Quatro organizando "pecados" para começar a cometer o propósito

Consciência culpada sobre os maus hábitos de organização? A ciência da computação pode absolvê-lo.

Fonte: Chansonnette / Flickr

A ciência da computação é responsabilizada por grande parte da nossa dor psicológica moderna. A obsessão com a automação tornou nossas carreiras mais precárias. Seu sucesso em conectar todos nós juntos também aumentou nossa ansiedade, colocando-nos em concorrência com os melhores fornecedores de nossas habilidades e serviços em todo o mundo. E seu dispositivo costuma treinar nossa atenção longe da carne e do sangue outros na sala e em direção a suas muitas telas.

No lado positivo, nos tornou mais produtivos, nos conectou mais fortemente com amigos e familiares distantes, e aumentou consideravelmente nossas opções de entretenimento.

E a informática também forneceu outro prêmio de consolação menos óbvio. Isso pode nos ajudar a reduzir a quantidade de culpa que sentimos como resultado de desorganização, e isso pode ser feito de pelo menos duas maneiras.

Primeiro, cientistas da informática descobriram que alguns de nossos hábitos de organização "mais preguiçosos" são realmente muito próximos da ótima. E isso significa que podemos continuar sendo preguiçoso, mas sem toda a culpa!

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E, em segundo lugar, em alguns dos lugares onde poderíamos estar melhor organizados, podemos usar alguns de seus truques de armazenamento e recuperação de dados super simples.

Aqui estão quatro organizando "pecados", devemos nos preocupar menos e talvez até comecem a cometer de propósito:

1. Caixas na sua garagem, sótão ou porão

Fonte: Joe Crawford / Flickr

Muitos de nós temos caixas em nossas garagens, sótãos ou porões. E nos sentimos culpados por isso. E, sério, por que estamos segurando essas coisas? E o que é mesmo nessas caixas?

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A ciência da computação nos diz para relaxar. Ter caixas em nossas garagens é muito melhor do que ter todas essas coisas em nossos espaços de vida. E provavelmente não está machucando nada sentado aqui.

Manter uma caixa de coisas diversas na garagem é o que os cientistas da computação chamariam uma técnica de "cache". Um "cache" é apenas um lugar para armazenar coisas. E os caches são usados ​​para tornar o armazenamento e a recuperação de dados mais rápidos no geral.

No caso de um computador, quanto maior é a memória de trabalho, mais tempo é necessário para pesquisar essa memória de trabalho para encontrar as coisas que ele precisa. Mas quanto menor a memória de trabalho, menor será a probabilidade de as informações necessárias estarem na memória de trabalho.

É um bom trade-off antiquado. E os cientistas da computação fizeram o melhor deste trade-off usando algo chamado armazenamento em várias camadas. Eles continuam a trabalhar a memória de forma bastante pequena, por isso pode ser rápido, mas suficientemente grande para que a maioria das informações mais comuns esteja lá.

Em seguida, eles irão armazenar a informação que é usada um pouco menos freqüentemente (mas ainda com bastante frequência) em um cache maior (e um pouco mais lento).

E a informação raramente necessária pode ser armazenada em um cache muito grande (o disco rígido). Quando você precisa de algo desse cache muito grande, levará um tempo (no tempo do computador) para encontrar o que você precisa, mas a esperança é que isso não aconteça com muita frequência.

Muitos computadores têm 5 ou 6 níveis de cache para melhorar os tempos de armazenamento e recuperação.

Da mesma forma, podemos pensar nas caixas em nossa garagem como um nível de cache para nossas coisas. É para o material que podemos ou não precisar ao longo do próximo ano ou dois. Se precisamos de algo em uma dessas caixas, pode demorar um pouco (no tempo humano) para encontrá-lo, mas, se não precisamos dessas coisas com muita frequência, não será muito incomum. E o segredo sujo que a maioria de nós conhece é que raramente precisamos acessar as coisas nessas caixas em nossas garagens.

A prática de manter uma caixa ou duas ou 10 na garagem tem dois grandes benefícios.

Primeiro, se nos sintamos livres para colocar coisas em caixas em nossa garagem, isso pode reduzir o número de coisas que temos em nossos espaços de vida e trabalho, o que significa que será muito mais fácil gerenciar as coisas mais importantes.

Em segundo lugar, esta prática torna mais fácil fazer escolhas à medida que nos desordenamos. Se você seguir o método Obtendo coisas feitas de desordenação, basicamente, você deve fazer uma das três coisas com cada item: 1) mantê-lo no espaço de vida / trabalho, 2) se livrar dele, 3) armazená-lo em um algum dia / talvez ou talvez mais tarde área. (O fluxograma de David Allen para processar uma caixa de entrada é mais complicado do que o meu brilho, mas pode ser refatorado para esta versão mais simples para muitos propósitos).

Alguns especialistas organizadores não concordam com isso. Eles dizem que você só deve tocar as coisas uma vez (OTTO), e colocar algo em seu lugar ou jogá-lo fora.

Mas OTTO pode transformar uma sessão de decluttering em um longo período de agonizantes decisões. E pode levar a se arrepender se jogarmos algo e depois percebemos que precisamos disso.

Uma regra melhor (se você tiver espaço) é: "Em caso de dúvida, coloque-a em uma caixa na garagem". Isso torna a desordenação super simples. Se é uma observação óbvia, coloque-a fora. Se é óbvio o lixo, jogue-o fora. Caso contrário, coloque em uma caixa na garagem.

Agora, eventualmente, você vai querer se livrar de algumas dessas caixas na garagem. Mas também é fácil. Comece com aquele que esteve lá o mais longo (talvez dois a três anos) e passe por ele. As possibilidades são, você quase instantaneamente decidirá se livrar de 90 por cento disso. Talvez você puxe um ou dois itens sentimentais de volta ao seu espaço de vida. E você pode despejar o punhado de itens que você ainda não tem certeza em uma das outras caixas de sua garagem.

Este conselho é revolucionário? Não. Você provavelmente já estava fazendo isso. Mas você estava fazendo isso com culpa. Agora você pode fazê-lo de propósito.

2. Pilhas de papéis na sua mesa (ou papéis não triados na caixa de um banqueiro).

Fonte: Jeffry Beall / Flickr

Eu costumava coletar documentos como extratos bancários, artigos, manuais de proprietários e formulários de impostos em uma caixa de saída e pretendem arquivá-los talvez em uma base semanal. O que eventualmente aconteceu foi que eu os coloquei na caixa de um banqueiro que processei talvez uma vez por ano, se isso. E eu sempre me senti culpado por essa caixa de documentos não documentados e manuais de proprietários sentados no canto do meu escritório em casa.

Hoje eu faço praticamente o mesmo, mas agora não sinto culpa por isso, porque agora posso justificá-lo. A ciência da computação me diz que esse comportamento é realmente muito próximo ao ideal.

Por que é ótimo? Você adivinhou. É uma forma de cache. Mas, mais do que isso, é também uma questão de como ele se organiza espontaneamente.

"Não é organizado, é apenas uma pilha", diz você. Bem, uma pilha é organizada. E é organizado de acordo com um princípio notavelmente eficiente que Brian Christian e Tom Griffith (e muitos outros cientistas da computação) chamam de "Menos Recém-Usados" (LRU) (o que significa que as coisas usadas recentemente se afundam no fundo).

Isso não acontece muito frequentemente, mas às vezes eu preciso de algumas coisas na caixa. E descobriu o mesmo cientista informático descoberto há muito tempo. Não sei se existe uma verdade profunda e universal no trabalho aqui, ou se é apenas uma característica serendipitana da natureza humana, mas o seguinte parece ser verdade em uma ampla gama de casos. Se não conhecemos nada além do fato de que temos uma pilha LRU, e que precisamos de algo dessa pilha, o lugar mais provável para encontrar essa coisa está no topo. O próximo lugar mais provável para encontrá-lo é o segundo do topo. E assim por diante.

E isso significa que jogar coisas no topo depois de usá-las geralmente é uma maneira extraordinariamente eficiente de armazenar coisas. Quando você pesquisa através de uma pilha, você procura uma coisa de cada vez na pilha. E acontece que as coisas que precisamos são muito mais prováveis ​​de estar em direção ao topo da pilha do que o fundo. Assim, os tempos de pesquisa geralmente são bastante baixos.

Agora, se você passar um ano inteiro entre a apresentação como eu (eu uso a temporada de impostos como meu gatilho), você provavelmente descobrirá que não gastou tanto tempo buscando coisas na caixa durante o ano e gastou quase não há tempo armazenando isso. Na verdade, se você for como eu, você passará muito menos tempo a administrar seus documentos em papel do que você teria, se tivesse religiosamente arquivado as coisas diariamente ou semanalmente.

E aqui está outro truque. Quando eu processo minha caixa, eu coloco a pilha de cabeça para baixo. Eu acho que é mais fácil tomar decisões sobre o que fazer com as coisas que eu não toquei por um ano, do que com as coisas que eu manipulei mais recentemente. Na verdade, uma boa parte dos documentos mais usados ​​recentemente apenas são jogados no lixo. Quando eu viro a pilha de cabeça para baixo, posso processar um bom dois terços dele em 10 ou 20 minutos. E, se eu me sentir preguiçoso, eu só posso virar o terceiro final de novo e colocá-lo de volta na caixa pronta para ter novos itens colocados em cima dele. Eu sempre posso processar esses documentos no próximo ano.

Claro, sua milhagem pode variar. Não preciso acessar repetidamente muitos documentos. Se você fizer isso, você pode querer apresentar um pouco mais freqüentemente.

3. Roupa "desorganizada" no seu armário (ou livros na estante de livros)

Fonte: Quinntheislander / Pixabay

Alguns especialistas organizadores, como Martha Stewart, nos aconselham a armazenar "like like like" nos nossos armários. Coloque as suas camisas de botões com suas camisas de botões. Coloque suas t-shirts com suas camisetas. Coloque as suas saias com as suas saias, as suas calças com calças e o jeans com o jeans.

Inevitavelmente, algumas semanas depois de organizar nossas roupas, o esquema "like with like" decai até que tenhamos algum híbrido estranho entre o organizado e o aleatório. O mesmo acontece com nossos livros em nossas estantes de livros. E quando o armário não está organizado do jeito que pensamos que deveria ser, isso pode nos deixar loucos.

Acontece que podemos usar a lição da última seção para facilitar a organização. Christian e Griffiths nos dizem que, ao invés de se agruparem como com, podemos usar uma pilha para organizar nossas roupas e livros. Exceto, desta vez, em vez de uma pilha vertical, usaremos uma pilha horizontal.

Uma vez que levamos a nossa roupa limpa nos cabides, em vez de colocar nossas camisas com botões com nossas camisas com botão, nós vamos colar todas as nossas roupas recentemente limpas em uma extremidade do nosso armário (a frente ou a esquerda, possivelmente). E, ao longo do tempo, as roupas que usamos com mais freqüência tornar-se-ão magicamente concentradas na extremidade esquerda ou frontal do armário, e as roupas que nunca usaremos moverão magicamente para a direita ou para trás do armário.

Então, se quisermos doar alguma roupa a cada ano, saberemos onde ir para obter as roupas que queremos doar – a metade direita ou a metade traseira do rack.

Agora, se suas escolhas de roupas são fortemente sazonais, você pode querer jogar com um esquema diferente. Mas para aqueles que tendem a usar roupas semelhantes mês e mês, esse esquema super simples é difícil de vencer.

Se o seu objetivo é gastar menos tempo armazenando e recuperando roupas (ao contrário, digamos, ter amigos "ooh" e "ahh" na forma como o seu armário se parece bem), então tente LRU.

Vou deixá-lo como um exercício para o leitor descobrir como usar o mesmo princípio para organizar livros em uma estante de livros.

4. E-mail "desorganizado".

Fonte: BrennanNovak / Wikimedia Commons

Antes de o Google lançar o Gmail, a maioria de nós assumiu um dever muito pesado, que na maior parte não cumprimos – organizando nosso e-mail em pastas. Se você ainda está tentando classificar seu e-mail em pastas, deixe-me tentar conversar com você.

O Gmail encoraja-nos a mover qualquer e-mail que desejemos manter em um grande arquivo de arquivo, em vez de um conjunto de pastas particionadas. Em outras palavras, o Google está nos encorajando a tratar o nosso arquivo de e-mail como uma caixa grande na garagem. É apenas um grande arquivo de talvez, mais tarde, mas com a vantagem de poder usar um computador para procurar as coisas na caixa.

O único problema com este esquema parece ser aquele, se nosso e-mail não contém palavras que seriam fáceis de lembrar de procurar, talvez tenhamos problemas para encontrá-lo. A solução do Google para isso é permitir que "marquemos" nosso documento com um gancho memorável. Em certo sentido, as tags são muito parecidas com pastas, mas são diferentes em pelo menos duas maneiras importantes. Primeiro, não temos que marcar algo para encontrá-lo mais tarde. Em segundo lugar, podemos usar várias tags para um único documento.

Outro objetivo de induzir a culpa que muitas pessoas têm é chegar a "caixa de entrada zero".

Há alguns benefícios para começar a caixa de entrada zero – remove esse sentimento irritante de que pode haver um e-mail em nossa caixa de entrada que ainda precisamos responder. Mas além disso, não é tão crucial que algumas pessoas possam querer que pensemos. Nossas caixas de entrada já estão bem organizadas por data de recebimento.

E, se quisermos encolher o tamanho de nossas caixas de entrada periodicamente, então, novamente, vale a pena colocar a pilha de cabeça para baixo, como fizemos com a caixa do banqueiro cheia de documentos. Neste caso, isso significa começar do fundo da nossa caixa de entrada e trabalhar para cima.

Se começarmos a partir do fundo, provavelmente seremos capazes de simplesmente excluir ou arquivar a maioria dos e-mails no final, sem qualquer tomada de decisão dolorosa. (Pense em todos aqueles e-mails de lembretes cujos prazos são muito atrasados.) Vamos simplesmente excluir e arquivar, excluir e arquivar, e retirar esse e-mail estranho, ainda precisamos fazer algo, e seremos dois terços do até a caixa de entrada em nenhum momento. Então, depende de nós se queremos entrar na caixa de entrada zero, ou se queremos deixar os 20 a 30 e-mails mais recentes na caixa de entrada. (Por agora, você provavelmente pode adivinhar o que eu costumo fazer.)

Conclusão

Então, aí, aqui e ali, vale a pena relaxar um pouco os nossos padrões de organização. E parece que nossos cérebros de lagarto conservadores de energia podem saber mais do que nossos cérebros neolíticos culturalmente sensíveis às vezes. Continuamos colocando onerosas expectativas de organização sobre nós mesmos e nos sentimos culpados por não cumprir essas expectativas. Mas nossos cérebros preguiçosos sabem melhor. E a ciência da computação pode provar isso.