Fazer pedidos via e-mail é sempre uma proposta delicada. Se a pessoa para quem você está escrevendo é um bom amigo ou parente próximo, é provável que você tenha uma grande faixa em torno da linha entre rude e educada. Você pode estar fazendo um pedido atípico de sua avó para sua receita de bolo de café com creme azedo se você está desesperado para fazê-lo a tempo para um potluck no escritório. No entanto, as chances são de que ela não se ofenda com sua breve mensagem cheia de erros de digitação e falta de uma saudação ou mesmo de sua assinatura. Se você enviar o mesmo e-mail para um colega quando estiver com pressa de obter uma resposta, as chances são de que você provoque uma repreensão bem merecida.
A ciência da comunicação por e-mail está muito em sua infância, e até mesmo o que é conhecido continua a evoluir rapidamente. E-mails, infelizmente, podem ser enviados sem o benefício de corretores ortográficos e verificadores gramaticais, se você usar seu smartphone em vez de um desktop conectado ao seu programa de processamento de texto. Por outro lado, a correção automática pode transformar a palavra que você pretende usar na melhor das hipóteses, ou na pior das hipóteses. Há também os infames cenários “responda a todos” que vão para destinatários não intencionais, ou o email não enviado que está em seus rascunhos porque você esqueceu de enviar “enviar”.
Como as pessoas continuam a navegar neste cenário em constante mudança, há uma ciência da comunicação por e-mail que está começando a se desenvolver. Mais recentemente, Milica Savić (2018), da Universidade de Stavanger (Noruega), explorou as percepções do corpo docente da faculdade sobre as comunicações por e-mail enviadas pelos alunos. Repleto de ambigüidade e ansiedade para a graduação média, o processo de enviar um instrutor por e-mail pode significar a diferença entre passar e reprovar um curso. As diretrizes para esse processo são suficientemente incertas, de modo que o aluno só pode aprender por meio de tentativa e erro que caminho seguir em geral. O que é pior, e-mails que funcionam para um podem sair pela culatra se forem enviados para outro instrutor.
De acordo com Savić, a falta de educação é de fato um conceito dinâmico, particularmente neste mundo de normas em evolução nos e-mails. A melhor definição de falta de educação, ela sustenta, considera que isso envolve um descompasso entre o que o destinatário espera e o que o remetente diz. Você não espera que um e-mail de um representante de vendas avise que um pedido que você fez chegou na loja para abrir com “Hey there”. Independentemente do que o representante de vendas pretendia comunicar, o que poderia ter sido uma tentativa insatisfatória simpatia, você simplesmente não a acha particularmente adequada para os papéis que ambos ocupam.
Da mesma forma, quando os alunos escrevem para o corpo docente, há uma expectativa de que o aluno se aproxime do docente de uma forma que mostre deferência às suas diferenças de posição. O pesquisador norueguês estava interessado em descobrir o que aconteceria quando estudantes nativos em uma língua escrevessem para professores em sua segunda língua, acrescentando mais complicações à mistura. Usando entrevistas e questionários preliminares, Savić desenvolveu um conjunto de materiais usando e-mails reais escritos por alunos, entrevistas e questionários envolvendo amostras de e-mails para determinar quais abordagens tiveram os melhores resultados do ponto de vista dos professores.
Estes são 3 exemplos de cinco e-mails de alunos usados no estudo norueguês:
E-mail 1:
Assunto: [código do curso]
Oi.
Estava lhe enviando um e-mail há muito tempo, mas com todos os exames eu não tive tempo para fazer isso. Este é o meu plano de aula para o projeto que fiz durante a prática de ensinar com música. Você olharia para isso e me daria algum feedback?
[nome do estudante]
E-mail 2:
Oi Milica,
Desculpe, mas a pessoa que deveria tomar meu turno amanhã está doente agora, então eu não posso fazer isso amanhã. Reprogramar?
E-mail 3:
Caro Milica
Obrigado por seus comentários e ótimos conselhos!
Eu também escrevi um guia de entrevistas muito, muito difícil. De modo algum é definitivo; é apenas algo que vou anexar ao formulário NSD. Eu apreciaria muito se você pudesse dar uma olhada nele.
Muito obrigado por toda a grande ajuda que você dá!
melhor,
[nome do estudante]
Você provavelmente pode adivinhar qual desses três exemplos teve a resposta mais favorável. De fato, o e-mail nº 1 foi classificado por 71% dos participantes como indelicado, o e-mail nº 2 foi classificado como indelicado em 50% e o e-mail nº 3 foi classificado como educado em 86%. Um padrão semelhante de resultados foi observado na escala de classificação de adequação.
Esses e-mails tornaram-se a base para um conjunto de entrevistas em que Savić tentou separar os fatores que levaram a essas distinções. Um tema para emergir relacionado a “movimentos de enquadramento” ou as sequências de abertura. Isso incluiu a saudação, o uso do nome do destinatário e a pontuação (ponto vs. ponto vírgula vs. ponto de exclamação). Curiosamente, o fechamento dos e-mails não foi considerado importante, sugerindo que, como em outras áreas de relacionamento interpessoal, as primeiras impressões são importantes. Alguns entrevistados pensaram que o E-mail # 3 talvez tenha exagerado em sua obsequiosidade, com muito agradecimento.
Olhando mais para o conteúdo, outras respostas a esses e-mails incluíram comentários sobre como o aluno era respeitoso com o tempo do instrutor (não muito nos e-mails 1 e 2), o uso de desculpas (novamente aparente nos e-mails 1 e 2) e nível geral de informalidade (novamente, com os e-mails 1 e 2 saindo do lado errado da equação).
As análises de Savić vêm da tradição da teoria lingüística qualitativa, mas são sugestivas de temas amplos que poderiam justificar investigações mais refinadas. Idealmente, os e-mails não confundiriam o tipo de saudação, o conteúdo do e-mail e o fechamento, mas os apresentariam como variáveis separadas.
A partir desses e-mails, no entanto, fica aparente que a forma importa tanto quanto a substância quando você está fazendo uma solicitação por e-mail e que é melhor não aceitar nada do seu destinatário. Considere, então, estas 5 regras:
A comunicação por e-mail quase certamente continuará a evoluir, mas com essas cinco diretrizes, você terá muito mais probabilidade de fornecer o resultado desejado.
Referências
Savić, M. (2018). Percepção do professor sobre im / polidez e / adequação nas solicitações de e-mail do aluno: uma perspectiva norueguesa. Journal Of Pragmatics, 12452-72. doi: 10.1016 / j.pragma.2017.12.005
