Nada drena a felicidade mais rápido do que uma reunião longa e improdutiva. Você está entediado; você não está fazendo nada; Os e-mails estão empilhados enquanto você se senta, preso. Basta pensar: se você cortar apenas uma hora de reunião por semana, você teria uma semana extra para trabalhar – ou diversão – até o final do ano.
Por outro lado, eu não concordo com pessoas que argumentam que não deveríamos ter reuniões. Uma reunião produtiva pode ser tremendamente valiosa, uma grande economia de tempo e até mesmo estimulante.
Aqui estão algumas estratégias que eu tento implantar:
1. Muito óbvio: comece no horário e termine no tim e. Uma vez que as pessoas percebem que as reuniões estão começando tarde, o mau hábito se constrói, porque as pessoas vêem que não tem sentido mostrar-se prontamente. Aqui está uma solução: um amigo trabalhou em um escritório de advocacia que multou os sócios $ 100 se eles estivessem atrasados para uma reunião, o que acabou por ser muito eficaz. Se a reunião for longa, diga: "Nós não terminamos com os sete pontos, então todos podem ficar quinze minutos extras para encerrar?" Desta forma, as pessoas sabem que o fim está à vista.
2. Ao mesmo tempo, lembre-se de que é útil passar um pouco de tempo no chat . Durante muito tempo, não acreditava que isso fosse verdade e tentei ser hiper-eficiente, mas agora percebo que é importante – e produtivo – que as pessoas tenham a chance de se relacionar a nível pessoal. As pessoas precisam construir amizades, eles precisam de uma chance de mostrar suas personalidades, precisam estabelecer relacionamento. As reuniões são muito importantes para este processo.
3. Se algumas pessoas hesitam em pular, ou parar de falar, se interrompido, encontrar uma maneira de extraí-las . A capacidade de agarrar o chão não se correlaciona necessariamente com a capacidade de contribuir.
4. Meu pai uma vez me deu um conselho brilhante: " Se você estiver disposto a culpar-se, as pessoas vão te dar a responsabilidade ." As reuniões muitas vezes envolvem culpas e culpas e, embora não seja agradável aceitar culpa, é um aspecto necessário de obter responsabilidade (se merecido, é claro). Provando o ponto do meu pai, uma das minhas melhores experiências de reunião já foi um momento em que eu culpei – com razão – por algo feito por uma equipe de pessoas trabalhando comigo. Isso acabou aumentando dramaticamente minha credibilidade organizacional em todos os lados.
5. Compartilhe o crédito . Junto com a culpa, uma reunião também é um ótimo lugar para dar crédito às pessoas. Seja rápido para apontar um excelente trabalho ou pedir uma rodada de aplausos para um colega. As pessoas geralmente agem como se o crédito fosse um benefício de soma zero, e se eles compartilhassem crédito, eles receberiam menos eles mesmos. Pelo que eu vi, o compartilhamento de crédito não só não diminui o número de estrelas douradas que você obtém, mas acrescenta-lhes – porque as pessoas admiram a capacidade de dar crédito. (Junco de estrelas do ouro que eu sou, presto muita atenção nesta área.)
6. Fazer as pessoas se sentem estúpidas não é produtiva, e não é gentil . Um amigo tem uma boa sugestão: "Seja alegre, impessoalmente decisivo".
7. Tenha uma agenda e fique com ela . Se possível, faça circular a agenda com antecedência, juntamente com qualquer outra coisa que precise ser lida para se preparar para a reunião. Certifique-se de que as pessoas saibam se deveriam trazer qualquer coisa. Na mesma linha …
8. Nunca vá a uma reunião se você não sabe por que você deveria estar lá ! Isso parece óbvio, mas é uma situação que surge surpreendentemente com freqüência. Acabei de cometer esse erro recentemente.
9. As reuniões regulares devem ser mantidas o mais curto possível e muito estruturado . Tenha regras para cancelar a reunião quando apropriado – se tal e tal não acontecer, se apenas um certo número de pessoas pode participar, etc.
10. Não diga coisas que prejudiquem ou antagonizem outras pessoas . Adivinha? Acontece que eles realmente percebem isso, e eles não apreciam isso. Se você se pergunta se você é um agressor, verifique-se contra esta lista.
11. Se uma reunião for longa, as pausas de programação quando as pessoas podem verificar seus e-mails e telefones . Caso contrário, eles ficam muito distraídos ao sentir que eles ficaram fora de contato por muito tempo (para algumas pessoas, isso leva cerca de dez minutos), e eles começam a enviar mensagens por email debaixo da mesa. Como se ninguém percebesse. O que eles fazem.
12. As reuniões devem ficar bem focadas . Se as pessoas querem uma chance de discutir questões paralelas, problemas teóricos ou questões filosóficas que não sejam relevantes para o propósito da reunião, elas devem se encontrar separadamente.
13. Aqui está uma solução radical: sem cadeiras . No livro fantástico de Bob Sutton, The No A ****** Rule, (escrito dessa forma não fora de prudery, mas para evitar spamblockers), ele aponta para um estudo que mostrou que as pessoas em reuniões onde todos ficaram levaram 34% menos tempo para tomar uma decisão atribuída, com decisões que eram tão boas quanto as feitas por grupos que estavam sentados.
14. Talvez o mais importante: seja muito específico sobre os "itens de ação" (para usar o termo business-school). Quem concorda em fazer o quê, quando? Certifique-se de que alguém guarde o que é suposto acontecer como conseqüência da reunião e, no final da reunião, reveja esses itens para que seja cristalino para todos. Eu nunca deixo uma reunião sem minha própria lista do que preciso fazer, para quem, e quando.
o que estou perdendo? Quais são algumas outras estratégias para melhorar as reuniões?
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