O que o seu email na caixa diz sobre você?

Eu tinha 47 e-mails na minha caixa de entrada esta manhã, sem contar o que o Gmail e o Mac Mail conseguiram filtrar em spam, listservs e anúncios. Isso é bastante típico para uma sexta-feira. Os sábados têm muito menos, deixando-me sentir aliviado e ansioso de que algo talvez não tenha passado. Eu sou inusitadamente neurótico sobre o email? Acho que não.

Todos nos abordamos sobre o compartilhamento de informações e armazenamos um pouco de forma diferente e o mesmo acontece com o e-mail. Não apenas o que dizemos ou enviamos, mas o que mantemos. A ubiquidade de "in-boxes" levanta a questão de como gerenciamos aqueles que recebemos. Nem todos usam o e-mail da mesma maneira, mas nunca antes na história foi possível ter tanto "contato pessoal" de tantos. Para alguns, é uma linha de vida de carreira, para outros é o centro de sua existência social. A maioria de nós está em algum lugar no meio. Como gerenciamos o email depende de como o usamos, a importância dos diferentes tipos de e-mails para nós é de um amante ou de um anúncio com cupom) e nossa abordagem geral de informação e vida.

Fonte: Pamela Rutledge / Shutterstock

Não há como negar que o email se sente pessoal, particularmente agora que os smartphones estendem o que costumava ser um evento desktop / laptop. Estudos usaram mensagens de texto de e-mail e SMS como intervenções para mudar o comportamento (por exemplo, Lim, et al., 2012). Isso faz com que a questão do gerenciamento de e-mail seja mais carregada do que, digamos, chegando em casa de férias para classificar a pilha de correio de uma semana.

Nós ainda temos um hiato de geração, não por idade, mas por adoção de tecnologia. As pessoas variam em seu interesse e capacidade de "controlar" a correspondência digital, como o e-mail. Algumas pessoas não usam isso, achando mais problemas do que vale a pena – para o disgusto de seu grupo social que quer enviar os minutos do clube de jardinagem em PDF.

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Algumas das variações no gerenciamento de e-mail são inteiramente um problema de conhecimento e habilidades. Por exemplo, algumas pessoas não sabem sobre filtros de spam, pastas, a localização do botão de exclusão ou outras formas de gerenciar todas essas missões eletrônicas.

O objetivo tácito de uma caixa de e-mail organizada é semelhante ao fato de ter organizado seu organizador de mesa. Mas, para a maioria, o gerenciamento de e-mail se resume a mais comportamentos relacionados à personalidade – uma combinação de organização, procrastinação, perfeccionismo, medo de perda e a capacidade de deixar ir. Onde você cai?

O Email Dominatrix

O super eficiente terá uma política de tolerância zero para o email não lido. A maioria dos gurus da organização irá dizer-lhe para triar o seu e-mail-lidar com ele durante os horários fixos e determinar o que pode ser tratado com uma resposta rápida ou o que precisa ser reservado quando você tiver mais tempo. A idéia é não ter a pilha não lida ganhando em você ficando louco. Depois de saber que você tem tempo programado para revisar sua caixa de entrada, você pode passar para o tempo ininterrupto e ser mais produtivo. Psicologicamente, isso faz com que você se sinta para trás para saber que esses e-mails estão se acumulando a menos que você tenha uma estratégia programada para sua revisão (a menos que você realmente não se preocupe com o que está lá).

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O procrastinador

Todo mundo sabe que o processamento de e-mail pode consumir o seu dia se você não estiver fazendo julgamentos prioritários sobre o que é importante. Isso faz com que manter uma caixa de e-mails sem email seja uma excelente estratégia para alguém que está evitando fazer algo difícil onde eles têm que pensar. Se você lida com todo o seu e-mail para evitar o seu trabalho, não precisa se preocupar em salvá-los para mais tarde.

O Filtro e Filer

Algumas pessoas salvam seu email de leitura usando filtros e pastas para facilitar a busca de informações no futuro. Salvar emails é mais rápido do que salvar as informações em outro formato (como salvar em PDF e arquivá-lo fora do programa de correio). Se você precisa procurar reservas de viagens antigas, recibos de impostos ou propostas, essa estratégia faz algum sentido. Embora seja provavelmente um pouco delirante, uma vez que os programas de correio são difíceis de procurar em relação aos arquivos normais. Quantas vezes você procurou um e-mail e teve que perguntar a um colega, "que data você enviou?" Há, no entanto, como um pequeno custo marginal na poupança de e-mails em termos de armazenamento, que arrumando apenas as caixas de e-mail faz sentido economicamente se o seu arquivo de e-mail estiver lento, não porque você esteja atingindo a capacidade da caixa de e-mail. Alguns programas de e-mail, como o Mac Mail, tornam impossíveis os anos de arquivamento, criando assim uma perda ou economizando o dilema mais difícil. Esta estratégia funciona para os perfeccionistas.

O perfeccionista

Ok, você sabe quem você é. Os perfeccionistas economizam os emails lidos com a idéia de que eles chegarão a tudo o que lhes pediu, de resgatar cupons para participar de webinars e ler downloads de ebooks da Hubspot. É o equivalente digital da remessa na parte de trás do armário ou uma lista de tarefas que é tão longo que não pode ser útil. Isso permite que os perfeccionistas justifiquem ser um adicto ao trabalho, no entanto, se a necessidade de justificação surgir.

Espírito grátis

A maioria das pessoas realmente lê seus e-mails – nossa vida profissional e social são em grande parte centradas em comunicações digitais. Alguns não. Alguém com milhares de e-mails não lidos não se importa muito com o que eles dizem ou não sente que há algo lá que é urgente ou relevante para o que eles estão fazendo diariamente. Não eliminar todos os e-mails não lidos fornece a ilusão de que se você QUERIA saber o que estava acontecendo lá, você poderia descobrir. Ao mesmo tempo, você tem a sensação de que você deve ser muito popular porque por que você teria todo esse e-mail? Provavelmente também significa que os Espíritos Livres descobriram uma maneira de manter contato com pessoas que realmente importam sem usar o e-mail, seja um texting ou um pombo de porteiro.

O Verdadeiramente Entediado

Às vezes, é difícil dizer a diferença entre Free Spirits e The Realmente-Overwhelmed, uma vez que não responde e-mails, ou apenas esporádicamente. A diferença pode ser vista em seus rostos. O escritório de correios italiano ficou tão atrasado que eles simplesmente jogaram fora um monte de e-mails e começaram de novo. Essa é uma estratégia razoável para o Verly-Over-Whelmed. Se você perdeu algo importante, provavelmente você receberá o e-mail "Você recebeu meu e-mail".

Buscas de Segurança

Algumas pessoas salvam ler e-mails para a sensação de segurança que dá para acreditar que poderiam encontrar coisas se precisassem, mas raramente ou nunca precisam. Alguns de nós têm mais tolerância à incerteza do que outros. Salvar o e-mail é um cobertor de segurança insatisfatório no longo prazo, no entanto, porque você precisa lembrar tantas coisas (como a linha de assunto) para encontrar um email específico.

Românticos

Algumas pessoas salvam e-mails de amigos, familiares e pessoas que se importam, porque parece que é errado excluí-las como se fosse ". Isso tende a ser alguém completamente inadequado para SnapChat.

O que mais importa é que seu estilo de e-mail funciona para você. Caso contrário, você pode se juntar às fileiras do Email Frustrado.

O e-mail frustrado

Esta pessoa (e eu sou uma dessas) é um híbrido de Filtrador / Filer, Perfeccionista e Romântico. Passamos todo nosso tempo buscando um melhor programa de e-mail que possa resolver nossos problemas de gerenciamento de e-mail porque economizamos muitos e ainda não podemos encontrar nada quando precisamos disso. Se você tem uma recomendação, ainda estou olhando!

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Lim, MSC, Hocking, JS, Aitken, CK, Fairley, CK, Jordan, L., Lewis, JA, et al. (2012). Impacto do texto e mensagens de e-mail sobre a saúde sexual dos jovens: um julgamento controlado aleatório. Journal of Epidemiology and Community Health, 66 (1), 69-74.