Organização e gerenciamento de tempo de dentro para fora

A maioria de nós deseja que estivéssemos melhor organizados e pudermos gerenciar melhor nosso tempo. Para ajudar, na entrevista de hoje The Eminents , falei com Julie Morgenstern.

Seus livros clássicos, Organizando do Inside Out e Time Management From Inside Inside , foram desenvolvidos em PBS especiais. Ela apareceu no Good Morning America, no Today Show e no Oprah Winfrey Show. Ela foi consultora de organizações da Microsoft para a NBC-Newsroom para o escritório do prefeito da cidade de Nova York. Ela foi entrevistada e citada no New York Times, TIME, Wall Street Journal, até a Men's Health.

MN: A maioria de nós escolhe nossa carreira em parte por causa de uma questão pessoal. Você teve um problema com a organização?

JM: eu fiz. Crescendo, fui notoriamente desorganizado. Eu vivi sem pilhas. Não havia espaço no chão no meu quarto. Adorei coisas. Eu era uma pessoa de teatro, então cada objeto, até um menu com um desenho bonito que poderia inspirar uma peça de teatro, ficaria sentado no meu andar. Eu seria periodicamente enviado para o meu quarto para o fim de semana até que minha mãe pudesse ver um caminho claro da minha porta para minha cama. Eu passaria o fim de semana inteira fazendo a escavação arquitetônica e uma hora antes do final do fim de semana, meus pais bateriam na porta e disseram que parecia pior do que na sexta-feira. Então, para cumprir o prazo, eu simplesmente empurraria tudo de volta para gavetas e armários.

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Eu tinha uma tia que estava incrivelmente organizada. Eu pensei: "Ela não tem nada melhor para fazer com sua vida do que rotular tudo?" Mas quando cheguei a uma escola de graduação, minha desorganização me alcançou. Eu estava na escola durante o dia, no ensaio de noite e nos fins de semana. Com a minha falta de organização, não consegui fazer tudo o que precisava fazer.

MN: O que ajudou você a melhorar?

JM: Fiquei muito motivado para mudar porque amei o teatro e, depois de me casar, decidi que não poderia impor minha desorganização ao meu marido.

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Eu comecei muito pequeno. Acredite ou não, a primeira coisa que organizei foi o saco de fraldas. Isso porque meu bebê acabava de acordar de uma soneca e era um belo dia de verão, um momento perfeito para uma primeira caminhada. Mas, em meio à bagunça do meu lugar, quando encontrei todas as coisas que precisavam entrar no saco de fraldas, duas horas passaram, hora em que meu bebê recostou e perdi meu momento. Eu decidi logo que eu não queria minha desorganização para causar a minha filha a perder oportunidades.

MN: O seu livro, Organizar a partir do Inside Out, diferiu dos anteriores livros, porque se concentrava nas barreiras internas das pessoas a serem organizadas. Agora, quase 20 anos depois, você acredita que os mandados internos garantem muito foco?

JM: Sim. É um erro tentar organizar com base no superficial. Você primeiro precisa olhar para dentro. Pergunte-se por que deseja organizar? O que o impede de ser organizado? Quão organizado você quer ser? Você é tão perfeccionista que está surpreso com a idéia de quanto você teria que fazer? Você tem medo de que você falhe nisso, talvez conseguindo por um tempo, mas inevitavelmente caindo em seus antigos caminhos? Tem medo de que se você estiver organizado, sua criatividade irá diminuir?

MN: Desde que você escreveu esse livro pela primeira vez, sua compreensão das barreiras internas das pessoas à organização mudou?

JM: A única coisa que evoluiu é que eu entendi a diferença entre organização e decluttering. Organizar é sobre a sua vida atual tornando-se mais eficiente. Decluttering é sobre iluminar sua carga para que você possa avançar para o próximo estágio da vida. Quando as crianças saem para a faculdade, eles estão em um estágio decluttering – Eles precisam liberar a maior parte de suas coisas de infância. No meio dos 20 aos 40, você está no modo de aquisição enquanto está criando uma casa. Depois de se tornar um nador vazio, você começa a decluttering novamente.

MN: As táticas comportamentais que você recomendou para se organizar mudaram?

JM: Eles são provados para serem intemporais e eles funcionam. Por exemplo, comece com um canto da sala em que você gasta mais tempo. Dessa forma, ambos obterão o benefício todos os dias e isso aumentará sua motivação para enfrentar outras salas.

MN: Qual outra tática de organização é importante?

JM: Analise / strategize / attack. Quando a desorganização está em seu pico, não é natural parar e refletir – o impulso é simplesmente mergulhar e atacar. Mas se você demorar um pouco para analisar e elaborar estratégias, você provavelmente irá entrar em uma solução que funcione para você.

MN: Antes de escrever seu livro, Gerenciamento de Tempo do Inside Out , você teve um problema com o gerenciamento de tempo?

JM: Totalmente. Cada papel estava atrasado. Eu sempre estava atrasado. Tenho o trabalho feito tarde. Eu tive que trabalhar até tarde. O tempo estava escorregando pelos meus dedos. Eu sempre estava perseguindo o tempo.

MN: O que ajudou você a melhorar?

JM: percebendo que um dia desorganizado e um armário desorganizado são os mesmos: ambos têm uma quantidade limitada de espaço preso com mais do que você pode caber, então você empurra tudo em cada bolso do espaço sem nenhuma ordem específica. Esse arranjo casual é difícil viver, e muito menos viver de forma eficiente. Uma vez que percebi que o gerenciamento de espaço e tempo é o mesmo, eu simplesmente adaptei meus princípios de organização espacial. Por exemplo, você lote tarefas semelhantes, e estima, antecipadamente, quanto tempo em seu dia é sábio para alocar para cada um.

MN: Você ainda tem um problema com gerenciamento de tempo?

JM: Estou muito melhor agora, mas tenho que observar minha tendência a perder o tempo. Eu sou um hiperfocuser – eu entro no fluxo e depois o tempo desaparece. Então eu uso táticas para me proteger disso. Por exemplo, eu tenho um relógio na minha mesa e está me lembrando de manter essa entrevista demorada demais!

MN: Desde que escreveu pela primeira vez esse livro, sua compreensão das barreiras internas das pessoas para o bem-gerenciamento do tempo mudou?

JM: Não muito, mas descobri uma nova barreira para o gerenciamento do tempo: o medo da tomada de decisões. Quando as pessoas lutam para tomar decisões, elas perdem uma enorme quantidade de tempo.

MN: Você tem uma estratégia que ajuda?

JM: chegando aos quadros de decisão. Por exemplo, eu tenho um cliente que é um executivo que, antes de tomar qualquer decisão, define como o sucesso seria e depois vai com a primeira estratégia que atende aos critérios. Ele não desenvolve e, em seguida, escolhe entre várias estratégias – que muitas vezes leva mais tempo do que vale a pena.

MN: uma das suas recomendações de gerenciamento de tempo é: "Nunca cheque o primeiro e-mail". Não conseguiria imaginar não verificar o primeiro e-mail. É a minha janela para o que há de novo, importante e urgente. E eu acho divertido. Claro, se responder a um e-mail específico levaria muito tempo e não é importante, não responderei naquele momento, mas não consigo imaginar não verificar o meu primeiro e-mail pela manhã. Estou esquecendo de algo?

JM: Talvez você seja incomum, mas a maioria das pessoas achou que o e-mail muitas vezes descarrilava o que é mais importante e mais difícil, por exemplo, estudar algo, escrever, planejar, resolver problemas. Eles devem fazer essas coisas primeiro, quando são mais recentes.

MN: Qual é o próximo passo para Julie Morgenstern?

JM: Estou gostando de ajudar as empresas a ser mais produtivas e estou trabalhando em um livro para os pais. (Informações sobre isso em seu site: JulieMorgenstern.com).

MN: E pessoalmente?

JM: Conheci o amor da minha vida … e estou aprendendo a tocar violão.

Os nove livros do Dr. Nemko estão disponíveis. Você pode chegar à carreira e pessoal treinador Marty Nemko em [email protected].