Embora a maioria dos empresários concordem que a delegação é fundamental para o sucesso gerencial, com que frequência estamos insatisfeitos com os resultados do que delegamos? Com que frequência é o "produto" que nos foi devolvido, não exatamente o que esperávamos? Enquanto isso às vezes é culpa da pessoa de completar a tarefa, muitas vezes é a culpa da pessoa que dá a tarefa. E existe uma raiz comum para o problema.
Uma palavra, acredito, resume: clareza . (Ou a falta dele.) Enquanto aqueles que executam uma tarefa têm a responsabilidade de entregar um produto profissional, aqueles que realizam a tarefa têm a responsabilidade de garantir que a atribuição seja, como um antigo editor meu usado para colocá-lo, "claro como uma montanha Crick. "
Vamos dissecar a delegação. Seguem-se quatro áreas comuns onde pode se desviar.
Claridade do objetivo – O que exatamente isso precisa ser feito? Uma tarefa é tão clara quanto deveria ser? Faça um exemplo imaginário: um executivo (provavelmente distraído, nervoso, assediado por demais para fazer em muito pouco tempo) o chama e diz: "Eu preciso de uma rápida análise competitiva de Barking Dogs of America. O fórum expressou seu interesse e, portanto, o Schnauzer (seu CEO). Prioridade máxima. Tenho que correr para uma reunião agora, mas eu quero você e Beagle para lidar com isso. Eu sei que posso contar com vocês dois – confie em mim, há muito interesse nisso! "(FYI, Barking Dogs é um rival chave que vem ganhando participação de mercado em uma taxa alarmante.) Como você responderá a este telefone? chamada e atribuição? Provavelmente uma boa parte do tempo, desprevenido e ligeiramente perturbado pela urgência e impaciência da voz do seu chefe, sua resposta será algo bem sucedido: "Claro, não há problema – você pode contar com nós. Beagle e eu estamos com isso! "Mas o que exatamente você e Beagle estão em frente? Seu chefe quer um parágrafo? Uma página? Slides? Um relatório de 20 páginas? E análise do que ? Vendas? Ganhos? Quota de mercado? Distribuição? Propaganda? Tudo acima? Quem sabe? Tudo o que você realmente sabe é que o projeto é importante e seu chefe está ansioso.
Claridade de responsabilidade – Eu não posso dizer-lhe quantas vezes na minha carreira corporativa eu recebi atribuições para "eu e Beagle" para lidar. Ou pior ainda, "eu e Beagle e Spaniel", três tenentes confiáveis. Mesmo que você e Beagle e Spaniel sejam todos muito capazes, que sem dúvida você é, a quem é a tarefa? Quem faz o que a quem? Sem uma liderança clara do projeto, o que você já recebeu foi uma receita de confusão.
Claridade do tempo – Voltemos aos nossos caninos hipotéticos. O pedido foi para uma " rápida análise competitiva". Bem, o quão rápido é rápido? Poderia ser um dia? Talvez. Uma semana? Possivelmente? Duas semanas? Conceitível – uma análise competitiva pode ser bastante carnuda. O que você e seu chefe querem evitar é um telefonema apenas, digamos, três horas depois, com seu chefe ladrando: "Onde está essa análise competitiva? Conheço o Schnauzer em 10 minutos! "(Quando você estava planejando conhecer o Beagle sobre o café, amanhã de manhã, para discutir como você abordaria o projeto …)
Claridade da comunicação – Muitas vezes, o que se destina a ser comunicado por uma pessoa não é realmente o que é percebido pelo outro. Muitas vezes, projetos (e relacionamentos, para esse assunto) fundadores nos cardumes de comunicação defeituosa. Como evitar que tais problemas relacionados à delegação ocorram? Do ponto de vista da gerência, um elemento-chave é garantir que haja um amplo horário quando uma atribuição substantiva é dada (sem chamadas de telefone atormentadas de aeroportos remotos, por favor) e para seguir uma tarefa clara com uma mensagem como:
"Se há alguma coisa que você não entenda sobre este projeto Barking Dog, apenas me avise. Eu não me importo em tudo. Eu prefiro que você cheque comigo agora se eu não estiver claro … ou em qualquer ponto do projeto, de preferência antes do que mais tarde, se você precisar de mais direção.
"Nenhuma pergunta é uma pergunta ruim – basta perguntar."
Não há garantia de que você acabará precisamente com o que quiser, mas você pode melhorar as probabilidades.
Este artigo apareceu pela primeira vez no Forbes.com.
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