Como parar de ficar ocupado o tempo todo

Faça menos coisas, melhor.

Fonte: Aiony Haust / Unsplash

Se você está lendo isso, é provável que esteja se sentindo sobrecarregado. Como a maioria de nós.

Continuamos empurrando nossos limites querendo fazer mais e mais. Mas, no final, nos sentimos culpados por não realizarmos tudo o que queríamos. Não importa o quanto tentemos, estamos apenas nos alongando demais.

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Busyness é um estado de espírito complicado – é como ser pego em areia movediça. Quanto mais você tenta escapar, mais você é sugado.

Então, como você pode se salvar?

Estar ocupado está vivendo na inércia

Estar ocupado é a causa raiz de comportamentos insensatos – ambos justificam e reforçam a vida no piloto automático.

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Busyness é uma desculpa socialmente aceitável. Basta dizer “estou ocupado” e as pessoas vão perdoá-lo por não fazer algo. Sentindo-se distraído ou irritado? A culpa é de estar “muito ocupado”. Além disso, quando você não consegue encontrar tempo para si mesmo, use a mesma desculpa: “Eu sou louco ocupado.” É assim que acabamos mentindo para todos (inclusive nós).

Você provavelmente acha que precisa de uma fórmula para fazer mais. Ou desejando que você possa se multiplicar e realizar tudo o que quiser.

E se eu disser para você se concentrar em fazer menos coisas?

O segredo de ser produtivo está em escolher o que fazer – e fazer certo – em vez de fazer mais e mais.

Quando você está ocupado, você não tem tempo para pensar, refletir ou desfrutar. Você está correndo de uma tarefa para outra sem estar presente. Sua mente precisa de espaço. O silêncio nos ajuda a refletir. Serendipity atrai novas idéias. Distância traz perspectiva.

Declutter sua vida. Quando você diz sim a tudo, você está dizendo não ao que realmente importa. Esse é o maior problema em estar ocupado: acabamos fazendo as coisas erradas .

Fazer menos coisas certas, não estar ocupado, deve ser um distintivo de honra.

A nova mentalidade: menos, mas melhor

Todos que eu conheço estão ocupados – eles estão sempre brincando. Eles se sentem ansiosos e culpados quando não estão fazendo malabarismos com muitas bolas ao mesmo tempo.

A abordagem “faça mais e faça tudo” à produtividade não está funcionando – é uma armadilha estressante. Concentre-se em fazer menos coisas, mas melhor, é o oposto – é uma experiência libertadora. Você removerá mais do que as tarefas – você também se livrará da culpa e do estresse.

Deixe-me explicar primeiro os três princípios e depois compartilharei um exercício para ajudá-lo a fazer menos coisas, melhor.

1. Concentre-se no que é essencial

Somos uma sociedade movida pela ação – admiramos pessoas ocupadas mesmo que não consigam nada. Que você pode fazer mais não significa que você tenha que fazer tudo. Estar atento ao que você faz (e não faz) é fundamental para eliminar tarefas desnecessárias.

Quando você remove o que não é essencial, você está dando tempo para o que realmente importa.

2. Priorize a qualidade sobre a quantidade

Estamos com tanta pressa de verificar as coisas que acabam fazendo coisas sem pensar. Precisamos recuperar o valor da qualidade. Como diz o velho ditado: “Não há tempo para fazer as coisas direito, mas sempre há tempo para fazê-las duas vezes”.

Focar na qualidade significa garantir que você não perca seu tempo limitado fazendo a mesma coisa repetidamente.

3. Enfatize alcançar, não fazendo

Enfatizar as tarefas não é apenas uma distração – ter uma lista interminável de tarefas também alimenta nosso estresse. Mude sua atenção de fazer para o impacto – mover a agulha é mais importante do que o quão ocupado você está.

Quando você puder conectar seu trabalho com o resultado, você se sentirá mais motivado. Não é o mesmo ter que fazer compras (uma tarefa) do que preparar uma refeição para seus amigos (uma experiência gratificante).

Tente este exercício de produtividade

Produtividade não é fazer mais, mas sim alcançar mais. O tempo é um recurso limitado – você não pode ter mais horas em um dia, você deve ganhar tempo. Veja como você pode começar.

1. Faça uma lista de todas as principais coisas / projetos que você quer ou tem que realizar. Capture cada um em um Post-it ou um pequeno pedaço de papel.

2. Classifique-os usando uma escala de 1 a 5, sendo 1 “irrelevante” e 5 “mais crítico”.

3. Revise a categorização inicial. Brinque algumas vezes até se sentir satisfeito. Lembre-se que você está apontando para menos. Muitas pessoas não conseguem se concentrar porque acreditam que tudo é uma prioridade. Desafie-se.

4. Defina uma estratégia clara para cada categoria. Mantenha simples. Use isso como um guia:

• Eliminar projetos desnecessários (Categorias 1–2)
• Delegar projetos que não são críticos (Cat. 3)
• Simplifique projetos críticos (Cat. 4)
• Aloque a maior parte de sua energia e tempo para projetos críticos (cat. 5)

5. Revise suas prioridades com freqüência. Identifique o que está funcionando e o que não está. Ajuste de acordo. Encontre o ponto ideal entre ser flexível e mudá-los constantemente.

6. Dicas adicionais para ajudá-lo a se concentrar:

• Aprenda a dizer “não” com mais frequência. Dizer não é não ser polido – suas escolhas definem quem você é e como você vive.
• Pense duas vezes antes de dizer “sim”. A maioria das pessoas aceita solicitações ou convites para reuniões sem antes verificar as agendas.
• Evite sobrecarregar seu calendário. Deixe espaços vazios para tarefas significativas.
• Bloquear espaço para o que importa. Reserve tempo para fazer pesquisas, aprender alguma coisa, escrever, pensar, etc. A única maneira de encontrar tempo para isso é bloquear sua agenda com antecedência.
• Crie pausas entre tarefas. Eu sempre protejo o tempo entre as reuniões. Eu preciso refletir depois de um, me preparar para o próximo, ou talvez eu só precise fazer um intervalo (bio / café / reflexão).

Dizer sim para o que é necessário para eliminar o não essencial. Conseguir o que você realmente quer é mais do que apenas ser focado. É gratificante fazer o que você gosta.

Mude sua abordagem de produtividade de fazer tudo para fazer menos coisas, melhor. Estar ocupado não é um distintivo de honra. Aproveite sua jornada.

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