Muitos e-mails? 7 dicas para o gerenciamento bem-sucedido de e-mail

Você recebe dezenas de centenas de e-mails por dia? Parece que uma quantidade desproporcional de seu tempo profissional é gasto lendo e respondendo a mensagens? Você já enviou um email aquecido ou desleixado que você gostaria de poder retirar? As seguintes são sete dicas de gerenciamento de e-mail que podem ajudá-lo a economizar tempo e aumentar a produtividade, extraído do meu livro: (clique no título) "Competências de comunicação confiantes no local de trabalho". Nem todas essas sugestões podem ser aplicadas a sua situação particular. Basta tomar as ideias que pode usar e deixar o resto.

1. Estabeleça um período de tempo regular para responder e-mails.

Uma das mais demoradas e tarefas de drenagem de produtividade no trabalho está respondendo a e-mails individuais à medida que eles vêm ao longo do dia. De um modo geral, a menos que seu trabalho seja dirigido por e-mail, a quantidade de tempo gasto em e-mails não deve exceder, no máximo, vinte e cinco por cento do seu dia útil. Estabeleça um regimento regular de resposta de e-mails apenas durante um período específico a cada dia. Isso é separado dos e-mails importantes que você inicia, o que pode ser escrito a qualquer momento. Pode haver uma exceção ocasional, como quando você tem um e-mail importante de seu chefe ou cliente. Para a maior parte, no entanto, mantenha o prazo para que você possa ser mais eficiente com seu trabalho.

2. Priorize seus e-mails e responda apenas o mais importante.

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Durante o seu tempo de e-mail designado, priorize os e-mails recebidos como "A: deve responder", "B: deve responder" ou "C: pode responder". Concentre-se em atender todas as "A" e algumas das "B" s. Ignore os "C" s. Uma das regras mais importantes da gestão do tempo é separar o importante do urgente. Ao priorizar seus e-mails e responder apenas as mensagens mais importantes, você pode aumentar drasticamente sua produtividade.

3. Responda seus e-mails não individualmente, mas em lotes.

Se você receber vários e-mails de um colega de trabalho ou equipe por dia, responda com apenas uma resposta. A única mensagem descreve suas respostas para toda a correspondência recente. Depois de começar esta prática, não se surpreenda se alguns de seus colegas sigam o seu exemplo, levando ao tráfego geral reduzido de e-mail.

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4. Deixe seus colegas saberem que você só responde e-mails durante uma determinada hora do dia.

Esta dica pode ou não ser apropriada em sua situação particular, mas vale a pena considerar. Com colegas que esperam respostas de e-mail instantâneas regularmente, informe-lhes que você tenha um cronograma definido para responder mensagens. Alguns colegas de trabalho gostam de enviar fluxos de e-mails curtos e esperam que você responda cada um de volta como se estivesse conversando ou enviando mensagens de texto. Outros podem enviar-lhe um e-mail com solicitações detalhadas e esperam que você responda imediatamente. Ambos os comportamentos mostram um desrespeito ao seu tempo. Há um gerenciamento de tempo dizendo: "O mau planejamento de sua parte não constitui uma emergência da minha parte." Você está no comando do seu tempo. Fique atento ao seu cronograma de e-mail e ensine seus colegas a respeitá-lo.

5. Guarde e reveja as suas mensagens mais importantes antes de clicar em "enviar".

Nossa escrita é um aspecto importante da nossa marca profissional. Mensagens que contêm vários erros de ortografia, gramática e outros erros de escrita podem criar a percepção de que o autor é descuidado, impulsivo ou simplesmente um escritor pobre – e não as impressões que deseja criar, se desejar respeito e progresso profissional. Antes de enviar um e-mail importante, guarde-o, faça outra coisa por alguns minutos, então volte e leia a prova. Você pode se surpreender e aliviar os erros que você encontra.

6. Trate cada e-mail relacionado ao trabalho como informação pública potencial.

As mensagens que você envia e recebe via email da empresa são propriedade de seu empregador. Eles podem ser supervisionados, sinalizados e, em alguns casos, usados ​​como evidências para apoiar medidas punitivas ou ações legais. Uma pesquisa conjunta da American Management Association e The ePolicy Institute descobriu que duas em cada três empresas monitoram o uso da web. Além disso, seus colegas podem mostrar ou encaminhar seus e-mails "confidenciais" para outros sem sua permissão.

Evite escrever mensagens em seus e-mails da empresa que estão com raiva de tom, atacando palavras, de natureza fofa ou de humor ofensivo. Mais importante ainda, evite escorrer informações confidenciais ou confidenciais da empresa para aqueles que não estão autorizados a saber. Se você acha que um e-mail que você está prestes a enviar pode potencialmente causar problemas, pode ser aconselhável clicar em "excluir". O mesmo se aplica às suas mensagens instantâneas e atividades de redes sociais através da propriedade da empresa.

Para saber mais sobre como lidar com colegas e gerentes difíceis, veja meu livro (clique no título): "Como se comunicar eficazmente e lidar com pessoas difíceis".

7. Considere uma declaração de marca como parte de sua assinatura de e-mail.

Na parte da assinatura de cada email de trabalho que você envia, é uma marca inteligente para incluir uma breve declaração que representa sua visão ou valores profissionais. Eles individualizam quem você é para o destinatário e servem de lembrete de seu produto ou serviço. Alguns profissionais também incluem um logotipo personalizado. Aqui estão dois exemplos:

Molly Prichard, The Growth and Adventure Company
"O aprendizado nunca esgota a mente." – Leonardo da Vinci

Marie Louise Diaz, autor e Blogger
Compartilhando histórias de mulheres comuns com coragem extraordinária.

Em conclusão, se você está inundado com e-mails de trabalho, você pode controlá-los ou deixá-los controlá-lo. O profissional inteligente gerencia emails com sabedoria, e, como resultado, aumenta tanto a qualidade quanto a quantidade de desempenho no trabalho. É um dos aspectos do sucesso da liderança.

Para mais informações sobre o sucesso profissional , veja meus livros (clique nos títulos):

"Comunicação Confiante no Local de Trabalho"

"Comunicação Confiante para Profissionais Femininas".

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