Repensando como "conferimos"

Já esteve em uma conferência ultimamente, ansiosa por aprender com os grandes apresentadores de nomes, e então descobriu que seu cérebro latejava até o final do primeiro dia, incapaz de aceitar outra ideia? Se assim for, você não está sozinho.

A maioria das conferências é montada de acordo com as fórmulas projetadas há décadas, em uma era antes do início da mora e da informação, com pouca atenção a como o cérebro digere novas idéias. No entanto, com alguns ajustes, as conferências podem ser muito mais divertidas e úteis para todos.

As conferências não estão indo embora.
Com todos passando mais e mais tempo online, o desejo de conexões humanas "reais" e um senso de comunidade está aumentando. Atendendo esta necessidade, muitos hotéis em todo o mundo são registrados com um ano de antecedência, sejam alguns milhares em uma convenção de terapeuta sexual (o recente lema da conferência: "dinâmico, interativo, criativo"), ou 25 mil na conferência de sociedade de neurociências . Todo grupo da indústria parece ter seu próprio evento global, nacional, estadual e local. Enquanto o comparecimento à conferência durante o GFC, os números estão subindo novamente, para cerca de 60 ou 70% do que eram. E da mesma forma que as bandas se deslocam mais hoje, porque ninguém mais compra registros, com as vendas de livros baixas, os autores estão na estrada mais do que nunca, todos disputam a contar sua história.

Estamos presos em um modelo antigo
Enquanto as conferências estão ficando maiores e mais comuns, eu não acho que elas estão ficando muito melhores. Eles estão ficando mais eficientes e simplificados (pense em inscrição on-line e mais opções de refeições), mas eu não acho que eles estão ficando mais eficazes.

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As pessoas têm dois objetivos básicos quando participam de uma conferência: encontrar novas idéias e se conectar pessoalmente com pessoas que você não conheceria de outra forma. Se você está lá para aprender, para fazer redes, pesquisar, comprar ou vender, esses dois objetivos são comuns em geral.

No entanto, as conferências não são muito boas na maximização desses objetivos. O aumento das pressões financeiras nos eventos significa que os organizadores estão empacotando mais em programas para tentar torná-los mais atraentes, o que significa menos capacidade de digerir novas idéias. E o aumento do tamanho dos eventos tem os organizadores pensar de maneiras mais industriais sobre pastorear pessoas ao redor do evento, em vez de pensar sobre como formar conexões entre pessoas. Muitas vezes, estou assombrado por caras magras nas grandes conferências. Estas devem ser experiências sociais ricas, mas cada vez mais deixa as pessoas alienadas.

O verdadeiro dilema: bums em assentos versus experiência participante.
Aqui está o dilema do núcleo. Para os organizadores da conferência (do qual eu sou um), há um conflito entre querer preencher assentos (o que exige ter um grande número de apresentadores e tópicos abordados) e querer criar a melhor experiência possível para os participantes (o que exige algo mais inteiramente ).

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A maioria das conferências se concentra naturalmente no lado dos assentos de enchimento. Isso significa colocar o maior número possível de oradores e tornar o programa irresistível, o "Sizzler" smorgasbord de eventos. A teoria diz que, se a propagação parecer tão insanamente deliciosa, as pessoas não poderão resistir a comparecer. (Uma das razões pelas quais atendemos se há grandes nomes falando é a recompensa de aumentar o status de alguém, o que acontece quando conhecemos pessoas famosas.)

O resultado desta abordagem pode ser medido por uma métrica informal mas reveladora: o número de pessoas nas sessões da conferência, versus nos corredores, no 2º ou 3º dia de um evento. Em uma conferência global recente, participei, os corredores estavam lotados no final do segundo dia. Os cérebros das pessoas não conseguiram mais nada.

Um modelo diferente
Na cúpula NeuroLeadership de 2010 (divulgação: sim, eu executo este evento), os corredores estavam descobertos no final do terceiro dia. Isso não foi um acidente, nem foi fácil de alcançar. Esta conferência é sobre o cérebro, então, naturalmente, tivemos que fazer a participação como "amigável ao cérebro" quanto possível. Através da experimentação de mais de 5 eventos em 4 anos, finalmente pensamos que o temos direito (e de modo algum o entendemos corretamente nos primeiros eventos). A diferença veio de se concentrar nos objetivos reais do participante, que são "novas idéias úteis" e "novas conexões humanas".

Depois de alguma busca da alma, decidi desvendar os insights que desenvolvemos sobre o design da conferência. Essas idéias podem ser aplicadas, pelo menos em parte, para qualquer tipo de evento, desde um pequeno retiro de liderança até uma convenção maior. (Embora algumas dessas sugestões na íntegra sejam desafiadoras nas conferências maiores).

1. IDEIAS SÃO COMO ALIMENTAÇÃO
No cérebro, a informação é (um pouco) como comida. Precisa ser digerido antes de poder adicionar mais. E as grandes idéias, especialmente as novas ideias, são como uma grande quantidade de comida – eles realmente precisam de tempo para serem integrados, ou você rapidamente se torna mentalmente "cheio". (Existe um novo artigo sobre a incorporação de aprendizagem, denominado modelo "AGES", recentemente publicado no NeuroLeadership Journal.)

A digestão não é resolvida adicionando 10 minutos de Q & A no final de uma sessão. As pessoas precisam de oportunidades regulares para digerir informações. O modelo que encontramos que funciona é o seguinte: a cada 1,5 horas deve haver uma pausa séria na programação. O intervalo deve ser pelo menos 30 minutos, depois 1 hora, ou 1,5 horas. A idéia é que você nunca esteja em uma sala há mais de 1,5 horas antes de uma mudança significativa de espaço (tanto mental quanto física). Ao longo de um dia, isso funciona para permitir 4 lotes de sessões de 1,5 horas, o que é realmente um monte de estar em uma sala. Mas está dividido muito para que as pessoas possam integrar as idéias através da discussão ou simplesmente descansar suas cabeças. (Napping também é bom para integrar informações).

Em segundo lugar, e esta é a parte mais difícil, as conferências precisam ser mais diligentes sobre a incorporação da digestão nas sessões. Na Cúpula NeuroLeadership usamos o que desenvolvemos e denominamos o modelo "DEAQ" para apresentações.

Simplificando, uma sessão não pode ter mais de 30 minutos de entrega formal pré-planejada. Dentro desses 30 minutos, a cada 10 minutos, precisa ser um dos 4 componentes interativos:
• Digestão (o que significa apenas deixar os participantes discutirem as idéias entre si).
• Um Exercício, o que significa uma atividade que os participantes fazem sozinhos ou uns com os outros para experimentar um modelo.
• Um aplicativo, que envolve discussão sobre as aplicações ou implicações de uma idéia, muitas vezes facilitada por uma pessoa que não é o apresentador.
• E, claro, perguntas , que é um Q & A padrão.

Uma sessão que demora 90 minutos é muito mais energizante e atraente nesse formato. Há mais envolvimento, mais "gerando" as idéias pelos participantes, que é um dos principais requisitos para incorporar a aprendizagem.

O uso do modelo DEAQ não é fácil: os apresentadores muitas vezes empurram para trás, eles sabem que não podem simplesmente aparecer e (um tanto sem sentido) fazer o seu shtick usual – mas isso também tem uma vantagem para você, como você pode imaginar. Também é preciso educar os participantes para que eles tirem o melhor proveito deste formato, por exemplo, explicando como fazer as melhores perguntas.

2. SOCIAL É TUDO
Quando perguntei, a maioria das pessoas diz que o valor primário de uma conferência é as pessoas que conhecem e não as sessões de aprendizado. Novas relações comerciais são muitas vezes muito mais valiosas do que as novas ideias. Talvez as conferências tenham a sua alocação de tempo errada aqui?

Quando você vai a uma conferência e vê, há 200 pessoas com quem quer conversar, mas só tem tempo suficiente para conversar com 20, pode ser muito decepcionante. As expectativas positivas de todas essas novas conexões são gratificantes, mas as expectativas não atendidas causam uma resposta de ameaça. As conferências podem e devem melhorar ao maximizar as conexões humanas. Estudar após o estudo mostra que as questões sociais para o cérebro. Um estudo mostrou que as conexões sociais de alguém determinaram resultados de saúde mais do que quaisquer outros fatores de saúde.

Na Cúpula NeuroLeadership, criamos o evento para que todos fiquem juntos por café da manhã, almoço e jantar, além de um evento de bebidas, que somou 4,5 horas de tempo social não estruturado. Havia também, por causa do desenho das sessões, um sistema incorporado que reunia os participantes em sua mesa, em quase todas as sessões. Assim, em uma conferência com 200 outros, é possível ter conversas de qualidade com mais da metade do grupo, o que é muito mais enriquecedor em muitos níveis. (Quer a matemática? 12 sessões no total, 8 pessoas em uma mesa a cada vez, faz para 96 ​​pessoas que você conhece e discute as sessões com enquanto em uma mesa, mais cerca de 12 horas de tempo social.) Tudo isso faz um ótimo toque , e toneladas de novas conexões, que o cérebro gosta tanto internamente quanto no mundo real.

3. FAÇA MENOS, MAS FAÇA-O REALMENTE BEM
Um dos desafios deste formato é que agora você só tem 4 tópicos possíveis por dia. Como você faz isso funcionar? Agora, uma conferência se torna mais como uma peça de arte. Você deve decidir o que deixar de fora e escolher apenas os tópicos que são de maior importância. Então faça esses tópicos muito bem.

Este é, de fato, um pouco mais difícil e não é necessariamente possível para grandes conferências. Para conseguir isso, você precisa de alguém como um "arquiteto de eventos" que tenha uma visão e possa supervisionar a construção do evento com muita atenção e trabalhar com todas as pessoas que executam sessões para se certificar de que o conteúdo está na marca. Você não pode pagar 1 ou 2 sessões ruins quando você só tem 4 por dia. É o que deixa na pilha que torna todo o evento mais rico para todos.

4. TRABALHAR COM, NÃO CONTRA, O FLUXO NATURAL DA ENERGIA
A última coisa a gerir é reconhecer o refluxo normal e o fluxo de energia mental durante um dia e durante o programa em geral. Aqui estão algumas dicas:
• Coloque as grandes idéias no início de um evento, quando as pessoas ainda podem digerê-las e, em seguida, grandes idéias podem tecer através do resto do programa
• Use a manhã para idéias realmente grandes e as sessões da tarde para aplicações práticas
• Permitir uma interação ainda maior após o almoço dentro das sessões
• Ter sessões mais curtas com mais frequência à medida que o programa avança, por exemplo, no 2º ou 3º dia, quando as pessoas podem digerir menos
• Coloque as pessoas em grupos menores após o almoço, quando a interação ajudará a manter as pessoas acordadas

Em resumo, as conferências podem ser muito mais divertidas e úteis se pensarmos sobre os objetivos reais que as pessoas têm para conferências e criar programas com o cérebro em mente. Espero que isso tenha sido útil para os leitores.