7 razões para as pessoas verificarem o email constantemente

Por que é tão difícil parar de verificar e-mails o tempo todo?

Fonte: Unsplash

Li recentemente um artigo muito interessante sobre como gastar menos tempo com e-mail, que os pesquisadores estimam que pode levar cerca de 28% dos dias de trabalho dos profissionais. Uma das recomendações era verificar o email apenas uma vez por hora. Para a maioria das pessoas, isso pode parecer uma sugestão sensata, mas pode ser surpreendentemente difícil colocar conselhos como esse em prática. Por quê? Conselhos que são simples na superfície, muitas vezes não abordam as barreiras psicológicas envolvidas. Entender quais são essas barreiras pode ajudar a identificar os hábitos de e-mail que são ideais para você.

Vamos descompactar por que as pessoas verificam os e-mails com tanta frequência e, em seguida, analisam as soluções. Qual das seguintes opções você pode relacionar?

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Você verifica freqüentemente porque…

1. Você teme se tornar para trás no e-mail.

Pessoalmente, costumo verificar e-mails à noite porque não quero me sentir sobrecarregado por e-mails quando estou tentando ser produtivo na manhã seguinte.

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Responder a e-mails geralmente requer tomada de decisão. É difícil fazer muito disso de uma só vez. Pode ser bom dividi-lo e não enfrentar vários e-mails que exigem decisões. Portanto, embora os e-mails de processamento em lote possam ser menos prejudiciais, a psicologia por trás disso é complicada.

2. Atividades de distração são mais fáceis do que atividades de trabalho produtivas.

Fazer atividades de distração, como e-mail, ainda é, em geral, mentalmente mais fácil do que muitas alternativas, como concentrar horas ininterruptas por várias horas em um trabalho importante, que é algo que muitas pessoas passam pouco tempo fazendo. Os seres humanos tenderão a seguir o caminho imediato mais fácil de clicar, clicar, clicar, mesmo que isso signifique que não estamos fazendo um trabalho que é objetivamente uma prioridade muito maior.

3. Você quer ser consciencioso.

Sente-se mais consciente em responder a e-mails de pessoas que você quer impressionar (por exemplo, chefes, colegas) em 15 minutos do que levar algumas horas ou um dia para fazê-lo. No entanto, muitas vezes isso é uma ilusão. Se você está checando e-mails o tempo todo, você provavelmente está sendo um membro menos produtivo da sua equipe do que se você não estivesse.

Não é totalmente infundado pensar que responder rapidamente a e-mails pode fazer você parecer consciente. Às vezes isso é verdade. No entanto, já argumentei que levar mais do que tempo médio para responder a e-mails pode, às vezes, fazer com que você pareça importante, por exemplo, porque você está muito ocupado fazendo outras coisas por e-mail.

Depois de definir um padrão de resposta aos e-mails rapidamente, pode ser difícil quebrar esse padrão por medo de que outras pessoas vejam que sua mudança de comportamento é um indicador de que você está com raiva ou que algo está errado.

4. Você tem medo de perder.

Às vezes, atribuímos mentalmente a resposta rápida a uma oportunidade como parte do motivo pelo qual fomos bem-sucedidos. Por exemplo, você vê um e-mail sobre um item que está à venda e compra imediatamente esse item, mas na verdade ele estava à venda e disponível a semana toda.

Ocasionalmente, perco boas oportunidades porque não verifico constantemente os e-mails, mas no geral ainda é uma situação melhor do que me sentir intimamente ligada ao meu e-mail. O que é verdade para você?

5. É apenas hábito.

Há uma extensão em que a verificação de e-mails freqüentemente pode ser apenas um hábito. Você pode fazê-lo reflexivamente quando estiver esperando uma reunião começar, antes de ir para um intervalo e assim que voltar para sua mesa.

Você pode ter tido algum raciocínio razoável para checar os e-mails com freqüência (por exemplo, quando você é novo em um emprego e aprende a postura da terra), mas o hábito existe agora independentemente dessa motivação.

6. Você verifica o email durante o tempo de inatividade como uma maneira de evitar a ansiedade.

Se você se sente geralmente estressado e está propenso a ruminação, momentos de inatividade podem ser como convites para aqueles pensamentos estressados ​​e ruminantes saírem para a festa. Verificar e-mails pode ajudar a preencher esses vazios e evitar que a ansiedade e a ruminação entrem, mas não é uma boa solução.

7. Você subestima os drenos ocultos do email.

Aparentemente, leva cerca de quatro segundos para escanear o texto de visualização de um e-mail, e muitos de nós recebem dezenas de e-mails sem importância todos os dias. Porque isso é apenas alguns segundos aqui e ali, não parece ser um grande negócio, mas, ao longo do tempo, esse esforço desperdiçado se soma. Além disso, para cada e-mail que analisamos, precisamos tomar uma decisão sobre se devemos lê-lo ou não, o que é drenado cognitivamente.

Uma vez que os humanos normalmente seguem o caminho de menor resistência, nós decidimos se devemos cancelar a inscrição em emails promocionais que nunca ou quase nunca lemos. Os humanos também odeiam abrir mão de algum benefício que pensam ter, por exemplo, cupons entregues por e-mail que são ocasionalmente relevantes. Esse tipo de aversão à perda é um fator incrivelmente importante no porquê tomamos decisões erradas, e é um tópico que abordo em profundidade em meu livro, The Healthy Mind Toolkit.

Soluções

• É muito fácil ouvir os conselhos para checar e-mails com menos frequência e pensar “eu deveria fazer isso”, mas você nunca faz o acompanhamento. Espero que, ao ler este artigo, você tenha aprendido por que pode ser mais difícil psicologicamente romper o hábito de verificar e-mails com frequência do que parece à primeira vista. Você deve ter notado que algumas das razões que descrevi parecem quase se contradizer. Por exemplo, checamos o e-mail porque é mais fácil se distrair do que se concentrar, e ainda assim tememos o e-mail porque somos suscetíveis a nos sentirmos sobrecarregados por ele. Essa sutileza e complexidade geralmente fazem parte de nossos hábitos e porque eles existem.
• Tendo em conta todos os pontos que fiz, considere que abordagem para verificar e-mails parece ser o melhor equilíbrio para você. Em vez de uma mudança dramática, tente aumentar o tempo entre a verificação. Aumente por uma porcentagem. Por exemplo, se você verificar a cada 30 minutos, tente a cada 40 minutos.
• Tente identificar algumas vezes que você não verificará o e-mail, por exemplo, enquanto espera na fila. Ou você verificará o e-mail quando voltar de uma pausa, mas não antes de ir para o intervalo. Escolha o que ajudaria você a se sentir mais relaxado.
• Reconheça que o aconselhamento genérico é de utilidade limitada. Verificar e-mail à noite não é um problema para mim e funciona bem. Portanto, eu não preciso seguir conselhos genéricos como “Não verifique o e-mail depois das 20h”. O conselho do Cherrypick é útil para você, ignore o resto e encontre o melhor padrão que funciona para suas preferências.
• Algum tipo de monitoramento automático pode ser muito útil para aumentar sua atenção em torno do email. Por exemplo, eu uso o RescueTime (versão gratuita) para obter um relatório semanal aos domingos sobre quanto tempo eu gastei com o e-mail na semana anterior. Eu tento manter menos de 5 horas.
• Faça a sua parte para quebrar o ciclo de envio de e-mails fora do horário de trabalho. Se você quiser trabalhar com e-mail após o horário, basta atrasar o envio de suas respostas até o próximo dia útil. Existem muitas ferramentas que você pode usar para automatizar isso também.