No meu trabalho com CEOs, executivos seniores e funcionários, a queixa número um é reunião, especificamente como são uma perda de tempo. E mesmo que a recessão resultou em níveis reduzidos de funcionários, a demanda por tempo de reunião não mudou. Como o renomado economista John Kenneth Galbraith disse uma vez, "as reuniões são indispensáveis quando você não quer fazer nada".
Em uma pesquisa divulgada na Semana da Indústria, 2000 gerentes alegaram que pelo menos 30% do tempo gasto nas reuniões eram uma perda de tempo. De acordo com um levantamento da 3M Meeting Network de executivos, 25-50% das vezes que as pessoas gastam nas reuniões são desperdiçadas. E, de acordo com uma pesquisa da Office Team, uma divisão da Robert Half International, 45% dos altos executivos entrevistados disseram que seus funcionários seriam mais produtivos se suas empresas proibissem as reuniões pelo menos um dia por semana.
Mike Figliudo, escrevendo no SmartBrief on Leadership, realizou uma enquete fazendo esta pergunta: "Quanto tempo você gasta em reuniões recorrentes?" Ele ficou chocado com os resultados. Trinta por cento dos inquiridos estão gastando entre 30-75% de seu tempo em reuniões recorrentes. Ele afirma que muito desse tempo é um desperdício de dinheiro. Figliudo calcula o custo, tomando a remuneração anual total de cada uma das pessoas na reunião, dividindo-se por 250 dias por ano e dividindo-a por 8 horas por dia. Usando um exemplo de uma empresa típica de gerentes seniores, uma reunião mensal de pessoal de 2 horas custou à empresa US $ 180K por ano. Figliudo pergunta, a produtividade resultante vale a pena investir?
E a pesquisa do cérebro pode nos fornecer outro motivo para não ter reuniões. A pesquisa da psicóloga da Universidade de Minnesota, Kathleen Vohs e seus colegas, bem como outros neurocientistas, indica que temos uma quantidade limitada de recursos cognitivos ou chamados de "executivos". Quando eles se esgotaram, tomamos decisões ou escolhas ruins. As reuniões de negócios exigem que as pessoas cometerem, se concentrarem e tomarem decisões, com pouca ou nenhuma atenção dada ao esgotamento dos recursos cognitivos finitos dos participantes – particularmente se as reuniões forem longas. Então, se isso for verdade, as reuniões de projetos de três ou quatro horas podem ser contraproducentes.
Se as reuniões são absolutamente necessárias, os líderes responsáveis por eles precisam gerenciar as reuniões de forma eficiente e ser processos de grupo hábeis, algo que, na minha experiência, a maioria dos executivos não está treinada para fazer. Aqui estão algumas dicas úteis para reuniões:
1. Não realize uma reunião, a menos que seja necessário. Evite reuniões recorrentes
2. Seja claro sobre o resultado e o propósito da reunião.
3. Que alguém execute a reunião que é hábil no processo grupal
4. Distribua uma agenda específica, incluindo os resultados pretendidos antecipadamente
5. Não use reuniões para distribuir informações ou dar atualizações ou limpeza doméstica de baixo nível – faça isso por email
6. Realizar reuniões apenas antes do almoço para que as pessoas valorem o tempo limitado
7. Use reuniões stand-up sem cadeiras ou tabelas sempre que possível
8. Limite as reuniões a uma hora de duração
9. Sempre comece e termine as reuniões nos horários anunciados
Na maioria das vezes, a pesquisa mostra que as reuniões podem ser contraproducentes, e as pessoas não gostam delas. Se você tiver que segurá-los, controle-os.
