Uma agenda fora de controle é o inimigo da realização. Quanto maior for o seu negócio, mais demandas existem no seu tempo, e quanto mais importante é gerenciá-lo de forma pensativa.
Você dedica até um quarto de tempo a gerenciar sua agenda conforme o seu orçamento, seus projetos ou suas pessoas? Provavelmente não. No entanto, seu tempo é um dos seus recursos mais fundamentais – e a alocação eficiente dele permite focar onde você precisa.
Naturalmente, não estou dizendo que não faça as coisas importantes – simplesmente que tenha bom senso de cortar implacavelmente as margens. Nesse espírito, para aqueles de vocês que poderiam usar mais horas no dia para fazer o que o trabalho exige (provavelmente cerca de 97% da população de gerenciamento!), Aqui estão quatro sugestões:
Reduza o seu comparecimento ao encontro – A mania de reunião é claramente entre os "Mais queridos da América" quando se trata de roubar o tempo. Mas há muitas maneiras razoáveis para minimizar essa perda. Essa é uma das prerrogativas da administração: se uma reunião é marginalmente importante, delegue-a. Ou tenha um telefonema rápido com o organizador. Ou peça a apresentação de slides e notas de reunião depois. Claro, se é importante, você vai … mas, se não estiver, existem várias alternativas responsáveis.
Reduzir as viagens de negócios – Nada limita mais uma semana potencialmente produtiva do que uma boa viagem longa para um local remoto. Claro, algumas viagens de negócios são cruciais e inevitáveis, nenhum argumento lá. Mas alguns são discricionários. Caso em questão: houve uma conferência de associação comercial da indústria na qual eu representei minha empresa há vários anos. Foi uma rede agradável e agradável, e eu ocasionalmente ganhei conhecimentos competitivos e industriais. Mas também engoliu dois ou três dias em uma única mordida várias vezes por ano. Comecei a delegá-lo a um colega mais jovem e muito capaz e provou ser uma excelente oportunidade de desenvolvimento – ao mesmo tempo em que aumentava significativamente a minha capacidade de realizar o trabalho .
Bloquear meio dia em seu calendário a cada semana – Sem reuniões, sem conferências telefônicas … isso pode ser apenas o seu tempo para recuperar as coisas e se concentrar onde você escolher. A reação inicial de muitos gerentes a isso é dizer, ótima idéia, mas nunca poderia fazê-lo. Estou aqui para lhe dizer: você pode. Fiz isso por anos e muitas vezes as quatro horas mais produtivas da minha semana. Eu poderia me concentrar em projetos, apresentações, passar tempo com meu pessoal … o que quer que fosse, eu não estava chegando a isso, eu mais sentia que precisava ser feito. Você está pensando … parece tentador, mas não posso fazer isso. Minha pergunta: por que não?
Liberte o requebramento de e-mail – Salvando o melhor por último. Dependendo do tamanho da sua organização, a quantidade de e-mail que você recebe pode ser assustadora, desmoralizadora e deprimente. Para se libertar? Nenhuma resposta simples, mas algumas sugestões. Se você tem um assistente confiável que realmente conhece você e sua empresa, faça com que ele ou ela perca seu e-mail regularmente e separe o trigo da palha. Ou informe a sua equipe para cortar o email para você e sinalizar uma mensagem de uma forma acordada se for realmente importante. Ou reserve uma certa quantidade de tempo todos os dias (por exemplo, 20 minutos) para atacar o e-mail, cortar e queimar seu caminho através dele. Novamente, não há panaceias aqui, mas o que é mais importante é não deixar isso arrastá-lo para baixo, mas desenvolver uma rotina eficiente que funcione para você manter os cães eletrônicos na baía. Nada arruína uma manhã energizada otimizada mais rapidamente do que 1.038 mensagens não lidas na sua caixa …
Já percebeu que os executivos mais efetivos parecem ter, quase magicamente, mesas limpas e tempo de sobra?
Dólares para rosquinhas, eles gastam uma boa dose de tempo pensativo para gerenciar o tempo.
É hora de gastar bem.
Este artigo apareceu pela primeira vez no Forbes.com.
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