Prazos de reunião nos grupos de trabalho: implicações para o local de trabalho

Sua equipe atende seus prazos? O que ajuda a reunir um grupo para ter sucesso?

Você faz parte de uma equipe de projeto ou grupo no trabalho ou na escola? Em caso afirmativo, você tem diferentes estilos de estimulação entre os membros do seu grupo, alguns dos melhores da marca e feitos cedo, outros estão esperando até o último minuto? Os membros da sua equipe compartilham uma percepção comum da tarefa e do prazo? Você já forneceu lembretes sobre o progresso do projeto em relação ao tempo? Um estudo recente explorou todos esses fatores em um estudo sobre como os grupos de trabalho atingiram os prazos.

Há muito pouca pesquisa publicada sobre procrastinação, ou conclusão de tarefas atempada, em grupos, mas muitas pessoas estão interessadas nos efeitos de ter um procrastinador em um grupo. Em um estudo recente publicado por Josette Gevers, Christel Rutte e Wendelien van Eerde (Eindhoven University of Technology, Países Baixos), aborda-se a questão dos diferentes estilos de envolvimento da tarefa temporal. Embora eles não falem especificamente para a procrastinação, suas medidas e dados certamente revelam muito sobre o que acontece com grupos que incluem pessoas que preferem trabalhar no último minuto.

Em termos gerais, a noção de "procrastinador" foi definida por um estilo de estimulação particular. Dos cinco estilos de estimulação utilizados em seu estudo, o descrito como "Eu faço a maior parte do trabalho em um tempo relativamente curto antes do prazo" certamente fala sobre a questão da procrastinação. Claro, nem todos os aspectos da definição de procrastinação são abordados aqui. Por exemplo, não há sensação de um atraso desnecessário ou que necessariamente prejudique o desempenho, porém a maioria de nós pode caracterizar este esforço de última hora antes do prazo como procrastinador no grupo. Isso contrasta com um estilo de estimulação descrito como "Eu começo imediatamente e findo o trabalho muito antes do prazo". Certamente, todos conhecemos pessoas que caracterizam esses estilos de estimulação e os vários tipos entre esses extremos. Trabalhamos com eles diariamente, e cada um de nós se encaixa em algum lugar ao longo deste contínuo para qualquer projeto (e nossa posição pode mudar nesse contínuo ao longo de nossas carreiras ou dependendo do projeto).

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A chave é que o trabalho em equipe envolve reunir pessoas com entendimentos diferentes dos aspectos temporais das tarefas (por exemplo, compreensão da importância de cumprir os prazos de conclusão do prazo, tarefa e / ou tarefa secundária e tempo e ritmo apropriado das atividades da tarefa) e isso pode criar problemas na conclusão da tarefa. Gevers e seus colegas referem-se à compreensão dos aspectos temporais da tarefa como "cognições temporais compartilhadas" e argumentam que existem dois antecedentes desse entendimento compartilhado: 1) semelhança de estilos ou preferências de estimulação e 2) uso de lembretes temporais.

Estilo de estimulação
O estilo de estimulação representa a preferência de uma pessoa pela alocação de tempo na execução da tarefa em relação a um prazo. Como eu notei acima, isso pode ser considerado em um continuum a partir de um estilo de estimulação de ação precoce ("começar cedo e fazê-lo") para um estilo que possamos tipificar como o procrastinador ("trabalhar sob a pressão mais próxima do prazo") .

Lembretes temporários
Lembretes temporários são táticas usadas para monitorar o desempenho do grupo em relação ao progresso e ao prazo iminente. Por exemplo, os membros do grupo podem discutir problemas relacionados ao tempo, lembrar-se dos prazos e exortar os membros do grupo a cumprir a conclusão da sub-tarefa conforme previsto para garantir a conclusão atempada. A pesquisa mostrou que falar sobre o tempo nos grupos de tarefas facilita o estabelecimento de normas temporais e essa discussão pode promover o foco na atividade das tarefas.

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Em conjunto, a semelhança do estilo de estimulação e lembretes temporais pode promover cognições temporárias compartilhadas que devem melhorar o funcionamento do grupo e a conclusão atempada das tarefas grupais. Isso é exatamente o que os colegas de Gevers e seus colegas levantaram a hipótese em seu estudo.

Sua pesquisa
A Gevers e os colegas estudaram 38 grupos de estudantes com dados úteis resultantes de 31 grupos. Eles coletaram dados longitudinalmente ao longo de 8 semanas para duas atribuições, incluindo informações sobre os estilos de estimulação dos membros individuais do grupo, cognições temporais compartilhadas e o uso de lembretes temporais. Eu descrevi os estilos de continuidade ou de estimulação acima, então eu vou apenas dar uma breve idéia sobre suas outras medidas.

Para as cognições temporais compartilhadas, eles pediram que os participantes indicassem seu acordo sobre itens como "No meu grupo, temos as mesmas opiniões sobre os prazos de reunião" e "No meu grupo, concordamos em como alocar o tempo disponível". lembretes temporais, eles pediram aos participantes que indicassem seu acordo em três itens: 1) No meu grupo, nos pedimos um instante para finalizar as subtarefas a tempo, 2) No meu grupo, lembrámo-nos mutuamente de marcos temporais importantes e 3) No meu grupo, nos levamos um ao outro para cumprir os acordos.

Finalmente, o cumprimento do prazo foi avaliado com um item. Os participantes indicaram quando completaram a tarefa do grupo em uma escala de 3 pontos: 1 = muito tarde , 2 = apenas no tempo e 3 = em tempo amplo .

O que eles encontraram
O achado mais intrigante e importante foi como os efeitos das cognições temporais compartilhadas mudaram em relação ao estilo de estimulação do grupo. Para aqueles de vocês que são estatisticamente orientados, eles encontraram um efeito de interação. Em suas próprias palavras, isso é o que eles encontraram,

". . . O efeito das cognições temporais compartilhadas no cumprimento do prazo é de fato moderado pelo estilo de estimulação média. . . compartilhar cognições temporais foi benéfico para cumprir um prazo quando os membros do grupo, em média, tiveram um estilo de estimulação de ação precoce, enquanto que era prejudicial ao cumprimento do prazo quando os membros do grupo, em média, tinham um estilo de estimulação de ação de prazo "(p. 64, enfase adicionada).

Eles também descobriram que as lembretes temporais utilizadas para a primeira tarefa aumentaram as cognições temporais compartilhadas para a segunda tarefa.

O que isso significa para nós enquanto trabalhamos em equipes ou gerenciamos equipes
Não há uma grande surpresa com sua principal descoberta. "Concluímos que grupos de trabalho homogêneos compostos de indivíduos que tendem a usar um estilo de estimulação de ação precoce na execução de tarefas são mais prováveis ​​de cumprir prazos. . . "(P. 67). Em outras palavras, as equipes formadas por indivíduos que iniciam tarefas cedo para terminar cedo são melhores.

No entanto, eles adicionam esta nota importante, ". . . A longo prazo, todos os grupos podem adquirir cognições temporais compartilhadas quando usam lembretes temporais "(p. 67).

Isso significa:

1. Pode ser benéfico considerar estilos de estimulação individuais ao colocar pessoas em grupos . Ter até um membro que tem um estilo de estimulação de ação precoce pode fazer uma diferença positiva.

2. O uso de lembretes temporais pode ajudar a promover cognições temporais compartilhadas em um grupo.

3. Quando os membros do grupo não usam lembretes temporais espontaneamente, os gerentes podem querer intervir para fornecer estes ou facilitar o foco no processo temporal.

Finalmente, é importante enfatizar que "todos os grupos devem estar conscientes de que o compartilhamento de cognições temporais inadequadas [por exemplo, estilos de estimulação de ação de prazo] é susceptível de impedir a sua capacidade de cumprir os prazos" (p. 67).

Meus pensamentos finais. . .
Como é para o indivíduo, os "estilos de estimulação de ação de prazo", também conhecidos como o estilo de vida do procrastinador, são prejudiciais para a realização atempada de tarefas e podem prejudicar os esforços do grupo. Dado que a Gevers e colegas citam pesquisas anteriores, 56% dos gestores entrevistados indicaram que os prazos são muitas vezes excedidos ou perdidos, este é um custo caro e desperdiçado para as empresas.

A procrastinação ou o estilo de estimulação associado a um estilo de "fazer isso no último minuto" é apenas um problema de todos os nighters e inconvenientes? De modo nenhum. Nos custa todos os bilhões de dólares em tempo e esforço desperdiçados. A procrastinação é algo que afeta toda a equipe, e os gerentes precisam colocar mais ênfase em entender por que seus funcionários estão fazendo isso e ajudando-os a evitar atrasos desnecessários e irracionais.

Referências
Gevers, JMP, Rutte, CG, & van Eerde, W. (2006). Cumprimento de prazos nos grupos de trabalho: mecanismos implícitos e explícitos. Psicologia aplicada: uma revisão internacional, 55, 52-72.