Você está fazendo malabarismos com muitos projetos e objetivos ao mesmo tempo. Não parece haver horas suficientes no dia para fazer tudo. E o estresse de manter todas essas bolas no ar está matando você. Talvez eu não conheça você pessoalmente, mas aposto que é uma descrição bastante precisa da sua vida profissional. Eu ainda tenho que conhecer um profissional bem-sucedido que sente como ter tempo e energia para poupar.
Você provavelmente usa alguma versão de uma lista de tarefas para acompanhar tudo o que precisa para realizar. (Pode até haver outro em sua geladeira em casa que contenha coisas como limpar a garagem e pintar o quarto de hóspedes .) As listas de tarefas são uma boa idéia – bem, tecnicamente, são uma boa idéia. Porque se tudo o que você faz é criar listas dos projetos que você precisa concluir, as probabilidades são boas de que eles permanecerão inacabados por muito mais tempo do que você deseja. É fácil passar por uma semana inteira, olhe para a sua lista de tarefas e perceba que, embora você tenha trabalhado muito duro todos os dias, você ainda não pode atravessar uma única coisa fora disso.
Décadas de pesquisa sobre busca de objetivos mostram que, quando se trata de execução, há duas grandes dificuldades que nos impedem de fazer as coisas que pretendemos fazer. O primeiro é que não precisamos o suficiente sobre o que exatamente precisa acontecer – as ações específicas que precisamos para atingir nossos objetivos. Se o seu objetivo é fazer uma boa impressão em seu chefe, você precisa dividir isso em ações como organizar uma reunião semanal ou transformar os relatórios no tempo. As listas de tarefas podem ajudar com esta parte do problema, desde que sejam constituídas por ações específicas, em vez de metas vagas.
A segunda armadilha – aquela que To Do Lists não ajuda com nada – falta oportunidades para agir . Você realmente não tem tempo para trabalhar nesta tarefa hoje? Nenhuma chance em qualquer momento de retornar esse telefonema? Claro que você teve tempo, mas provavelmente estava preocupado com outra coisa, ou simplesmente se esqueceu disso até que fosse tarde demais – algumas pessoas ocupadas rotineiramente fazem. Alcançar qualquer objetivo significa aproveitar essas oportunidades antes de escorregar seus dedos.
A boa notícia é que existe uma solução – um que mostrou aumentar sua probabilidade de alcançar seu objetivo ou terminar seu projeto em 200-300%! É chamado if-then planning. O truque é não apenas decidir o que você precisa fazer, mas também decidir quando e onde você vai fazer, antecipadamente . O formato geral de um plano if-then parece assim:
Se (ou Quando) ___________ ocorrer, então eu ________________.
Por exemplo:
Quando for 15h hoje, então vou parar o que estou fazendo e trabalhar nesse projeto.
Se for segunda-feira, quarta-feira ou sexta-feira, então irei à academia antes do trabalho.
Se é manhã de terça-feira, então vou verificar com todos os meus relatórios diretos.
Estudos mostram que esse tipo de planejamento ajudará seu cérebro a detectar e aproveitar a oportunidade para agir quando isso ocorra. Então pegue essa lista de tarefas e, ao lado de cada ação, adicione um quando e onde . Você pode transferir sua lista de tarefas para o seu calendário, se preferir – apenas certifique-se de que você emparelha o que você precisa fazer quando e onde você vai fazer, e sua produtividade aumentará. Se, então, o planejamento pode não ajudar você a adicionar horas ao seu dia, mas usá-los com freqüência e sentirá como você fez.
