A Mágica das Reuniões de 30 Minutos

Cinco anos atrás, depois de me frustrar com a minha infrutífera tendência de manipular várias atividades ao mesmo tempo, tentei um experimento: durante uma semana, eu não fazia várias tarefas e veria o que aconteceu.

O experimento mudou tudo para melhor. Meus relacionamentos melhoraram, meu estresse se dissolveu e minha produtividade aumentou. Não há desvantagem para se concentrar em uma coisa de cada vez sem distração.

Um dos benefícios secundários da minha focalização em uma tarefa não tratada de cada vez era uma nova e quase insuportável impaciência pelo tempo desperdiçado. No passado, se eu estivesse ligando que não fosse a qualquer lado, eu faria e-mails ou navegar na internet. No meu mundo pós-multitarefa, ficar focado em uma chamada de arrastar foi doloroso.

Foi assim que eu tropecei com a revelação mais transformadora de negócios que mudou a vida dos meus últimos cinco anos:

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Tempo comprimido.

Primeiro, porém, uma advertência. Há algumas coisas na minha vida – jantar com amigos, escrever, dormir, tempo desestruturado com minha família – que merecem viver na amplitude do tempo esticado.

Mas outras coisas – como a maioria das reuniões e o trabalho tático – poderiam se beneficiar do tempo comprimido.

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Muitas vezes, agendamos horários de uma hora. Por quê? Como uma hora tornou-se nossa atribuição de tempo padrão para tantas reuniões, telefonemas e compromissos?

À medida que minha impaciência com o tempo desperdiçado crescia, eu tentei um novo experimento: reduzo o tempo que eu atribuo para muitas atividades pela metade.

Comecei com algo fácil. Eu costumava trabalhar uma hora por dia. Agora é até 30 minutos. Meus resultados – peso e condicionamento – melhoraram.

É por isso que: minha intensidade é maior (eu sei que eu tenho apenas 30 minutos), eu como melhor (não confio no meu treino para ficar magro), integrai mais o movimento no meu dia (não confio no meu treino para cuidar de toda a minha aptidão), e nunca sinto falta de treino (eu sempre consigo encontrar 30 minutos).

Se você tiver metade do tempo para realizar alguma coisa, você se torna hiper consciente de como está usando esse tempo. E hiper-focado durante o mesmo. A maioria dos meus telefonemas é agora de 30 minutos ou menos. Meu podcast é de 15 a 20 minutos. Mesmo muitas das minhas chamadas em conferência, com várias partes, são 30 minutos ou menos. As pessoas nas chamadas, conscientes da restrição de tempo, são mais pensativas sobre quando falam e são mais cuidadosas para não seguir tangentes que não são úteis.

As pessoas também ouvem melhor porque, quando as coisas estão se movendo mais rápido, tendemos a estar mais alertas. Sabemos que um único momento distraído nos deixará para trás. E, uma vez que nos mantém mais comprometidos, acabamos nos divertindo mais no processo.

Em nenhum lugar, esse impacto foi mais transformacional – e mais evidente – do que no treinamento de liderança que fazemos na Bregman Partners. Nos últimos anos, todo o treinamento que fazemos é realizado em sessões de 30 minutos.

As vantagens óbvias são óbvias: todos economizam tempo e dinheiro.

Mas aqui está o que é menos óbvio: o coaching não é simplesmente tão poderoso, é muito mais. Quando o treinador e o cliente sabem que têm apenas 30 minutos, eles se movimentam.

• Os clientes aparecem. Assim como com os meus exercícios, as pessoas são muito menos propensas a ignorar uma sessão de 30 minutos do que uma hora.
• Todo mundo está na hora. Cada minuto conta em uma conversa de 30 minutos e eles sabem disso. A sessão começa mais rapidamente, já que o relacionamento é construído para fazer um bom trabalho, e não falar de nada.
• As pessoas têm muito mais chances de se preparar. Não há tempo desperdiçado em tangentes e conversas em nenhuma parte. Os clientes sabem o que querem cobrir e pensaram antes.
• A pressão do tempo aumenta o foco e a atenção. As pessoas não se concentram em três questões; Eles abordam a maior oportunidade ou obstáculo persistente e intratável. E eles seguem em frente. O foco leva ao sucesso.
• Os treinadores estão mais dispostos a ser corajosos, e os clientes estão mais dispostos a ser estimulados. Em uma sessão de 30 minutos, os treinadores não podem perder tempo batendo em torno do arbusto. Chegam ao ponto mais rápido e mais cedo, interrompe-se com mais bravura e faça perguntas mais provocativas.
• Os clientes se fazem mais entre as sessões de coaching. Não sei por que isso é. Mas aqui está minha hipótese: líderes em todos os níveis precisam ser altamente qualificados para chegar ao ponto de forma rápida e eficiente. A sessão de coaching concentrada e focada aprimora a habilidade de chegar ao ponto rapidamente, com foco nos elementos mais essenciais de uma situação e ação.

A desvantagem? Ainda não vi uma.

Tente você mesmo. Transforme algumas de suas reuniões de uma hora para 30 minutos. Como você faz, considere estes três passos como forma de tornar os 30 minutos mais poderosos:

1. Leia o que você precisa de antemão e diga a todos que façam o mesmo. Pense nas suas perguntas e preocupações. Decida o que é importante para você e para o que você pode soltar. Pergunte a si mesmo a questão mais importante: qual resultado você deseja?
2. Decida sobre a única coisa que fará a maior diferença, e gaste os 30 minutos sobre essa questão, tópico ou oportunidade. Comece imediatamente, não importa quem não esteja lá, e seja ousado e disciplinado em manter a conversa no bom caminho. Solte tudo o que for menos crítico. Faça decisões com rapidez, mesmo que sejam imperfeitas. Obter tração em uma única coisa é muito mais útil do que tocar em muitos sem impulso direto em qualquer.
3. O sinal de uma ótima reunião não é a reunião em si. É o que acontece depois dessa reunião. Salve pelo menos os últimos cinco minutos para resumir o que aprendeu, articule o que foi valioso, comprometa-se com o que você vai fazer como resultado da reunião e esclarecerá como avaliará o sucesso dos próximos passos.

Você precisará dessas habilidades "chegar ao ponto crítico mais rápido" – e a coragem de usá-las – se você aproveitar ao máximo seu tempo. Você precisa ser ousado e até provocador. Você precisa estar disposto a interromper, pensativo e pelo maior bem de se mover ambiciosamente para o que é mais importante. Você precisa deixar de lado coisas que realmente não importam.

E você precisa estar totalmente presente. Não há multitarefa. Não há mensagens de texto abaixo da mesa. Sem distrações. Qual também é o lado positivo: você está completamente presente no que está fazendo.

Existe um custo. Enquanto está energizando, também é preciso muita energia para se concentrar, mesmo por um curto período de tempo. É uma tática de velocista.

Por outro lado, quando você cortar suas reuniões e outras atividades ao meio, você terá muito mais tempo para relaxar no jantar com amigos, escrever, dormir e passar tempo desestruturado com pessoas que você ama.

Originalmente publicado na Harvard Business Review.