Tendo estabelecido em uma publicação anterior que o que a maioria das pessoas chamam de multitarefa não é a maneira mais produtiva e eficiente de trabalhar, a próxima pergunta que quero abordar é como efetivamente se envolver em tarefas únicas. A resposta definitivamente não é ciência de foguetes; Isso exige apenas priorização, delegação, foco e, o mais importante, compromisso e disciplina. Mas, como acontece com a maioria das coisas na vida, a tarefa única é mais fácil dizer do que fazer.
Iniciar Tarefas Únicas
Um bom ponto de partida ao tentar tornar-se um único responsável é repensar a forma como você estrutura seu dia. Primeiro, priorize suas atividades diárias. Se você é como a maioria dos tecnólogos, você tem tanta confiança em sua capacidade de ser produtivo que você agende muito mais para fazer do que realmente pode fazer. Adicione as crises diárias mais a chamada multitarefa e você tem poucas hipóteses de completar tudo no seu calendário diário. Você acaba superestimando suas capacidades e ficando desapontado no final do dia porque seu trabalho não era da qualidade que você esperava de você mesmo ou você não conseguiu verificar tudo em sua lista de tarefas.
Em vez de cair nesse padrão, eu o encorajo a subestimar o que você pode realizar – ainda será muito – e ficará agradavelmente surpreso ao final do dia em quanto você faz. Um bônus adicional é que você estará menos estressado, aproveite seu dia mais e produza um trabalho de melhor qualidade para inicializar. Portanto, classifique suas próximas tarefas com base em quão importantes elas são, quando precisam ser realizadas e quanto tempo elas levarão para terminar. Em seguida, escolha as atividades que classificam o mais alto em sua lista de prioridades e compromete-se a concluí-las independentemente das possíveis distrações que possam surgir. Se você terminar as tarefas de maior prioridade, você pode abordar as de uma prioridade mais baixa (ou realmente ao vivo na borda e deixar o trabalho um pouco mais cedo do que o habitual!).
Em segundo lugar, seja seletivo em resposta ao que você percebe como crises. Você sabe que muito do que perturba um dia são "incêndios" inesperados que devem ser colocados imediatamente. Esses eventos imprevistos perturbam seu foco, ocupam tempo e definem sua agenda de volta, muitas vezes até agora que você não pode recuperar o atraso. Mas na minha experiência no mundo dos negócios, descobri que muitas das chamadas crises não são tão calamitosas quanto parecem e podem ser tratadas em um ponto posterior ou delegadas a colegas de trabalho. Lembre-se de que uma emergência da parte de outra pessoa não constitui necessariamente uma emergência para você. Portanto, seja claro em definir uma crise e estar disposto a deixar de lado aqueles que não deixam bem esse bar.
Em seguida, use seu assistente administrativo – se você tiver um – como um gatekeeper. Descobri que há poucas pessoas mais importantes do que um "administrador" competente e forte. Ao educar seu administrador em seus novos hábitos de trabalho, ele ou ela pode afastar visitantes desnecessários e chamadas não-emergentes, além de monitorar seu e-mail enquanto você " re-tarefa única, caso haja uma emergência real que exija sua atenção.
Em quarto lugar, se você trabalhar com uma equipe, delegue o máximo possível para reduzir a pilha de trabalho em sua mesa. Descobri que isso é muitas vezes um desafio para os tecnólogos por vários motivos. Você pode gostar de fazer tudo e não querer perder. Você pode acreditar que você é o único em sua equipe capaz de completar a tarefa com seus padrões rigorosos. Ou, você pode ser uma aberração de controle que simplesmente deve estar no topo de cada pequena coisa em sua tela de radar.
Mas delegar é win-win. Você está liberado para se concentrar em um trabalho realmente importante, elevando assim sua produtividade e eficiência. Você está menos estressado e mais criativo. Sua equipe ganha ainda mais: eles se sentem capacitados porque você demonstrou fé em suas habilidades. Sua equipe ganha experiência valiosa que os torna ainda mais capazes. Você está realmente fazendo o que as equipes devem fazer: isto é, trabalhar em conjunto. E juntos, você e sua equipe conseguem muito mais.
Maximizar o foco
Agora que você preparou o cenário para uma tarefa única e eficaz, seu próximo passo é estruturar seu ambiente imediato de forma a maximizar sua capacidade de se concentrar e minimizar distrações potenciais. Aqui estão algumas das distrações multitarefas mais comuns e soluções recomendadas:
Toma Disciplina e Prática
Lembre-se quando você estava no ensino médio e seus pais sempre estavam entrando em seu quarto para ver se você estava trabalhando? Não seria ótimo se eles fizessem isso agora? Eles forneceriam disciplina e forçariam você a se concentrar em uma tarefa por vez. Infelizmente, você provavelmente está por sua conta agora e, como resultado, tem que disciplinar-se. Isso certamente pode ser um desafio em um ambiente com o que parece ser muitas coisas para fazer e não tempo suficiente para fazê-los.
Não pense por um minuto que a implementação dessas mudanças será fácil. Como muitos tecnólogos, você pode ser um viciado multitarefa, sentindo uma vontade constante de verificar seu e-mail, ler as últimas notícias técnicas ou se conectar com colegas. Mas, como com a maioria dos "vícios", o reconhecimento e a aceitação são os primeiros passos para "curar".
Eu não recomendaria tentar quebrar seu "jones" multitarefa com turquia fria. Uma abordagem incremental parece ser mais efetiva. Escolha uma ou duas estratégias que descrevi acima e comprometa-se com elas. Com dedicação, tempo e prática, você aprenderá a se concentrar mais efetivamente. E a grande coisa sobre quebrar seus hábitos multitarefa é que seus benefícios são evidentes e substanciais.