Não acontece um dia quando estou trabalhando com organizações sobre como melhorar a comunicação e as relações que uma reclamação sobre e-mails surge como uma frustração constante e obstáculo para a produtividade.
Uma empresa decidiu dar um passo ousado para fazer algo sobre o problema. A Thery Breton, CEO da Atos, a maior empresa de TI da Europa, planeja colocar em vigor uma política de e-mail "zero" até 2013. Breton argumenta que apenas 10% das 200 mensagens eletrônicas que seus mais de 74 mil funcionários em todo o mundo recebem todos os dias acabam Ser útil. "O e-mail não é mais a ferramenta de comunicação apropriada", diz Breton, "É hora de pensar de forma diferente". Em vez disso, Breton quer que os funcionários da Atos usem o tipo de comunicação eletrônica de bate-papo semelhante a plataformas de redes sociais, como Facebook ou Twitter. Em uma jogada similar, a Volkswagen Company na Alemanha decidiu parar de enviar e-mails para certos funcionários após o horário de trabalho.
Quão grave é um problema de e-mail? Estudos como o de Thomas Jackson e seus colegas, publicados nos artigos da Conferência de Avaliação Empírica, mostram que pode demorar mais de um minuto para que uma pessoa atente sua atenção na tarefa em questão depois de terem sido alertados para uma Novo Email. Se a pessoa média receber 100 e-mails por dia, 90 minutos por dia são desperdiçados ao se reorientar no trabalho em questão.
Jonathan Spira, autor de Sobrecarga: como muita informação é perigosa para sua organização , afirma que a sobrecarga de informações custa a economia dos EUA quase US $ 1 trilhão em 2010; que ler e processar apenas 100 e-mails por dia pode ocupar mais de 50% do dia do trabalhador do conhecimento, porque leva 5 minutos para que o cérebro volte ao controle após uma interrupção de 30 segundos.
Nicholas Carr, autor de The Shallows: o que a Internet está fazendo para nossos cérebros, e escrevendo no New York Times , argumenta que o e-mail foi de alguma forma um Godsend, porque nos aliviou do volume caro e crescente de chamadas telefônicas. No entanto, ele argumenta, o e-mail "removeu o custo, tanto monetário como social, da comunicação pessoal".
Estudos como o de James Katz, diretor do Centro de Estudos de Comunicação Móvel da Universidade de Rutgers, referiram que a geração mais jovem não usa e-mail para se comunicar, preferindo plataformas de redes sociais e mensagens de texto, porque a comunicação é imediata e muito mais informal.
David Allen, um consultor e autor de Getting Things Done , acredita que não é possível efetivamente proibir e-mails. Ele afirma que os problemas associados aos e-mails têm mais a ver com a falta de foco nas organizações em comunicação clara.
Amy Gallo, escrevendo na Harvard Business Review , ressalta que, embora a proibição de todos os e-mails não seja possível, os passos para obter controle de e-mails excessivos e improdutivos e o uso de sabáticos por email podem ser passos positivos que as organizações podem tomar.
Uma coisa é certa, o volume de e-mails e a dependência deles como a forma preferida de comunicação nas organizações é cada vez mais aguda e disfuncional, e a sobrecarga de informações é agora o problema número um nas organizações.
