"Aqui está o meu problema com o e-mail", Jane *, um advogado amigo meu disse recentemente: "Ative o Outlook esperando verificar meu e-mail rapidamente, mas depois leio um e-mail com um link, eu segui o link e, em seguida, Estou perdido na internet por horas ".
"Meu trabalho é estar no e-mail", Jane continuou: "Como eu posso evitar ficar viciado?"
Na minha publicação recente, lidar com a sobrecarga de e-mail, sugeri que fosse melhor processar e-mails em tempo agendado durante o dia do que ler cada e-mail quando ele entrar.
Em primeiro lugar, Jane – como a maioria dos advogados e muitas outras pessoas que conheço – sentiu que tinha que estar no email o tempo todo. Mas depois de pensar nisso, ela admitiu que ninguém notaria se ela não era. Tomar intervalos de uma hora de e-mail ao longo do dia seria uma boa maneira de se libertar para fazer outro trabalho mais pensativo.
Mas Jane precisava de uma forma de transmitir o email de forma eficiente. Experimentei com o processo a seguir e quero compartilhá-lo junto com algumas regras e ferramentas comuns que me ajudam a permanecer produtivo, significativo e eficiente em minhas trocas de e-mail. Na primeira vez que você faz isso, pode demorar várias horas, pois você pode ter um monte de limpeza para fazer. Mas após o trabalho inicial, você poderá se mover rapidamente. Normalmente, eu agendado 30 minutos de manhã, no meio do dia e à tarde para fazer o email. Veja assim que uso esse tempo:
1. Enviar: Começo meu temporizador e começo por escrever e-mails que eu planejei enviar. Isso geralmente inclui acompanhamento de reuniões, notas de agradecimento, perguntas e agendamentos e outros pedidos. Eu faço isso primeiro, para que, se alguém voltar para mim imediatamente, tenho tempo para responder enquanto ainda estou no meu período de email de 30 minutos.
2. Apagar: Em seguida, olho rapidamente as linhas "assunto" e "de" nos e-mails na minha caixa de entrada e exclui imediatamente as que eu conheço. Não quero perder tempo lendo, incluindo e-mails de marketing e explosões impessoais. 't solicitado. Este passo leva apenas alguns segundos, mas reduz drasticamente meu volume de e-mail.
3. Responda: eu faço o meu melhor para responder a cada e-mail que vem diretamente para mim, mesmo que isso signifique apenas escrever "Obrigado". Depois de escolher os e-mails para escolher qual resposta primeiro perde o tempo, eu comece com o mais recente e trabalhe para baixo. Neste ponto, não clico em links em e-mails e não leio artigos longos; Salvo isso no passo 5 abaixo.
4. Arquivo: depois de abrir um e-mail, não o deixo na minha caixa de entrada. Descobri que, quando deixei os e-mails na minha caixa de entrada, reenviá-los repetidamente cada vez que eu abri meu e-mail, e cada vez que eu perderia mais tempo tentando decidir como lidar com isso. Então, seja excluí-lo ou movê-lo para outra pasta que configurei, aguarde, leia, algum dia, viaje, específico do cliente. Toda vez que eu passar pelo meu e-mail, meu objetivo é esvaziar minha caixa de entrada.
5. Leia e acompanhe: em qualquer momento que eu tenha deixado antes do meu temporizador sair, eu perco minhas pastas não-caixa de entrada, lendo através de boletins informativos, clicando em links e acompanhando emails no meu arquivo "aguardando".
Fim: Quando meu temporizador de contagem regressiva soar, encerro meu programa de e-mail. Quando terminar, não volto para o meu email, em qualquer dispositivo, até minha próxima sessão agendada.
Ao passar por esse processo, tento não usar o email para dar feedback negativo a terceiros e raramente respondo ao feedback negativo sobre o email. O e-mail é uma ótima ferramenta para conversas transacionais (Onde devemos almoçar?), Compartilhando informações (Aqui está esse arquivo, há alguém que eu quero que você conheça), ou mostrando apreciação (Você falou poderosamente nessa reunião, eu sou tocada por sua suporte – obrigado). Para qualquer outra coisa, você é melhor chamar ou falar com alguém cara a cara. Eu também faço o meu melhor para nunca ir para frente e para trás com alguém por e-mail sobre algo mais do que duas ou três vezes. Se foi tão longe, geralmente é melhor tirar o telefone.
Há algumas ferramentas comuns que eu uso, que eu achei úteis em mover emails rapidamente:
Assinaturas: a maioria dos programas de e-mail tem a capacidade de criar múltiplas assinaturas que você pode escolher aparecer na parte inferior de um e-mail. Eu personalizei várias assinaturas que eu uso como respostas para e-mails comuns que recebo. Por exemplo, eu tenho uma resposta pré-escrita às pessoas que perguntam sobre ingressar na minha empresa, quero que eu revise seu livro, agradeça expressamente por algo que eu escrevi, etc. Eu costumo personalizar esses e-mails com base no remetente, mas o volume da minha resposta já está escrito.
Regras: a maioria dos programas de e-mail também tem regras em que você pode enviar emails automaticamente que se encaixam em certos critérios diretamente para outras pastas. Por exemplo, quando envio meu e-mail semanal ligando as pessoas para um novo artigo que escrevi, recebo várias respostas "fora do escritório". Eu configurei uma regra que envia qualquer e-mail com "fora do escritório" na linha de assunto diretamente para o lixo. Dessa forma, não tenho que passar algum tempo a processá-lo.
Temporizador: isso é essencial para permanecer dentro do meu período de tempo de 30 minutos. Quando não usei um temporizador, era muito fácil apenas continuar.
Se você é como eu e Jane – se você achar que o e-mail tem a capacidade de absorver seu tempo e produtividade – tente experimentar esse processo, personalizando-o até que ele funcione para você. Uma pequena estrutura pode ser a única diferença entre o e-mail sendo uma ferramenta útil. . ou um desperdício.
* Nome alterado
Originalmente publicado em Harvard Business Review
