Retirando uma reunião de equipe

As primeiras impressões contam. Na verdade, dentro dos primeiros 30 segundos de conhecer alguém pessoalmente ou por telefone, a outra pessoa já produziu uma impressão de você.

Dito isto, ao longo dos anos, aproveitei várias técnicas de construção de equipes para ajudar as equipes a avançar rapidamente através dos estágios de desenvolvimento de grupo (Storming, Forming, Norming, Performing, Adjourning) e criar uma boa impressão de mim como líder do projeto.

Técnica 1: Tenha uma imagem Organograma

Antes da reunião inicial, peço a cada membro da equipe que envie eletronicamente um auto-retrato 2 x 2 para incluir em um organograma da imagem.

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A primeira reação do povo é: "Por que precisamos de um organograma da imagem?" Por mais tolo que pareça, descobri que ter um organograma de imagem aproxima os membros da equipe (especialmente, se virtual).

Como somos criaturas visuais, tendemos a ter um investimento emocional em coisas que podemos ver e tocar; portanto, humanizar o organograma permite que os membros da equipe se sintam mais responsáveis ​​se um rosto estiver associado a um nome em vez de um nome digitado.

Técnica 2: Propenda uma imagem do indivíduo que se junta via telefone

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Muitas vezes, quando os indivíduos se juntam a uma reunião por telefone, eles tendem a ser muito silenciosos e às vezes, esquecidos.

Dependendo do tamanho da equipe e da sala de conferência, gostaria de colocar sua foto em uma cadeira vazia ou no próprio telefone. Não precisa ser uma imagem, pode ser um pequeno brinquedo ou pedaço de papel com o nome deles.

O objetivo é ter algo físico para representar o (s) indivíduo (s) no telefone. Isso ajudará os membros da equipe a lembrar os que estão no telefone e capacitar os membros da equipe virtual para participar da conversa.

Técnica 3: Peça ao time para fazer o teste de personalidade de Myers-Briggs

Você pode ter ouvido pessoas dizerem, eu sou INTJ, ENTP, ESTJ, etc. Este é um resultado do teste de personalidade de Myers-Briggs . É um questionário psicométrico projetado para medir preferências psicológicas sobre como as pessoas percebem o mundo e tomam decisões. Existem muitas versões on-line gratuitas, uma pode o Google, mas se a organização puder pagar, eu sugiro que se use a versão oficial.

Eu gosto de usar este teste porque cada membro da equipe pode se afastar sabendo mais sobre seu próprio tipo de personalidade e como ele se relaciona com o trabalho em equipe. Então, se você tem muitos Extrovertidos ( Es ) e alguns Introvertidos ( Is ), a equipe pode garantir que os membros da equipe mais silenciosos ( Is ) sejam encorajados a participar se houver um debate.

Técnica 4: trabalho em caso de negócios

Você se lembra do primeiro dia da escola? A ansiedade em conhecer novas pessoas, se preocupar com o que as pessoas pensariam de você e saber onde você caberia? Bem, não é diferente quando os indivíduos se juntam a um novo grupo.

Os membros da equipe têm automaticamente esse tipo de angústia e ajudam a liberar essa energia, eu uso casos de negócios divertidos e simples que a equipe pode resolver. Eu bloqueio 10 a 15 minutos da agenda para trabalhar neste tipo de exercício toda semana até que o caso esteja completo. Normalmente, é resolvido nas três primeiras reuniões.

O objetivo aqui é construir a confiança da equipe e tornar a experiência inicial do time da equipe divertida + memorável.

Eu gosto de usar casos de negócios de http://www.thetimes100.co.uk/. Embora sejam destinados a professores e alunos, encontrei ferramentas muito úteis na construção de equipes.

Técnica 5: Construa uma Casa Lego

Este exercício é principalmente útil para os membros da equipe fisicamente presentes. Pode-se tentar incluir alguém que seja virtual, mas não tive grande sucesso com minhas tentativas.

Com antecedência para a reunião, compre blocos Lego e construa uma pequena estrutura simples. Eu tende a construir um que tenha uma base sólida, quatro colunas e uma caixa oca sólida, semelhante a um quadrado. Você pode construir tudo o que quiser, desde que haja peças suficientes para todos os membros da equipe.

Depois de ter construído a estrutura, desmonte-a e remova cuidadosamente as peças. O exercício deve ser praticamente impossível de completar.

Eu costumo dar ao time 5 a 10 minutos para completar o exercício. O objetivo é ter uma configuração divertida onde os membros da equipe podem ver fisicamente o que estão construindo juntos. Também permite que você observe a dinâmica da equipe (por exemplo, líderes, seguidores, etc.).

Em geral, as técnicas que você usa, eu acho importante investigar atividades que você acha que a equipe gostaria e poderia fazer juntos (incluindo funcionários virtuais). A introdução de atividades na frente ajudará a acelerar a formação da equipe e também, de acordo com a sua execução, os membros da equipe teriam uma excelente experiência de equipe.

Para aqueles céticos lá fora, incluí um artigo fantástico de Alexander Kjerulf sobre as 5 principais razões pelas quais a maioria dos eventos de construção de equipe são uma perda de tempo. Ele não só fala sobre como os eventos de construção de equipes podem prejudicar uma empresa, mas também fornece a fórmula de como executar grandes atividades de construção de equipes.

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Bernardo Tirado, PMP @thePMObox

Bernardo cobre liderança e tecnologia para PsychologyToday.com. Além de ser um psicólogo industrial, ele é certificado como Seis Sigma Blackbelt, Project Management Professional, Body Language Expert, e é treinador certificado em entrevistas analíticas.