No início desta primavera, comecei a receber muitos pedidos de ajuda para gerenciar listas de tarefas muito longas, e então publiquei esse processo para organizá-las. As listas de tarefas ineficazes nos fazem sentir que temos muito a fazer em pouco tempo, o que nos faz sentir sobrecarregados. Ironicamente, isso nos piora no planejamento e gerenciamento de nosso tempo.
Você pode ter uma lista de tarefas perfeitamente organizada, porém, ainda é esmagadora – acabei de passar por uma com um cliente e, francamente, estava exausto apenas olhando para ela. Se a sua lista de tarefas está enviando você para um "Não tenho tempo suficiente para fazer tudo isso", é hora de destruir esse cachorrinho em algo mais gerenciável. Este é um processo diferente do que organizar a sua lista de tarefas, ou formatá-la de forma mais eficaz. Trata-se de reduzir essa lista – despejar as coisas que você teme – sem sofrer as conseqüências de não fazer o que você realmente precisa fazer para fazer. *
Em um mundo ideal, todos seríamos capazes de aplicar os princípios famosos de Marie Kondo para limpar o nosso armário para a nossa lista de tarefas: Qualquer coisa que não "chama a alegria" colocamos o lixo (apagar) ou dê ( delegar). A maioria dos meus clientes começa com muito pouco na lista de tarefas que eles esperam fazer; um recentemente declarou que ela apenas coloca coisas na lista de tarefas que ela não quer fazer, porque ela se lembra de fazer o que realmente quer fazer.
Então, veja como transformar uma lista de tarefas muito longa em uma lista de apenas as coisas que você realmente quer fazer:
Passo 1: Destaque todos os itens na sua lista de tarefas que você tem medo de fazer. Mantenha cada item da lista de tarefas no seu olho da mente e observe como se sente pensar em fazer esse item em seu corpo. Você se inclina para a frente um pouco, sentindo um anseio para chegar à mesma tarefa? (Não destaque itens que se sintam assim). Ou você sente uma sensação de afundamento no estômago, com um desejo correspondente de colocar a tarefa fora o maior tempo possível? Destaque qualquer coisa que faça você sentir algo parecido com a aversão.
Destaque todas as coisas que você procrastina porque você simplesmente não quer fazer essas coisas. E destaque as coisas que estão na sua lista, porque você sente que "deveria" fazê-las, ou porque você sente que tem que fazê-las, mas que não quer fazer ou não quer dizer que você está escolhendo fazer ( ou que você não diria com alguma delícia que você "chega" para fazer). Em outras palavras, destaque as coisas que você planeja fazer simplesmente porque alguém espera que você faça isso, ou porque sempre se esperou fazer essas coisas, ou porque fazê-las traria status ou poder (mas nenhuma alegria real na processo).
Etapa 2: Exclua ou delegue tantos itens destacados quanto possível. Comece por excluir e, em seguida, avance para delegar. Seja sincero aqui; Se você sabe em seu coração de coração que provavelmente nunca fará um item de tarefa de qualquer maneira, ou que haverá pouca conseqüência se você não fizer um item destacado em sua lista, basta arranhá-lo fora da lista e ser feito com isto.
Você pode se sentir aliviado, ou mesmo realizado (dado que sua lista está ficando cada vez mais curta!). Ou, você pode se sentir ansioso ou mesmo triste ao fazer isso. Reconheça suas emoções, seja lá o que for, como você apaga os itens de sua lista de tarefas. Seja curioso sobre o que você está sentindo, e aceitando suas emoções – mas não precisa se envolver neles. Talvez você precise llorar (um pouco) o fato de que você nunca vai fazer esses álbuns de fotos (que você odeia fazer, mas realmente sentiu como você deveria fazer). É normal sentir-se triste ou um sentimento de arrependimento – mas também ser real: você não está sofrendo nada tangível, está sofrendo a perda de uma fantasia. Por exemplo, você está desistindo da fantasia de que você é o tipo de pessoa que faz álbuns de fotos. Ou que escreve planos estratégicos. Ou que responde todos os e-mails. Ah bem. Deixe-se sentir o que sente e siga em frente. Este é um processo de deixar ir.
Se uma tarefa destacada é algo que absolutamente precisa ser feito e, portanto, não pode simplesmente ser excluído, tente pensar em alguém que realmente gostou de fazê-lo e faça um plano para como você pode delegá-lo a essa pessoa. Se você não tem um assistente ou funcionários ou filhos para delegar, considere adolescentes e adolescentes de um bairro que gostariam de experiência, sua empresa ou um pouco de dinheiro extra. Ou, pense em pessoas que precisam de ajuda com algo que você gosta de fazer e negocie um comércio com elas. Tudo isso pode parecer muito mais trabalho do que apenas fazer a tarefa sozinho, mas eu prometo, você me agradecerá mais tarde. Ter uma lista de tarefas que é curta o suficiente para não ser esmagadora e que é carregada com coisas que você vai gostar de fazer vale a ineficiência inicial.
Passo 3: Transforme qualquer coisa deixada na sua lista que seja destacada em algo que você realmente deseja fazer. Se você não pode excluir ou delegar tarefas que você teme, então você terá que torná-las melhores. Seja criativo. Minha maneira favorita de fazer isso é emparelhar um item de tarefa não divertido com algo que você deseja fazer mais. Fui conhecido por sentar-se no gramado ao sol e fazer consultas aos médicos, e eu ouço livros de áudio divertidos ao dirigir para pegar crianças e enquanto limpava a casa (eu apenas escutei A Year of Yes por Shonda Rhimes e eu altamente recomendá-lo). Meu colega de trabalho e eu adiamos a revisão dos nossos sistemas financeiros para, oh, anos, mas acabamos de fazer um plano para juntar esse verão junto à piscina. Haverá envolvimento de margaritas, e é desnecessário dizer que não estamos mais receando a tarefa!
Compreender o valor que uma tarefa tem para outras pessoas é outra boa maneira de torná-la mais gratificante (diminuindo assim o fator de medo). Em uma impressionante série de estudos, Adam Grant mostrou que mostrando brevemente as pessoas como seu trabalho ajuda os outros a aumentar não apenas o quão feliz as pessoas estão no trabalho, mas também o quanto elas funcionam e realizam.
A série mais famosa de estudos de Grant foi conduzida em um call center com cobradores de fundos pagos, encarregados de telefonar para potenciais doadores para uma universidade pública. Como qualquer um que já tenha temido fazer uma ligação fria sabe, essas pessoas provavelmente não tinham a lista de tarefas dos seus sonhos. As pessoas que recebem chamadas frias de advogados são muitas vezes aborrecidas e podem ser francamente grosseiras. Os funcionários devem suportar rejeição freqüente no telefone e baixa moral no escritório – tudo em troca de salários relativamente baixos. Não surpreendentemente, os trabalhos de call center geralmente têm uma alta taxa de rotatividade de pessoal.
Em um esforço para ver se ele poderia motivar os fundraisers do call center para permanecer no trabalho por mais tempo, Grant trouxe alguns estudantes de bolsas de estudo (que presumivelmente se beneficiaram do trabalho de arrecadação de fundos) para uma reunião de cinco minutos onde os chamadores poderiam fazer-lhes perguntas sobre suas aulas e experiência na universidade. No mês que vem, essa conversa rápida produziu resultados inacreditáveis. Os chamadores que conheciam os estudantes da bolsa de estudos gastaram o dobro do tempo no telefone como os fundraisers que não conheciam nenhum aluno. Eles conseguiram muito mais, trazendo em média 171% mais dinheiro.
O que fez a diferença? O que, essencialmente, mudou a tarefa de fazer chamadas frias de um povo não gostou de um que eles fizeram? Uma mudança nas crenças dos chamadores sobre o significado de seu trabalho para outras pessoas, e um senso aumentado de seu propósito, valor e impacto. Então, descubra o valor do seu trabalho para outras pessoas. Como você está melhorando sua vida ou trabalho?
Voila!
Você tem apenas Marie Kondo-ed sua lista de tarefas! Tudo o que resta sobre isso neste momento é agora o material que você realmente quer fazer, as tarefas que "provocam alegria". Se você é como o meu cliente que não precisa manter uma lista das coisas que ela quer fazer, você já não precisa manter uma lista de tarefas – você só precisa se lembrar de excluir, delegar ou transformar as coisas que você não quer fazer. E se sua lista ainda é muito longa e esmagadora, agora é hora de organizar uma lista de tarefas – verifique este post para saber como fazer isso.
* Aprendi este método da Martha Beck, muitos agradecimentos e mil dicas de chapéu para ela. Essas etapas são uma adaptação de sua estratégia "Better, Barter, ou Bag".
