10 maneiras de sobreviver a reuniões com colegas difíceis

Siga estes passos para evitar a ansiedade e o estresse das conversas no local de trabalho.

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Se você é um líder de negócios, gerente ou funcionário da linha de frente, mais cedo ou mais tarde você terá que encontrar alguém que prefere evitar. Embora a definição de um colega de trabalho “difícil” tenha muitas formas, as pessoas problemáticas são geralmente descritas como negativas contrárias, pessimistas, agressivas, argumentativas ou negativas.

Quando sabemos que uma reunião é necessária, frequentemente adiamos e adiamos a reunião pelo maior tempo possível, com a esperança de evitar a ansiedade e o estresse que geralmente acompanham a discussão. Embora o desconforto possa ser inevitável, existem muitas estratégias fáceis de implementar para tornar uma situação desafiadora tolerável, ao mesmo tempo em que atualiza suas habilidades de liderança.

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O processo para conduzir reuniões eficazes sob circunstâncias desafiadoras começa com regras básicas sólidas e compartilhadas. A realização da reunião é difícil por si só, mas quando você tem participantes que não cooperam, a tarefa se torna ainda mais complexa. Para maximizar os resultados e demonstrar apreço pelo tempo e esforço dos outros, siga estas dicas:

Distribua uma agenda e alcance os objetivos antes da reunião . Embora essa sugestão pareça óbvia, quantas reuniões você assistiu onde você não sabia por que foi convidado? Quando os participantes conhecem o propósito da reunião com antecedência, a conversa pode ser focada nas questões importantes, para que o tempo não seja desperdiçado em questões pessoais, explicativas, tangenciais ou exploratórias.

Defina um horário de início e término de uma reunião específica. Sempre que possível, fique no horário. Se encontro com vários indivíduos, não espere os participantes atrasados ​​para aparecer. Em vez disso, inicie a reunião a tempo. Quando você demonstra respeito pelo tempo dos outros, eles provavelmente também respeitarão seu tempo. Valorize o tempo dos outros como se fosse seu.

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Definir diretrizes de participação . Às vezes, adicionar estrutura a uma reunião informal pode manter as pessoas concentradas. Exclusivo de uma situação de treinamento, ninguém deve participar de uma reunião apenas como observador. Mantenha todos os participantes da reunião informados sobre por que eles foram solicitados a participar e o que se espera deles durante a reunião.

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Ouça a todos . O objetivo de uma reunião deve ser uma comunicação bidirecional. Os participantes, tenham opiniões válidas ou injustificadas, precisam da oportunidade de expressar suas opiniões (Harolds, 2012). Para ter certeza, você entende suas perspectivas, parafraseando o que é dito pelo indivíduo e evitando avaliação ou julgamento. Como muitas avós alegam: “Você tem duas orelhas e uma boca por uma razão!”

Conscientemente, evite colocar alguém na defensiva . Suponha que as ideias de todos tenham algum mérito e valor pessoal. Raramente uma questão de negócio ou trabalho tem uma causa singular (Hoffman, 2017). Quando alguém compartilha seus pontos de vista, eles compartilham uma parte de si mesmos. Encoraje a participação, evitando intencionalmente uma avaliação negativa da contribuição.

Sinceridade modelo . Perceba que seus interesses, atenção e entusiasmo são provavelmente contagiosos. Se você parecer desinteressado ou apático, os outros podem não levar suas opiniões a sério. Uma longa linha de pesquisa indica que o entusiasmo dos que ocupam cargos de liderança, e especialmente dos educadores, influencia diretamente a motivação dos outros para participar, ao mesmo tempo que aumenta indiretamente os resultados da aprendizagem (Keller, Hoy, Goetz, & Frenzel, 2016).

Mantenha registros de discussão . Se você estiver facilitando uma reunião, escreva os principais pontos discutidos em um flip chart ou quadro que todos possam ver. Se alguém fizer uma pergunta, repetir ou parafrasear a pergunta antes de fornecer uma resposta, não há dúvida de que a pergunta foi ouvida e compreendida por todos os participantes.

Confirme as discussões com um acompanhamento por escrito . Embora tedioso, cada reunião deve incluir um resumo do que foi discutido e acordado durante a reunião. Um rápido e-mail pós-reunião que inclua as palavras “Como discutimos …” ou “Como concordamos com as ações a seguir …” é suficiente para lembrar a reunião. O acompanhamento por escrito deve descrever quem é responsável por cada tarefa e incluir datas de entrega para as entregas sempre que possível.

Modelar a igualdade no “tempo de transmissão”. Conversas e reuniões devem se esforçar para uma participação equilibrada. Não seja um porco de reunião e fale uma quantidade de tempo inapropriada. Se você é o facilitador da reunião, envolva os outros fazendo perguntas, buscando esclarecimentos sobre pontos importantes, ou pedindo feedback aos participantes. Mantenha a participação pessoal em menos de 50% do tempo da reunião.

Não pareça desdenhoso. Não olhe para o seu relógio, telefone ou computador durante uma reunião. Preste atenção aos participantes. Além de abuso verbal ou de dar palestras a alguém durante uma reunião, nada é mais desmoralizador ou condescendente do que não dar à pessoa que está falando toda a sua atenção. Não espere respeito ou adesão árdua de indivíduos que possam acreditar que foram marginalizados durante uma reunião.

Reconheça a diversidade do seu público . Algumas pessoas preferem estilos de comunicação que refletem como eles se vêem em relação a outros participantes da reunião. As pessoas podem, inconscientemente, retratar certos papéis para se sentirem mais confiantes ou confortáveis. Algumas disposições comuns de reunião incluem:

Permanecendo em silêncio – Essas pessoas podem se sentir inadequadas em relação ao seu conhecimento ou capacidade de fazer uma contribuição significativa. Envolva o funcionário no processo da reunião, dê tempo adicional para a preparação, solicite perguntas ou peça ao tipo silencioso para resumir o que foi discutido.

Sempre concordando – A pessoa que concorda com tudo pode ter medo de expressar uma opinião ou acredita que o acordo mostra conformidade socialmente desejável. Pergunte à pessoa por que ela concorda, peça sugestões para melhorar as coisas ou pense em perguntar à pessoa “Que outras formas podem produzir um resultado semelhante?”

Abertamente zangada – A pessoa com raiva pode ter uma emoção reprimida que não foi resolvida. Para ajudar aqueles que podem estar passando por desafios no local de trabalho, evite surpresas, concentre-se em ouvir e refletir sobre suas emoções. Diga coisas como: “Entendo que a reunião (ou decisão) não está atendendo às suas expectativas”. Depois, peça sugestões de melhoria, concentrando-se em contribuições positivas e construindo consenso com outras pessoas.

Contribuições marginais – Semelhante ao tipo silencioso, as pessoas que contribuem minimamente podem ser apáticas e apenas passarem pelos movimentos. Para neutralizar o desinteresse, esclarecer as expectativas pessoais e incentivar a confiança na pessoa e na organização. Não se demore em experiências passadas negativas ou culpe a pessoa; em vez disso, modele um foco futuro.

Contribuições excessivas – Todos conhecemos pessoas que se autoproclamam especialistas em muitos tópicos. Essas pessoas geralmente precisam ser ouvidas e oferecerão suas opiniões independentemente de agendas, funções de reunião ou expectativas comunicadas. Quando tudo mais falhar, conduza as reuniões em pé . Essa estratégia dá a impressão de urgência e envia o sinal de que você tem tempo limitado e precisa se concentrar nos desafios específicos em questão.

A comunicação clara no local de trabalho é essencial para uma organização lucrativa e produtiva (Ulrich & Dulebohn, 2015). As reuniões podem causar ansiedade, mas o estresse presumido é controlável com planejamento e preparação adequados. Alguns passos concretos podem transformar uma reunião temida em uma experiência de desenvolvimento gratificante e produtiva para os líderes e todos os envolvidos.

Referências

Harolds, JA (2012). Planejamento e realização de reuniões de forma eficaz, parte III: manter reuniões no caminho certo. Clinical Nuclear Medicine , 37 (2), 164-165.

Hoffman, B. (2017). Corte sua motivação: mais de 50 estratégias baseadas na ciência para melhorar o desempenho . Oviedo, FL: Attribution Press.

Keller, MM, Hoy, AW, Goetz, T. e Frenzel, AC (2016). Entusiasmo do professor: revisando e redefinindo um construto complexo. Educational Psychology Review , 28 (4), 743-769.

Ulrich, D. e Dulebohn, JH (2015). Já estamos lá? O que vem a seguir para o RH? Revisão de Gerenciamento de Recursos Humanos , 25 (2), 188-204.