Um plano de escritório aberto contribui para um ambiente criativo?

Novo suporte para o valor da privacidade no trabalho.

Um aquário de “plano aberto”

Fonte: Miguel Hermoso Cuesta via Wikimedia Commons

Como a falta de privacidade pode influenciar nosso pensamento criativo? Nosso bom senso geral pode sugerir uma série de razões pelas quais estar constantemente “à vista” para os outros nos verem, como em um escritório de plano aberto, poderia trazer consigo custos cognitivos. Esforço mental considerável pode ser necessário para manter o foco no próprio trabalho, e não se distrair com sons, movimentos, acontecimentos, o ir e vir de outras pessoas próximos.

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Mas estamos plenamente conscientes de todas as maneiras pelas quais a falta de privacidade pode influenciar nosso pensamento? E, além de simplesmente pedir às pessoas por seus autorrelatos, como podemos obter um entendimento mais claro e baseado em evidências de como a falta de privacidade afeta nosso pensamento e fazer?

Vamos dar uma olhada em duas abordagens experimentais altamente criativas – e os insights exclusivos que elas fornecem – na conexão criatividade-privacidade.

Adicionando mais privacidade: o estudo da cortina

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Uma fábrica muito grande no sul da China que produzia telefones celulares e outros dispositivos digitais tinha um enorme piso aberto onde os trabalhadores nas linhas de produção e os supervisores eram vistos continuamente e prontamente.

O que aconteceria com a velocidade e a qualidade da produção se algumas das linhas fossem cercadas por uma cortina de privacidade em grupo – algo como uma grande cortina de privacidade em estilo de hospital? E se um “observador disfarçado” pudesse estar dentro das linhas cercadas de cortina, realizando seu trabalho exigido, mas também tomando nota do que acontecia atrás da cortina?

Pesquisadores escolheram aleatoriamente 4 das 32 linhas de produção da fábrica para serem cercadas por uma cortina de privacidade. A cortina permaneceu no lugar não apenas por um dia ou por alguns dias, mas por vários meses.

Então o que aconteceu?

Equipes nas linhas cercadas por uma cortina de privacidade mostraram maior produtividade (mais unidades por hora) e a qualidade de seu trabalho aumentou. Eles também mostraram mais improvisações em como seu trabalho foi concluído.

A relativa privacidade da equipe proporcionada pela cortina permitiu que pequenos problemas temporários fossem resolvidos localmente. Em vez de recorrer à ajuda da alta administração ou de ocultar novos métodos experimentais de solução de problemas de outras pessoas, as soluções poderiam ser compartilhadas com outros trabalhadores na linha.

Observações dos pesquisadores disfarçados sobre as linhas cercadas de cortina revelaram que os trabalhadores ativamente trocaram de papéis para aprender múltiplas tarefas, particularmente em estações imediatamente adjacentes às suas. Isso fomentou formas maiores de apoio cruzado na equipe, adaptação fluida, experimentação e aprendizado.

A cortina de privacidade permitiu que os trabalhadores da linha tivessem mais liberdade para colaborar e discutir novas idéias, para testar e tentar melhorias de processo, chegando a protótipos bem-sucedidos antes de compartilhá-los com pessoas de fora. Ele formou um ambiente de fazer e encontrar apoio de “redução de escrutínio”, no qual tanto os trabalhadores quanto os gerentes de linha podiam experimentar adaptativamente um grau maior de autonomia.

Talvez contra-intuitivamente, uma maior privacidade levou a mais compartilhamento, conhecimento de grupo e experimentação colaborativa.

Removendo a privacidade: os estudos de monitoramento eletrônico

A “Open Company 1” é uma empresa multinacional da Fortune 500. Em sua sede global, a empresa decidiu transformar um de seus andares em um espaço completamente aberto, transparente e sem fronteiras. No novo espaço, não haveria paredes nem divisórias entre as estações de trabalho dos escritórios. Haveria mais de cem funcionários trabalhando, trabalhando em diversas áreas funcionais, desde tecnologia e vendas até finanças e desenvolvimento de produtos.

Aprendendo sobre o iminente plano de mudança de piso da empresa, os pesquisadores pediram aos funcionários que participassem de um estudo que acompanhasse quem conversava com quem, quando e como. Mas houve várias reviravoltas.

Primeiro, o rastreamento de suas interações cobriria um período de 15 dias úteis antes da mudança e também um período de 15 dias úteis após a mudança. O rastreamento pós-movimento não começaria imediatamente, mas alguns meses depois. Essa lacuna daria a todos algum tempo para se adaptarem ao novo ambiente e uma oportunidade de se estabelecer em seus modos de trabalhar lá. Um intervalo de dois meses também permitiu que a coleta de dados ocorresse em um ponto semelhante no ciclo trimestral da empresa, de forma que as demandas de trabalho dos funcionários seriam comparativamente semelhantes (e mais comparáveis) para os dois períodos de registro.

As outras reviravoltas eram todas relacionadas à tecnologia. Os participantes que concordaram em participar do estudo foram solicitados a usar um pequeno sensor infravermelho em um cordão – o chamado “crachá sociométrico” – que registrou, com um alto nível de detalhe, cada uma das suas interações face a face com outros também usando um distintivo. Os participantes também deveriam usar, no cordão, um pequeno microfone que capturaria se estivessem falando ou escutando (mas não o conteúdo do que foi dito), e dois outros dispositivos de rastreamento – um acelerômetro que gravaria seus movimentos corporais e postura, e um sensor Bluetooth que capturaria sua localização espacial.

Todas as gravações seriam marcadas com o tempo em intervalos de 10 milissegundos. Além disso, esses dados seriam combinados com as informações da conta de e-mail da empresa dos participantes, principalmente informações sobre quem eles enviaram por e-mail, copiaram ou cegaram e suas mensagens instantâneas dos mesmos períodos.

Um total de 52 participantes (cerca de 40% de todos os que se mudaram para o novo espaço) concordaram em participar. Nas gravações pré-movimento e pós-movimento, isso gerou um conjunto de dados muito grande: 96.778 interações face a face, 84.026 e-mails e 25.691 mensagens instantâneas (consistindo de 221.426 palavras).

A análise desses dados revelou que os participantes, após a mudança para o plano aberto do escritório, agora gastavam muito menos tempo – não mais tempo – em interações face a face.

Antes da mudança, eles passaram cerca de 6 horas em interação cara a cara por pessoa por dia. Após o redesenho, isso caiu drasticamente: as mesmas pessoas agora gastam apenas um pouco mais de 1,5 horas na interação face a face. E a quantidade de interação que ocorreu por email e mensagens instantâneas aumentou bastante: o número de emails que eles enviaram aumentou 56%, eles receberam 20% mais e-mails e foram copiados em 41% a mais. A atividade de mensagens instantâneas aumentou em 67% e o número de palavras enviadas por mensagens instantâneas aumentou em 75%.

Mas os efeitos indesejados do movimento não terminaram aí. Quando os executivos da empresa foram questionados – confidencialmente – sobre como o redesenho do piso havia influenciado o desempenho, confidenciaram que suas métricas de desempenho interno mostravam uma queda notável na qualidade do trabalho dos funcionários.

Um segundo estudo realizado pelos mesmos pesquisadores em uma outra empresa da Fortune 500 (“Empresa Aberta 2”) novamente analisando os tipos de interações de cerca de 100 funcionários, antes e depois de serem designados para um piso aberto, produziu resultados muito semelhantes. Houve diminuições dramáticas na quantidade de tempo gasto interagindo face a face – mesmo para os funcionários que estavam fisicamente muito próximos uns dos outros.

O que devemos fazer de tudo isso?

Vamos nos colocar no lugar de alguém no escritório de plano aberto. Continuar sua conversa com outro colega, quando cercado por um grupo de outras pessoas tentando fazer seu próprio trabalho, e para quem sua conversa é irrelevante e perturbadora, desencorajaria conversas. De fato, o primeiro conselho listado, em um conjunto recentemente publicado de 10 indicadores baseados em experiência sobre “Como lidar com o trabalho em um laboratório de espaço aberto” foi “Fique quieto e discreto, como se estivesse em uma biblioteca. ”

De um nível mais abstrato e geral, pode valer a pena declarar algo que, embora óbvio, é muitas vezes ignorado. Mais nem sempre é melhor, e há muitas origens para o pensamento criativo e a ação.

Que alguma quantidade de um determinado ingrediente, como interações face a face, seja boa para a colaboração, não significa que quantidades ilimitadas desse ingrediente também sejam boas. E muito de qualquer fator (por exemplo, oportunidades de interação) pode significar que há muito pouco de outros fatores – igualmente necessários -, como oportunidades para o pensamento silencioso e privado. Muitos empreendimentos criativos se beneficiarão da interação social – em certos momentos e em algumas formas -, mas, em outros momentos, esses esforços podem igualmente beneficiar limites de interação e alto grau de privacidade.

Um “escritório sem fronteiras” também elimina outros fatores cognitivos e motivacionais menos perceptíveis, mas importantes, como a sensação de controle pessoal sobre o ambiente, inclusive quando interagir, o que compartilhar, etc.

Igualmente importante, um escritório sem fronteiras restringe a capacidade de escolher combinar a situação criativa ou de trabalho com as necessidades atuais. Por exemplo, outro estudo recente sobre os efeitos da mudança de escritórios particulares para um escritório de plano aberto descobriu que o fornecimento de acesso a espaços de trabalho silenciosos e a correspondência entre as necessidades de silêncio de uma determinada pessoa e seu acesso a espaços de trabalho silenciosos menos distrações, menos estresse e uma percepção mais positiva das oportunidades colaborativas.

A disponibilidade de escolhas para quando e onde interagir com os outros também pode explicar descobertas anteriores de níveis comparativamente altos de satisfação autorreferida com os escritórios flexíveis – isto é, escritórios de plano aberto que têm os chamados “espaços de backup” que podem ser usados ​​com flexibilidade por períodos de trabalho intensamente concentrado, ou por reuniões interativas, telefonemas privados e assim por diante. Os escritórios da Flex oferecem oportunidades de colaboração e privacidade, eliminando a necessidade de que todos estejam perpetuamente protegendo-se das distrações, ou se monitorando perpetuamente para evitar que se tornem uma distração para os outros.

O que podemos ver no estudo da cortina da privacidade e nos estudos de escritório em plano aberto é que a forma como os nossos ambientes de trabalho desempenham um papel fundamental em nossa criatividade e produtividade não é simples. Precisamos de privacidade – incluindo oportunidades para privacidade colaborativa e individual – e precisamos dela nos momentos certos e nos níveis corretos de dosagem. Chegar a uma ideia criativa é muitas vezes um esforço tênue e cognitivamente exigente; qualquer irrelevante empurra e puxa nossa atenção, mesmo que bem-intencionada, pode deixar boas idéias para sempre fora de nosso alcance.

Referências

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Bernstein, ES e Turban, S. (2018). O impacto do espaço de trabalho ‘aberto’ na colaboração humana. Transações Filosóficas da Royal Society, B, 373 , artigo 20170239.

Danielsson, CB, & Bodin, L. (2008). Tipo de escritório em relação à saúde, bem-estar e satisfação no trabalho entre os funcionários. Environment and Behavior, 40 , 636-668.

Haapakangas, A., Hongisto, V., Vargo, J., & Lahtinen, M. (2018). Benefícios de espaços de trabalho silenciosos em escritórios de plano aberto: Evidências de duas realocações de escritórios. Journal of Environmental Psychology, 56 , 63-75.

Pautasso, M. e Van der Werf, W. (2017). Como lidar com o trabalho em um laboratório de espaço aberto? Revista Europeia, 25 , 679-687.