de tornar suas reuniões mais positivas

Quando se trata de reuniões que você executa no trabalho, você sabe como tirar o melhor das pessoas que freqüentam? Os pesquisadores estimam que gastamos 37% do nosso tempo em reuniões no trabalho e que até 50% desse tempo está completamente desperdiçado.

É claro que um dos problemas é que as decisões raramente são feitas nas reuniões. Em vez disso, conversamos e conversamos e falamos mais e, quando o relógio atinge a hora em que a reunião termina abruptamente e todos correm pela porta, deixando pouco tempo para esclarecer os resultados ou qualquer compromisso com os próximos passos. Como resultado, a maioria das reuniões se sente como um completo desperdício de tempo e drena nossa energia.

Mas, além da etiqueta básica de reunião, como fornecer uma agenda e materiais relevantes antecipadamente, começar e parar o tempo e capturar e comunicar etapas ou decisões importantes após a reunião, existem coisas que você pode fazer para tornar suas reuniões mais eficazes, energizando e talvez até uma experiência agradável?

Uma vez que você tenha as pessoas certas na sala, parece que o segredo de uma reunião efetiva pode estar na criação do bom humor. Sim, você me ouviu; é tudo sobre o humor.

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Fonte: Monkey Business Images / Canva

Você vê o Dr. Daniel Goleman, um dos principais pesquisadores mundiais em inteligência emocional e social, estima que 20-30% do desempenho do empregado é determinado pelo humor das pessoas.

Por quê? Bem, a professora Barbara Fredrickson, da Universidade da Carolina do Norte, descobriu que as emoções positivas, como o interesse, o espanto, o orgulho, a diversão, a gratidão, para citar apenas alguns, não apenas trocam nossos bons pensamentos pelos maus, eles literalmente ampliam a maneira como nossos os cérebros estão funcionando.

Por exemplo, quando você experimenta emoções positivas, a pesquisa sugere:

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• Seu campo de visão periférica está expandido para que você possa absorver cerca de 75% do que está acontecendo, contra 15% em um estado de espírito neutro ou negativo.
• Seu cérebro é inundado com dopamina e serotonina, ajudando você a criar e manter mais conexões neurais para que você possa organizar novas informações, pensar de forma mais rápida e criativa, tornar-se mais habilidoso na análise complexa e resolução de problemas, e ver e inventar novas maneiras de fazer as coisas.
• E porque seu cérebro se sente seguro, você pensa mais sobre "nós" e sobre como colaborar com pessoas ao seu redor, em comparação com quando está no modo de sobrevivência e pensando apenas em "mim".

Fredrickson também descobriu que, longe de serem experiências fugazes, à medida que as emoções positivas acumulam ao longo do tempo, eles agem como dinheiro no banco por um dia chuvoso, com estudos longitudinais descobrindo que, à medida que suas emoções positivas se acumulam, eles acumulam suas habilidades psicológicas, intelectuais, sociais e recursos físicos, em última análise deixando você melhor equipado para navegar os baixos e altos que todos experimentamos no trabalho.

Fredrickson concluiu que as emoções positivas ajudam a ampliar e construir nossas mentes para que possamos ver novas possibilidades, recuperar os recuos, melhor se conectar com os outros e alcançar nosso potencial.

Então, como você aplica tudo isso em sua próxima reunião para moldar o humor?

Depois de mais de uma década como líder sênior em grandes organizações ao redor do mundo, aqui estão cinco maneiras que eu ajudei minha equipe – independentemente de quantas pessoas estiveram envolvidas ou de quantos estávamos na sala ou em um telefone – injetar alguma positividade em nossas reuniões:

• Comece com sizzle – quando as pessoas se aproximam da sua reunião, seus cérebros são todos em estados diferentes com base em onde eles vieram anteriormente. Para levá-los a um estado de mente alargado, você deseja injetar alguma positividade perguntando "O que está funcionando bem?", Compartilhando uma história engraçada ou brincadeira, usando um bom video clip ou mesmo tentando um questionário tolo (mas relacionado a tarefas) ou jogo para que as pessoas riem e se sintam bem.
• Planeje sua agenda com atenção – cada ação que tomamos é precedida por uma pergunta, e a ação geralmente é o objetivo da maioria das reuniões. Quando nos fazemos uma pergunta, desencadeia a dopamina – uma das substâncias químicas de boa sensação em nosso cérebro – quando começamos a imaginar o que pode ser possível e nos ajuda a nos preparar para a ação. Em vez de focar sua agenda em declarações, tente se concentrar nas questões que você acha que a reunião precisa estar perguntando e explorando.
• Desenhe a reunião em torno dos pontos fortes das pessoas – pense sobre quem participará da reunião e quais as forças que as pessoas trazem. Lembre-se, quando temos a chance de usar nossos pontos fortes, os pesquisadores sugerem que estamos até seis vezes mais engajados no que estamos fazendo. Quais as funções e oportunidades que você pode criar na reunião para que as pessoas tenham a chance de fazer o que fazem melhor e ser valorizadas por suas contribuições?
• Recompense as pessoas com oportunidades de crescimento – vamos enfrentá-lo, nenhum de nós realmente quer assistir a outra reunião, então crie uma pequena recompensa para as pessoas fazendo o esforço para se apresentar. Nós nascemos criaturas de crescimento, então há pequenos momentos de aprendizado que você pode oferecer às pessoas que participam de sua reunião que não receberiam de outra forma como um convidado especial, novas descobertas de pesquisa ou insights?
• Concluir com um pico de ponta – Nossas memórias de eventos são moldadas por finais, então assegure-se de deixar tempo suficiente para terminar em uma nota positiva. Ao invés de ter pessoas batendo pela porta, deixe o tempo para injetar uma emoção positiva no final, com uma apreciação sincera, uma história engraçada ou um vídeo, ou prêmios de seu questionário ou jogo anterior. Desta forma, será mais provável que se lembrem da sua reunião com carinho e apresente com entusiasmo na próxima vez!

Nada disso é ciência do foguete. Mas usando estes cinco passos simples, particularmente em equipes em que confiei em muitos voluntários internos para me ajudar a produzir resultados, eu realmente consegui aumentar o atendimento em minhas reuniões ao longo dos anos. Eu sei, vá a figura! As pessoas realmente queriam estar em uma reunião. Como resultado, muitas mãos alinhadas e comprometidas fizeram muito mais leve o trabalho para mim do que poderiam ter sido projetos muito difíceis de implementar.

Claro que não significava que esquivamos as difíceis conversas que precisávamos ter em nossas reuniões. Só que, como presidente, usei o humor com atenção – positivo, neutro e negativo – para ajudar as pessoas a fazer o melhor deles, em vez de simplesmente esperar que isso acontecesse organicamente.

Que humor você deseja criar para sua próxima reunião?