Ontem começou com a melhor das intenções. Entrei no meu escritório de manhã com uma vaga noção do que queria realizar. Depois sentei-me, liguei o meu computador e verifiquei o meu email. Duas horas depois, depois de lutar contra vários incêndios, resolver os problemas de outras pessoas e lidar com o que aconteceu comigo no computador e no telefone, mal me lembrei do que pretendia realizar quando liguei o computador pela primeira vez. Eu fui emboscado. E eu sei melhor.
Quando ensino a gestão do tempo, começo sempre com a mesma pergunta: quantos de vocês têm muito tempo e não têm o suficiente para fazer? Em dez anos, ninguém levantou a mão.
Isso significa que começamos todos os dias sabendo que não faremos tudo. Então, como gastamos nosso tempo é uma decisão estratégica fundamental. É por isso que é uma boa ideia criar uma lista de tarefas e uma lista de ignorados. A atenção mais difícil de se concentrar é a nossa.
Mas mesmo com essas listas, o desafio, como sempre, é a execução. Como você pode se ater a um plano quando tantas coisas ameaçam atrapalhá-lo? Como você pode se concentrar em algumas coisas importantes quando tantas coisas exigem sua atenção?
Nós precisamos de um truque.
Jack LaLanne, o guru do fitness cujo programa de televisão estava no ar há 34 anos, sabe tudo sobre truques; ele é famoso por se algemar e depois nadar uma milha ou mais enquanto rebocava grandes barcos cheios de gente. Mas ele é mais do que apenas um showman. Ele inventou várias máquinas de exercícios, incluindo aquelas com polias e seletores de peso em clubes de saúde em todo o mundo.
Mas nada disso é o que me impressiona. Ele tem um truque que acredito ser seu verdadeiro poder secreto.
Ritual.
Aos 94 anos, ele ainda passou as primeiras duas horas do dia se exercitando. Noventa minutos levantando pesos e 30 minutos nadando ou caminhando. Toda manhã. Ele trabalha, de forma consistente e deliberada, em direção aos seus objetivos. Ele faz as mesmas coisas todos os dias. Ele se importava com a sua forma física e ele a incorporou em sua agenda.
Administrar nosso tempo também precisa se tornar um ritual. Não simplesmente uma lista ou um vago senso de nossas prioridades. Isso não é consistente ou deliberado. Ele precisa ser um processo contínuo que seguimos, não importa o que nos mantenha focados em nossas prioridades ao longo do dia.
Podemos fazer isso em três etapas que levam menos de 18 minutos em um dia de trabalho de oito horas.
Definir plano para o dia. Antes de ligar o computador, sente-se com um pedaço de papel em branco e decida o que tornará este dia muito bem-sucedido. O que você pode realisticamente realizar que irá promover seus objetivos e permitir que você saia no final do dia se sentindo como se tivesse sido produtivo e bem sucedido? Escreva essas coisas.
Agora, o mais importante, pegue seu calendário e programe essas coisas em intervalos de tempo, colocando os itens mais difíceis e mais importantes no início do dia. E no começo do dia eu quero dizer, se possível, antes mesmo de checar seu email. Se a sua lista inteira não couber no seu calendário, redefina a sua lista. Há um tremendo poder em decidir quando e onde você vai fazer alguma coisa.
Refocalizar. Configure seu relógio, telefone ou computador para tocar a cada hora. Quando tocar, respire fundo, olhe para sua lista e pergunte-se se você passou sua última hora de forma produtiva. Então olhe para o seu calendário e deliberadamente se comprometa com a forma como você vai usar a próxima hora. Gerencie seu dia de hora em hora. Não deixe as horas administrarem você.
Reveja. Desligue seu computador e analise seu dia. O que funcionou? Onde você se concentrou? Onde você se distraiu? O que você aprendeu que o ajudará a ser mais produtivo amanhã?
O poder dos rituais é sua previsibilidade. Você faz a mesma coisa da mesma forma várias vezes. E assim o resultado de um ritual é previsível também. Se você escolher seu foco deliberada e sabiamente e consistentemente lembrar-se desse foco, ficará concentrado. É simples.
Originalmente publicado na Harvard Business Review
