Você já ouviu alguém se queixar de uma reunião era muito curto? (Eu também não.) Já estive frustrado em uma reunião por conversar com o tempo de mastigação, enquanto o trabalho permanece desfeito … ou pelos retardatários vagarosamente vagando em 10 minutos de atraso? No espírito de brevidade e produtividade, aqui estão 5 etapas simples para reuniões mais eficientes e eficazes.
1) Gaste o dobro do tempo na agenda, como você faria normalmente. Um problema comumente aflitivo às reuniões é um objetivo claro. Se você não tem exatamente o que está tentando realizar, você pode ter certeza de que não ocorrerá rapidamente. Como organizador da reunião, é sua responsabilidade ter clareza sobre os objetivos. Consulte com outro membro da equipe se precisar; um pouco de tempo extra na parte da frente economizará mais tempo na parte traseira.
2) Passe duas vezes mais tempo na lista de participantes, como você faria normalmente. Pergunte-se com cuidado: Todas essas pessoas realmente precisam participar? Ou alguns deles poderiam receber um breve resumo de e-mail ou uma ligação rápida depois? Se você pode reduzir uma lista de reuniões de meia hora por, digamos, quatro pessoas cuja presença não é essencial, que são duas horas de tempo produtivo devolvidas sem esforço à empresa.
3) Agende a reunião pela metade do tempo que você pretendia originalmente. As reuniões são como acordeões – eles se esticam naturalmente para preencher o espaço alocado. Se você agendar uma reunião por uma hora, provavelmente passará o tempo todo, mesmo que uma quantidade justa consista em uma conversa amável e aleatória fora do tópico. Com toda a probabilidade se você agendar essa mesma reunião por 30 minutos, você fará o que você precisa no período de tempo mais apertado. Quando eu estava no mundo corporativo, rotineiramente reduzi a metade os tempos de reuniões e raramente estava desapontado. Experimente reuniões de duas horas a uma hora, reuniões de uma hora em 30 minutos e reuniões de 30 minutos em 15. Minha forte suspeição é que eles vão funcionar bem.
4) Não comece 1 segundo atrasado. Muito tempo é desperdiçado em chegadas tardias. Costumava deixar-me louco que determinadas pessoas estivessem habitualmente atrasadas, desperdiçando regularmente 5 a 10 minutos para todo o grupo e penalizando o pontual. A solução simples? Não espere por atrasados. Comece o insanato que você está agendado. Em breve, as pessoas terão a ideia … ninguém gosta de ficar envergonhado por se divertir durante o meio de uma discussão convincente. Faça isso algumas vezes e você desenvolverá uma reputação de prontidão. Eu conhecia numerosos (embora não suficientes) gerentes que tinham reputações super-pontuais e eram respeitados por isso.
5) Considere – se apropriado às suas necessidades comerciais – realizando uma reunião de stand-up. Na verdade, pesquisas intrigantes mostram que as reuniões de stand-up podem ser mais eficientes. Em um estudo, os grupos que estavam em pé demoraram aproximadamente um terço menos para tomar decisões do que aqueles que estavam sentados … sem perda na qualidade das decisões. Por razões logísticas, as reuniões de stand-up nem sempre são práticas, mas vale a pena considerar.
Um pensamento final – e esta análise deve sempre preceder o ponto 1) é se perguntar: realmente precisamos de uma reunião? Poderia haver outras maneiras – algumas chamadas telefônicas, algumas conversas pessoais informais, um memorando para a equipe, talvez, que pudessem alcançar os mesmos resultados que uma reunião? Há muitas vezes, é claro, que você precisa de uma reunião completa, mas nunca dói impor a disciplina de fazer essa pergunta.
Reconheço que algumas dessas sugestões – otimizando agendas e listas de participantes – exigem que o organizador da reunião gaste mais tempo no front-end, mas estou confiante de que a matemática organizacional é sólida:
Tempo economizado em uma reunião = tempo produtivo retornado à empresa … e um pouco mais de tempo gasto por um no front-end é preferível a muito mais tempo gasto por muitos no back-end.
Este artigo apareceu pela primeira vez no Forbes.com.
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Victor é o autor do The Type B Manager: liderando com sucesso em um mundo tipo A (Prentice Hall Press).
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