Gerenciando Multi Taskers

A equipe "Boston Globe" Spotlight teve um artigo de 2015 sobre os cirurgiões do Hospital Geral de Massachusetts (MGH) que agendam duas operações ao mesmo tempo. O artigo deixou claro que o MGH não é único ao fazer isso e o hospital defendeu sua prática. (2015) Qualquer pessoa que tenha tido procedimentos dentários extensivos conhece os dentistas que operam em dois ou mais pacientes ao mesmo tempo.

O procedimento é comum. É uma boa prática? O que a MGH fez é institucionalizar, permitir e mesmo se orgulhar de seus cirurgiões multitarefa.

Quais são as implicações para você como líder e para sua organização?

Qual é a Evidência?

• Anorexia e o direito de morrer
• Lápis, cadernos e Spanx?
• O que parece a dissipação de cuidados de saúde?
• O que toda pessoa bem sucedida sabe, mas nunca diz
• Quando é classificável = bonito?

Todos os dias, multi-tarefa. Não é bom nem ruim. Nós fazemos.

Mas quando duas ou mais tarefas exigem concentração, então é necessária uma interrupção de um trem de pensamento para se concentrar em outra coisa.

E é isso que este artigo aborda hoje.

• No campo de batalha da psique
• 5 revestimentos de prata que você pode encontrar em tempos difíceis
• Tecnologia: Sozinho em uma multidão, estilo high-tech
• Se você (ou seu cônjuge) não é feliz
• Desespero completo, ansiedade compartilhada: seu cabelo faz você chorar?

Eric Blumberg e seus colegas citam que podem haver até 12 interrupções por hora em um típico dia de trabalho. O artigo descreve como as interrupções levam a um maior erro de tarefa e tempos de conclusão mais longos. Está bem documentado que a interrupção das enfermeiras enquanto estão de plantão leva a erros de medicação ao paciente. (2014)

Se o cérebro é bom em multitarefas, as interrupções não devem ser problemas importantes.

Porções do cérebro fazem um trabalho espetacular de multitarefa.

Se você lê este artigo ao acampar na floresta, seu cérebro está fazendo um trabalho magistral de multitarefa:

(1) agarrando as idéias do ensaio, (2) determinando sua taxa de respiração, (3) determinando sua freqüência cardíaca, (4) alerta restante para estímulos que podem indicar perigo (5) alerta restante de que o fogo que você criou continua a queimar na intensidade adequada.

Todas essas cinco tarefas estão sendo realizadas pelo seu cérebro ao mesmo tempo. O cérebro é um assistente multitarefa.

Cirurgiões e dentistas e líderes empresariais podem facilmente apontar para a habilidade multitarefa do cérebro para justificar seu comportamento.

Sim mas….

O psicólogo do Prêmio nobre Daniel Kahneman nos ajuda a entender a beleza e a limitação de multitarefa em seu livro de 2011, Thinking Fast and Slow.

No livro, ele argumenta que há uma parte do cérebro que pensa muito rápido e multitarefa com habilidade incrível. Essa parte "rápida" do cérebro é a parte mais primitiva do nosso cérebro. A parte "lenta" de nossos cérebros estrutura idéias e é excelente na tomada de decisões que exigem o pensamento analítico. De acordo com Kanehman, o córtex cerebral faz um trabalho terrível de multitarefa.

Assim, no exemplo acima, o córtex cerebral só está envolvido em uma tarefa: lendo este artigo. A parte rápida do seu cérebro está fazendo o seu excelente trabalho habitual em multitarefas.

Se você interromper o córtex cerebral no meio de uma tarefa, ele se recuperará. Mas haverá uma redução de eficiência, como enfermeiros que fazem mais erros de medicação ao paciente.

Realizar mais de uma operação ao mesmo tempo pode ser justificada se houver uma certeza de 100% de que o procedimento é tão conhecido pelo cirurgião, é quase uma memória muscular. Alguns dentistas podem observar os recheios de rotina como exemplos. Limpeza de dentes seria um exemplo. A memória muscular significa que a atividade é tão bem aprendida, o córtex cerebral não precisa estar envolvido.

Levando Essas Idéias para o Trabalho:

Dada a evidência, como você pode administrar a si mesmo e aos outros para criar uma cultura que respeite o córtex cerebral "precisa se concentrar em uma coisa de cada vez ainda prosperar em uma cultura que promova tarefas múltiplas?

Circule este artigo para seus colegas e use o artigo para justificar a compra de um sinal deslizante que diz "Bem-vindo" ou "Por favor, recorde mais tarde". Você desliza para a mensagem apropriada em sua porta ou cubículo. Encontre mais alguma coisa se puder. A idéia do sinal é enviar sinais para outros quando interromper e quando não interromper …

Sinais como estes podem ser comprados on-line.

Se você gerencia um departamento, que tal comprar o mesmo sinal para que todos no departamento coloquem na porta do escritório, no cubículo ou no espaço de trabalho. Dê a todos a capacidade de se concentrar na tarefa em mãos sem interrupção.

O seu ser aquele que dá o sinal transforma o sinal de um indivíduo sendo "anti-social" para uma norma cultural de respeitar a necessidade de não ter interrupções.

Esta questão torna-se importante com a preferência de design de escritório atual em ter colegas de trabalho compartilham espaços abertos. Tais espaços abertos requerem ainda mais explicitação sobre limites sem serem ofensivos.

Lembre-se de que a justificativa corporativa é a evidência de que a interrupção da concentração reduz a eficiência e aumenta o erro.

Gerenciamento de sua equipe:

Como parte da estrutura em curso para gerenciar reuniões de equipe em pessoa ou virtual, indique o seguinte no início de cada reunião. "Por favor, desligue seus dispositivos nos próximos trinta minutos para que você possa nos ajudar a focar.

Sua equipe pode acreditar que pode ler e-mails e ouvir os relatórios dos colegas. Na verdade, eles podem, desde que ambos sejam rotineiros. Mas se o e-mail e os relatórios exigem envolvimento do córtex cerebral, as respostas a ambos sofrerão. O cérebro como um todo é construído para multitarefas: o córtex cerebral não é.

Estrutura as descrições de cargos para incluir esta frase "o titular será um membro colaborativo, buscando auxiliar os membros da equipe dentro do nosso grupo e em outras áreas tocando o serviço ao cliente". Deixe claro que ter uma reputação de responder aos e-mails enquanto as reuniões da equipe funcionam contra as responsabilidades do trabalho. Não se trata de ser rude. Trata-se de não fazer o trabalho.

The Fifty Minute Hour:

Se as reuniões forem uma hora, permita uma pausa de dez minutos trinta minutos para a reunião para que as pessoas usem o Rest Room ou para verificar seus e-mails / textos. Eles podem até usar seus dez minutos para participar de conversas de barra lateral que possam beneficiar a equipe. Coloque a pausa no meio da hora e não no final para capitalizar as conversas da barra lateral. Você quer que as pessoas estejam falando um com o outro e você não quer ser conhecido como alguém que priva a sua equipe da capacidade de responder a e-mails e textos urgentes.

Passar para uma hora de cinquenta minutos não significa que você vai conseguir menos. Dada a perda de atenção que você sofre atualmente através das formas em que estrutura reuniões tradicionais, você pode realmente realizar mais em cinquenta minutos do que você realizou em sessenta.

Os professores podem considerar mudar para uma hora de 50 minutos também.

Levando essas idéias para casa:

Se você está trabalhando em casa e tiver filhos pequenos, compre-se um chapéu incomum para ser usado somente quando você deseja que seus filhos "finjam que eu sou invisível". Um dos autores usou um boné de vermelho brilhante para este propósito. E só foi usado para transmitir a mensagem "sem interrupção, por favor". A mensagem positiva "fingir que sou invisível" é mais fácil de explicar às crianças do que o negativo "por favor, não me interrompa".

O psicólogo da Universidade de Brandeis, Abraham Maslow, usou a mesma técnica quando ele estava trabalhando em casa com seus filhos pequenos. Ele empregou um capacete de bombeiro.

Você quer um chapéu que só pode ser usado para este propósito e você deseja removê-lo quando apropriado.

Se você gosta da idéia do chapéu do bombeiro, o Google é o termo. Você pode pedir versão real e brinquedo do chapéu.

Lembre-se de que o uso excessivo do chapéu cria problemas. Manter o sinal da sua porta permanentemente em "Come Back Later" também cria problemas.

Estas são ferramentas. Use ferramentas com julgamento. É para isso que é seu córtex cerebral.

Referências:

Boston Globe Spotlight: duas operações de uma vez? http://www.boston.com/news/local/massachusetts/2015/10/25/globe-spotligh…

Blumberg, EJ, Foroughi, CK, Scheldrup, MR, Peterson, MS, Boehm-Davis, DA e Parasuraman, R. (2014). Reduzindo os efeitos disruptivos das interrupções com estimulação cerebral não invasiva. Fatores Humanos: The Journal of the Human Factors and Ergonomics Society, 0018720814565189.

Kahneman, D. (2011). Pensando, rápido e lento. Macmillan.

Meu Sinal da Porta. http://www.mydoorsign.com/MDS/QS/welcome_please_call_back_later_signs.aspx