Dispositivos móveis e reuniões

Algumas semanas atrás, eu estava fora do site no escritório de um pequeno cliente, facilitando uma sessão de estratégia de marketing. No início, todos na sala estavam constantemente revisando seus celulares para mensagens de e-mail, mensagens de texto e tentando estar na reunião e trabalhando ao mesmo tempo.

Quando eu sugeri que ficássemos mais longe em um curto período de tempo, concentrando-nos na agenda na nossa frente e afastando a eletrônica por algumas horas, recebi olhares que gritavam tudo, "Certamente você deve estar brincando", para, "Herege!"

"Eu preciso verificar meu e-mail", balbuciou um participante. "Estou no prazo para um projeto", disse outro, mal olhando para cima do teclado para fazer o ponto. "Mas nós sempre atendemos nossos telefones, mesmo em reuniões", disse outro.

Eu poupar-lhe-ei os detalhes feios, mas o que se seguiu foi uma discussão sobre como o uso constante da tecnologia afeta nosso foco (portanto, a produtividade) e até a nossa sanidade.

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Parece que as coisas ficaram tão ofuscadas, que uma pesquisa de junho de 2011 realizada pela Qumu conduzida pela Harris Interactive revelou que 62 por cento do grupo de pesquisa acreditavam que, durante as reuniões de trabalho, seus colegas de trabalho espreitavam seus dispositivos móveis. Aqui estão o que eles achavam que estava acontecendo entre seus colegas de trabalho:

47% – Ocorreu o seu dispositivo móvel sob a mesa
42% – desculpou-se de ir ao banheiro
35% – Ocorreu seu dispositivo móvel em suas pastas / notebooks / papéis
9% – Pretendeu amarrar os sapatos
8% – Criou uma distração

Curiosamente, 37 por cento dos entrevistados não pensaram que "fazer uma espreitadela" era necessário – eles achavam que as pessoas apenas olhariam para seus dispositivos móveis em vista. É uma inclinação escorregadia, e parece que o constrangimento de não prestar toda a atenção em uma reunião foi superado pela importância auto-justificada de ser conectado – não importa o que.

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O problema real com toda essa loucura móvel é que isso pode ter um impacto considerável em nossos relacionamentos com os outros no trabalho e provou reduzir drasticamente nossa produtividade.

Em um estudo, o Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres descobriu que, quando os trabalhadores estão constantemente fazendo malabarismos com e-mails, chamadas telefônicas e mensagens de texto, seu QI cai 10 pontos.

Outro estudo de Rubinstein, Meyer e Evans descobriu que, quando as pessoas trocavam entre tarefas, havia uma perda substancial de eficiência e precisão, em alguns casos até 50 por cento.

Na minha experiência, as pequenas empresas sofrem tanto quanto as principais corporações de sua verificação constante de telefones celulares em reuniões importantes e até mesmo conversas individuais.

E enquanto as grandes empresas têm um grupo muito maior de funcionários para amortizar o impacto, as pequenas empresas são, por natureza, apertadas sobre o recurso das pessoas e precisam obter a maior produtividade daquelas que possuem.

Mas a maioria de nós não precisa de um estudo para nos dizer o que vemos na frente de nossos olhos diariamente – essa distração é ruim para os negócios. Então, se você estiver pronto para dar o salto e soltar o seu dispositivo móvel nas reuniões, aqui estão algumas maneiras de você se afastar do celular e se apresentar cara a cara com o foco.

• Faça com que a política da empresa não use telefones celulares durante os almoços de negócios, reuniões individuais com equipe e clientes ou reuniões em grupo.

• Não coloque o seu computador em reuniões para tomar notas. Em vez disso, use um dispositivo de gravação ou tome notas do modo antiquado – em papel com uma caneta. Se você precisar usar o seu computador para tomar notas, use um programa de software para se bloquear fora do seu e-mail durante o período da reunião.

• Crie uma caixa de coleta de celular e colete todos os telefones celulares no início das reuniões e entregue-as no final.

Se tudo isso não for suficiente para fazer você querer jogar seu celular pela janela durante sua próxima reunião, considere este relatório da TeleNav, onde um terço de nós preferiria abandonar o sexo do que parte, mesmo que brevemente, com nossos telefones.

Como o uso de telefones celulares durante as reuniões afetou sua produtividade? Nós amaríamos ouvir seus comentários.

Karen Leland é jornalista freelancer, autora e presidente de Sterling Marketing Group, onde ajuda as empresas a criar conteúdo assassino e negociar o mundo com fio do cenário de mídia atual – através de práticas modernas de marketing, desenvolvimento de negócios, PR e redes sociais. Ela escreve uma coluna semanal de recursos para pequenas empresas paraXero.com, software de contabilidade online para pequenas empresas. Para dúvidas ou comentários, entre em contato com ela em [email protected].