A Psicologia das Reuniões

Reuniões freqüentemente "levam minutos e desperdiçam horas" . Geralmente, três quartos ou mais de um dia de gerente sênior podem ser retomados com reuniões. Apesar do cinismo profundo sobre sua produtividade e utilidade, eles continuam a ser a maior parte do dia dos gerentes seniores. Muitos chamadores foram apagados com a frase simples "Ele está em uma reunião".

As reuniões têm pouco ou nada a ver com a qualidade da tomada de decisão ou a comunicação de informações. Suas duas principais funções são simplesmente as primeiras, a difusão da responsabilidade e a segunda, a aceitação da decisão . Eles estão lá para garantir que todos os presentes assumam a mesma culpa e responsabilidade pela decisão (especialmente se der errado).

A frustração com o desperdício de reuniões de tempo e esforço levou várias organizações a tentar implementar certas estratégias para aprimorá-las. Alguns seguem uma estrutura . Assim, todas as reuniões começam com as expectativas e terminam com benefícios e preocupações .

Alguns tentam chocar com a eficiência calculando um ROI em todas as reuniões trabalhando com o custo real ( em dinheiro) da reunião. Isso envolve o cálculo dos salários das pessoas presentes por hora e totalizando tudo. Como calcular o investimento? É surpreendentemente fácil. Em média, as pessoas trabalham em torno de 100 mil minutos por ano. Isso é calculado em ± 8 horas, 220 dias úteis. Então, se uma pessoa recebe US $ 50 mil por ano, eles custam 50 c por minuto.

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Uma moda recente é a coloração das reuniões de código de antemão para indicar o tipo e quantidade de comportamento verbal e não verbal aceitável e inaceitável na reunião. Alguns gostam de seguir as categorias de alerta preto a vermelho utilizadas pela polícia e pelos serviços de segurança. Outros como um simples sistema de semáforo. Mas o problema com ambos os arranjos é que eles trazem associações conceituais. Então, um simples de um a cinco com cores variadas funciona melhor.

Começa com algum critério como nível de contribuição ou nível de suporte. A cor ou o número escolhido para a reunião indicam o comportamento desejado. Assim, um número elevado pode indicar a expectativa de que todos irão "entrar" regularmente. Um número baixo significa que a reunião é mais sobre como receber informações.

Esse sistema geralmente é usado para três tipos de problemas. O primeiro é sobre processo não contente. Ou seja, como os participantes se tratam. No brainstorming existem regras muito claras sobre nenhuma crítica das ideias dos outros; sobre avaliar a quantidade sobre a qualidade; sobre aceitável piggy-backing sobre as idéias de outra pessoa. O mesmo se aplica aqui.

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Algumas prescrições de processo são sobre cortesia. Outros são sobre coisas simples, como por quanto tempo se pode falar, ou, de fato, como colocar o chão em primeiro lugar. Então, uma reunião verde pode indicar que o que é necessário é uma interjeição curta e nítida. Uma reunião azul pode indicar que é aceitável desenvolver uma idéia.

Algumas reuniões podem prescrever outros proscrever humor – sempre um problema perigoso. As piadas podem aliviar, mas também podem ofender. Eles podem introduzir leveduras inadequadas, onde a seriedade é necessária. Uma regra útil é sobre críticas. Um encontro azul pode indicar nenhuma crítica; crítica verde de certas características; amarelo que nenhuma crítica é permitida a menos que uma alternativa viável seja aparente; e qualquer coisa pode ser dita.

Mas, mais importante ainda, o sistema pode ser aplicado ao conteúdo. Assim, a regra pode ser sobre a quebra de regras – sobre realmente pensar fora da caixa; sobre a reforma radical, não apenas a adaptação. As regras indicadas por cores podem colocar certas coisas fora dos limites. Uma das vantagens sobre o sistema é que ele define as expectativas de antemão. É um pouco como um código de vestimenta – gravata preta, elegante casual, vestida. A regra diz muito sobre como a reunião está prevista e, portanto, é o resultado.

Os comportamentos não-verbais nas reuniões são particularmente importantes. Esta é muitas vezes uma função das características físicas da sala de reuniões e do espaço. É feito de pé ou sentado; há uma mesa; todos podem se ver; quais são as fileiras das pessoas presentes; quais tópicos estão sendo discutidos; quais são as agendas escondidas, etc.? Os comportamentos são mais interessantes quando mudam e os índices de ansiedade também são atraentes.

Primeiro, há contato com os olhos: quem olha para quem mais e mais freqüentemente e quando as partes evitam o contato visual. Este é geralmente um índice de desconforto.

Segundo, há uma postura que reflete o quanto as pessoas são tensas ou relaxadas.

Em terceiro lugar, as reuniões podem mostrar muita movimentação de deslocamento , como tocar os pés, puxar o cabelo, etc. quando as pessoas estão entediadas, frustradas ou tentando (sem sucesso) parecer relaxadas e concentradas.

Também procure um bocejo de deslocamento. Sabe-se que as pessoas enfrentam uma tarefa tediosa, muitas vezes bocejam ou de repente se sentem extremamente cansadas ou com sono. Desmond Morris, o psicólogo evolucionário, informou sobre um caso curioso de soldados sentindo um tremendo desejo de dormir imediatamente depois que eles foram informados para entrar em um ataque. Ele explica que esse comportamento não era um produto de cansaço físico, mas uma resposta de deslocamento para uma situação ameaçadora.

A orientação pode mudar durante as reuniões quando as pessoas empurram a cadeira para trás ou apontam para alguém quando virar as costas para outra pessoa. Certifique-se de escolher seu lugar estrategicamente ao tentar empurrar sua agenda em uma reunião. Sabemos que estar em frente à outra parte implica competição e antagonismo. A cooperação pode, inversamente, ser incutida por proximidade física e estar lado a lado. A pessoa que está sendo persuadida em uma reunião é mais provável de concordar se ele ou ela está fisicamente cercado pelos membros do outro "acampamento". Certamente, enquanto literalmente empurra seu caso, você deve estar ciente do comportamento da outra parte. Se eles ficassem desconfortáveis ​​com a configuração, eles tentariam se afastar dela.

O uso de gestos pode ser particularmente importante quando os oradores usam gestos repetitivos, inadequados ou desajeitados para indicar sinais de concordância. Alguns sinais também podem estar em conflito um com o outro. Por exemplo, sorrindo, um sinal geral de alegria e acordo, que é acompanhado pela aversão da cabeça e afastando o relatório, digamos, denuncie, não corresponda. Sabemos que as pessoas que concordam exibem um conjunto de certos gestos para indicar sua comunidade, e cada um dos comportamentos desse cluster reforça a mesma mensagem. Se houver um sinal que não se encaixa no padrão geral, pode sinalizar ambivalência ou, de fato, contradição interna do que está sendo dito.

Conselho Geral

Existem muitos livros de sites e negócios que fornecem conselhos sobre a execução de uma reunião. Aqui estão alguns

1. Sempre planeja e distribua uma agenda antes das reuniões. Peça a todos que concordem antecipadamente quais serão os resultados da reunião. Assuma o comando da agenda e os resultados. Esteja claro por que alguns são, e não são, sobre isso. Dê uma ideia do comprimento da reunião.

2. Acesse a reunião primeiro. Escolha um lugar no final de uma tabela (cabeça simbólica). Tenha uma política sobre as pessoas que chegam tarde. Alguns ignoram, outros humilham, outros ignoram. Em algum momento isso precisa ser discutido

3.Se a reunião não tiver uma pessoa de presidente formal, presida você mesmo.

4. Seja o primeiro a iniciar a parte formal da reunião, o material usual sobre os minutos da última reunião.

5. Certifique-se de registrar os itens "fora da agenda" e colocá-los de lado para depois sugerir que, se eles não estiverem cobertos durante a reunião, eles podem estar cobertos no final. É muito fácil obter um rastreamento lateral. Fique atento à agenda.

6. Volte para "outros itens" no final. As pessoas ficam cansadas: alguns sugerem que você colocou os itens controversos mais tarde na reunião quando as pessoas são mais "maduras".

7. Tenha cuidado com o poder de fome tentando "soltar" você. Mantenha a calma e mantenha o plano

8.Manage ambos os mavericks: diga quando as pessoas estão sendo irracionais, excessivas ou manipuladoras

9. Se as pessoas sairem, envie-as imediatamente depois para acompanhar a descrição do assunto.

10. Acompanhe a reunião, confirmando o que você concordou e quem precisa fazer o quê. Peça aos outros para acusar o recebimento da confirmação por email dos planos de ação.

11.Siga cuidadosamente o que está sendo dito ou não disse. Repita a pergunta ou declaração que está sendo feita, pedindo esclarecimentos que você entendeu.

12. Obtenha as pessoas mais difíceis para fazer um resumo da reunião: o que foi acordado, etc. Não deixe até chegar a acordo sobre isso.