Como dar uma apresentação Parte II: Conte uma boa história

Embora o discurso público esteja no topo da lista de ansiedades de muitas pessoas, é algo que a maioria de nós tem que fazer pelo trabalho, pela igreja, pela escola ou por uma organização à qual pertencemos. Na primeira parte desta série, escrevi sobre como se concentrar nas necessidades do seu público ajudaria a reduzir sua ansiedade. Nesta metade, falo sobre como uma maneira de atender às necessidades de sua audiência é contar uma boa história.

O segundo passo para reduzir o medo do palco é concentrar-se na tarefa exigente de entregar sua mensagem de forma eficaz.

Desenvolva uma história forte

Uma vez que você decidiu sobre seus objetivos e sobre o que você quer dizer, você precisa desenvolver um enredo forte que irá conseguir o grupo lá. Eu gosto da metáfora de um enredo no desenvolvimento de uma conversa, porque se concentra na continuidade e lógica do que você vai fazer e ajuda a me concentrar nas necessidades da minha audiência.

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Como uma boa história, cada apresentação tem início, meio e fim que cada uma serve funções muito diferentes.

O início de uma história dá ao grupo um terreno comum e experiência compartilhada para trabalhar. Em um livro, o autor o usa para fornecer uma configuração e para introduzir os caracteres principais. Em uma reunião, você pode usá-lo para enquadrar o problema que você está lá para abordar e traçar informações compartilhadas que o ajudarão a avançar. Em uma discussão, você pode lembrar o grupo dos principais pontos do papel. Ao apresentar um projeto, você usaria isso para dizer ao público qual a pergunta que você está tentando abordar, por que é importante e quais são os principais construtos dos quais você estará falando.

O meio da história é onde ocorre a maior parte da ação. É aqui que você desenvolve a informação compartilhada que irá mover o plano para a frente. Em uma apresentação formal, estas são as suas ideias principais: quais são os enigmas intelectuais com os quais você lidou? Que evidências você está trazendo sobre eles? Estas são as idéias complicadas que você deseja garantir que todos entenda. Ao desenvolver a linha do enredo, isso me ajuda a me concentrar no que o grupo precisa saber para que todos permaneçamos na mesma página.

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• Você apresentou cada personagem (idéia, controvérsia, construção) que é importante na história?
• Você deixou claro como essas idéias se interligam e se relacionam?
• O seu plano evolui de forma lógica?
• Você respondeu as perguntas que surgirão nas mentes de seu público?

O clímax da história é quando você resolve o problema que você definiu. Em uma reunião, isso pode ser quando você determina seu plano de ação. Em uma apresentação científica, é onde você responde sua pergunta.

A resolução da história é onde você amarra as pontas soltas. Qual é a principal idéia / sensação / plano que deseja que o grupo leve para casa com eles?

Use ferramentas efetivas

Você tem muitas ferramentas diferentes para usar no desenvolvimento de uma apresentação. Estes incluem palavras, folhetos, técnicas para envolver pessoas em pequenas e grandes discussões em grupo e gráficos (incluindo o PowerPoint). Uma vez que você estabeleceu seu objetivo e seu enredo, o truque é escolher suas ferramentas para mover as coisas. Porque este é um tópico tão grande, vou me concentrar apenas no PowerPoint, porque acho que é a única ferramenta que você provavelmente optará por usar e que é o mais fácil usar mal. Edward Tufte fez um caso forte, o PowerPoint enfraqueceu a nossa capacidade geral de apresentar ideias complexas ao público.

Não vou fazer esse argumento, mas direi que vale a pena pensar se o que você quer dizer é melhor transmitido na forma linear e abreviada que o PowerPoint força você a adotar. Por exemplo, eu sempre uso isso para ensinar estatísticas, porque é um assunto linear onde eu quero fazer alguns pontos claros. Eu não uso isso para ensinar psicologia do desenvolvimento, onde eu quero poder passar de um tópico para outro e incentivar a participação de classe.

Se você não acredita que o meio altere a mensagem, confira o endereço Gettysburg feito como uma apresentação no PowerPoint.

O que o PowerPoint faz bem?

O PowerPoint é como qualquer outra ferramenta – pode ser usado bem ou mal. Acho o PowerPoint útil para:

• Concentre o grupo em idéias importantes que eu quero que eles tenham em mente. Isso é particularmente importante quando as idéias são complexas e você precisa pensar várias coisas ao mesmo tempo.
• Fornecer informações compartilhadas. Informações compartilhadas podem ser uma pintura, alguns dados ou uma fórmula estatística. Se seus dados forem complicados, isso funcionará de forma excelente se você complementar o slide com um folheto. Dessa forma, você pode apontar para a tela para mostrar o que você está focando e eles podem observar os detalhes do folheto.
• Forneça informações adicionais sobre as quais você não quer falar. Por exemplo, quando falo sobre meus métodos em um estudo científico, vou mencionar o que são cada um dos meus principais constratos, mas vou dar exemplos da idéia e detalhes sobre seus meios e confiabilidade em um slide. Ou você pode fornecer o texto de uma citação longa em um slide, mas basta mencionar uma ou duas frases-chave em voz alta.

Usando o PowerPoint efetivamente.

Ao desenvolver uma apresentação em PowerPoint, siga a mesma regra que você faz por si mesmo: não deixe distrair suas idéias e seus objetivos. Como fazer isso? Há algumas coisas a ter em mente.

Conheça a tecnologia que você está usando. Há poucas coisas tão irritantes como observar alguém tentando configurar um computador que não funciona. Evite isso.

• Se você precisa de um projetor ou outro equipamento, verifique se ele estará lá.
• Se você estiver usando o computador de outra pessoa, coloque seu material em um stick ou CD, copie-o para a área de trabalho e execute-o a partir daí.
• Se você está trazendo seu próprio laptop, certifique-se de ter um cabo de alimentação
• Certifique-se de ter o cabo direito para conectar seu computador ao projetor.
• Venha cedo para garantir que seu computador fale com o projetor. Você conhece o botão no seu computador para empurrar para fazer o seu projeto de tela? O seu computador está configurado para que você possa ver a tela e projetar ao mesmo tempo?
• Defina suas configurações de energia para que seu computador não vá dormir.

Veja o plano de fundo em seu computador com novos olhos. O público examina a tela assim que ligar o computador. O que eles vêem? Eu vi um professor dar uma palestra que teve sua carta de renúncia salva no desktop. Uma vez eu fiz um aluno dar uma apresentação de aula onde o fundo do computador era uma fotografia de uma mulher que esticava a mão pelas calças com a mosca na maior parte aberta. Não faça isso. Olhe para seus ícones, papel de parede e protetor de tela e verifique se esta é toda a informação que deseja compartilhar com seu público.

Salve sua apresentação como um show do PowerPoint e não uma apresentação do PowerPoint. Quando você clica ou abre uma apresentação do PowerPoint, abre o programa e mostra o seu público seus slides, notas, etc. Então você deve passar pelo menu e ativar o show. Isso é apenas uma distração e às vezes pode ser embaraçoso. Se você salvar sua apresentação como um show, você pode simplesmente colocar na sua área de trabalho, clique duas vezes nela e você está na apresentação. Por que levar o público para trás das cortinas?

Use folhetos para ajudar as pessoas a tomar notas. Sob a opção de impressão no PowerPoint, você pode optar por imprimir folhetos, o que permite a impressão de vários slides por página. Esta é uma boa opção se as pessoas quiserem tomar notas em sua palestra.

Escolha um estilo de apresentação que complementa seu tópico . Normalmente, mais simples é melhor. Não há nada de errado com cores simples e fontes simples. Você já foi realmente impressionado com a apresentação de alguém porque eles tinham um fundo realmente bacana?

• CADA ÚNICA ANIMAÇÃO QUE VOCÊ USARIA DEVE TER UM PROPÓSITO CLARO. Piscando, voando palavras e cliques da câmera apenas distraem o grupo das idéias que estão sendo comunicadas. Não faça com que sua análise erudita se pareça com um anúncio para uma concessionária de automóveis usados.
• Animações podem ser usadas efetivamente para destacar o que você deseja que as pessoas estejam olhando.
  • Pode ser especialmente eficaz para ter o que você está falando agora brilhante, e tudo mais esvaziou. Isso permite que as pessoas apresentem suas notas, mas mantêm o foco.
• Use somente gráficos que movam seu enredo para a frente.
• Não use fotos que você não precisa.
• Os gráficos bidimensionais são mais fáceis de ler do que os tridimensionais.
  • Estranha gráficos e tabelas para que os contrastes de teclas que você está tentando comunicar sejam destacados
• Se você precisar de uma tabela ou gráfico complicado, use um folheto. Não tente simplificar demais apenas para obtê-lo no slide. Em seguida, passeie o seu grupo através do folheto colocando peças individuais no slide.

LEMBRE-SE: O PowerPoint complementa a sua voz, não a substitui. Não leia, fale. O PowerPoint é apenas um suporte.

Conclusão

No ensaio, The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within , Edward Tufte discute os problemas com o uso do PowerPoint para formar apresentações. Seu principal argumento é que o estilo encorajado pelo uso do PowerPoint mina o tipo de pensamento complexo que deve ser a marca de boas apresentações e boa tomada de decisão. As três principais críticas de Tufte ao PowerPoint são as seguintes:

1. concentra todo o controle e atenção no apresentador e na apresentação, e não no conteúdo e idéias;
2. força o argumento em uma estrutura linear, o que pode não ser apropriado dado os objetivos particulares da apresentação (as reuniões se tornam ideórias imediatamente;
3. encoraja a simplificação excessiva.

Todas essas armadilhas podem ser evitadas se você usar suas ferramentas ao invés de deixá-las usá-lo. Como fazer isso?

• Concentre-se no grupo e moldar a experiência. Não é sobre você. Você está apenas lá para moldar e facilitar uma experiência compartilhada.
• Determine seus objetivos . Uma vez que você sabe onde você quer ir, você pode descobrir como chegar lá.
• Desenvolva um enredo. Pense sobre a apresentação do ponto de vista do grupo ou da audiência e delineie um enredo que o ajude a todos a se moverem em direção ao seu objetivo. Não se esqueça de fornecer uma configuração e apresentar seus personagens, explicar como os personagens se movem através do enredo e que ação principal ocorre, trazer sua conversa para um clímax e fornecer uma resolução satisfatória.

Você é o anfitrião. Ajude seu público a se divertir.