E-mail não é o problema: é nossa necessidade de troca de tarefas

Três artigos recentes, dois no New York Times , intitulado "A ansiedade do e-mail sem resposta" (19 de abril de 2013) e o outro intitulado "Quando o e-mail passa do prazer para o dilúvio" (9 de fevereiro de 2013 ) e uma revista Time intitulada "Não faça várias tarefas: o seu cérebro irá agradecer" (17 de abril de 2013) abordou um tema recorrente entre os profissionais: como lido com o volume de mensagens de e-mail que recebo cada um e todo dia? Jenna Wortham refletiu sobre o problema do que fazer quando a sua caixa de entrada continua a crescer e você não consegue sequer lidar com milhares de e-mails não lidos, enquanto Alina Tugend lutou com o que significa quando você optar por não responder ou simplesmente não Tenho tempo, energia ou inclinação para responder a mensagens de e-mail que possam ser significativas em nível pessoal ou profissional. A maioria de nós está se sentindo tão amarrado ao nosso e-mail que nós alegremente permitimos que nos desapontar de todos os nossos dispositivos, incluindo nossos computadores, tablets e smartphones. Alertas e notificações atacam nossos sentidos com um sinal sonoro, piscando e até mesmo reproduzir uma música favorita. Estamos sendo convocados para algo tão importante que precisamos ser notificados de sua presença para que não perca a chegada e a necessidade de atenção imediata.

O motivo pelo qual eu incluí o artigo Time é que, para a maioria das pessoas, simplesmente não há um período de tempo disponível para enfrentar a sobrecarga e, portanto, a maioria opta por lidar com seus e-mails de forma fragmentada quando um momento de "folga" tempo "se apresenta. O problema é que, no momento em que os próximos segundos preciosos ou mesmo minutos de tempo lento se apresentam, provavelmente recebemos muitos e-mails adicionais e descobrimos que não há tempo suficiente para enfrentar aqueles, e muito menos os mais antigos de apenas um dia (ou mesmo uma hora) atrás.

Se você é como a maioria dos profissionais, você sempre está no e-mail se é um residente permanente em seu laptop ou se você vê os grandes números brancos em um fundo vermelho em seu iPhone (ou o equivalente em qualquer smartphone que você compra com você 24 / 7/365). No seu laptop provavelmente você tem alguma forma de notificação por e-mail. O meu Outlook está configurado para tocar um tom e exibir uma notificação no canto direito da minha tela. A parte racional de mim diz "TURN NOTIFICATIONS OFF", enquanto a parte especializada do meu córtex pré-frontal que controla a multitarefa continua me dizendo que é bastante capaz de ignorar o pop-up e o carrilhão e me ajudar a manter o foco e na tarefa.

Simplificando, meu PFC reside para mim e sempre me mentiu. Não pode lidar com interrupções muito bem, mas recusa-me a me direcionar para desligar as notificações e alertas e prestar atenção ao que eu deveria fazer, escrevendo meu novo livro, juntando estatísticas para um artigo de revista ou simplesmente lendo para se preparar para uma palestra de sala de aula, um envolvimento de fala ou uma apresentação de artigo de jornal.

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Qual é o meu problema? Como a maioria das pessoas, acredito que posso realizar várias tarefas, ou melhor, mudar tarefas, ao lado de nenhum custo. Eu não sou delirante. Eu sei que cada vez que minha atenção é arrancada do que estou fazendo e, em seguida, retorna momentos ou mesmo horas depois, demora-me (e meu córtex pré-frontal) em lembrar o que estava fazendo e onde eu estava no processo. Laura Bowman, Laura Levine e seus colegas de psicologia na Central Connecticut State University, me convenceram de que, quando as pessoas tentam fazer várias tarefas, eles podem completar todas as tarefas com o mesmo alto nível de precisão, mas fazer isso leva tempo extra e Gloria Mark e seus colegas na Universidade da Califórnia, Irvine acrescentou a admoestação de que a multitarefa constante adiciona uma camada de estresse causada pela necessidade de fazer tudo um pouco mais rápido simplesmente para acompanhar suas obrigações.

No entanto, enquanto olho para o meu laptop, vejo cinco navegadores Safari com 22 janelas, além da caixa de entrada de e-mails do Outlook, mais três pdfs que eu devo ler para uma reunião, mais dois documentos do Word, mais SPSS com um conjunto de dados e um punhado de análises multivariadas mais … uh oh, acabei de notar que, enquanto escrevia, recebi uma mensagem de texto da minha filha mais velha no meu iPhone, que possui muitos aplicativos que uso diariamente na tela frontal, incluindo CNN , ESPN , Zite , Facebook , Woot e, claro, a app store caso eu leia algo sobre um novo aplicativo que devo tentar. Apenas observando o que eu tenho na minha visão clara dentro de alguns centímetros dos meus olhos cansados, eu me canso.

O artigo Time me diz que não devo fazer várias tarefas porque meu cérebro não gosta disso. Bem, é meu cérebro que está me fazendo mudar de tarefa para tarefa para tarefa desde o momento em que eu acordo até o momento em que desliguei meu telefone cerca de uma hora antes de me aposentar. [Entre parênteses, eu costumava manter o telefone ao lado da minha cama, mas quando eu desperta me senti compelido a verificá-lo, o que exigiria uma rápida resposta por e-mail a alguém ou envolvesse meu cérebro e arruinaria o resto da minha noite dormir.] Gloria Mark me diz, no artigo do Time , que eu deveria aprender com o estudo onde ela cortou 13 funcionários fora do e-mail por cinco dias e reduziu o estresse. Só pensar sobre isso ameaça enviar minha pressão sanguínea no alto. Cinco dias significam que eu teria uma pilha de pelo menos 2.000 mensagens de e-mail não endereçadas e não é isso que eu, ou meu cérebro, quero fazer. Em contraste, Cliff Nass, professor da Universidade de Stanford, me diz que seu estudo mostrou que a multitarefa é ruim para mim e eu deveria aprender a usar a "regra de 20 minutos", onde eu dedico 20 minutos de blocos de tempo trabalhando em uma única tarefa antes de me permitir mudar (para e-mail). Isso parece muito mais alcançável.

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Qual é a solução? Minha visão é próxima da de Cliff Nass, na medida em que acredito que precisamos treinar nossos cérebros para focar e atender por períodos crescentes de tempo. Quando falo ao público, seja estudantes, professores, pais ou empresários, eu apresento o conceito de "quebras tecnológicas" para ajudar nesse processo de reconversão. Um intervalo de tecnologia é semelhante ao que a Nass recomenda com uma rugas. É mais fácil ilustrar com um exemplo. Em janeiro de 2012, falei na American School of Bombay em sua conferência Unplugged 2011, que incluiu professores e administradores de escolas internacionais que lidavam com as questões relacionadas ao uso da tecnologia na sala de aula. Durante os poucos dias que fiquei em Mumbai, falei com a conferência mais os pais dos alunos do ASB. Ficamos no Sofitel Hotel do outro lado da rua e quando voltei a falar no desconectado 2013 no início deste ano, o gerente geral do hotel me entregou no check-in para me dizer como ele me ouviu falar sobre quebras de tecnologia no contexto de jantares familiares e decidiu usá-los durante suas reuniões de pessoal. Ele prefaciou isso dizendo que, enquanto ele era um Baby Boomer, a maioria de sua equipe estava em seus 20 e 30 anos e constantemente verificava seus smartphones durante as reuniões e ele não estava feliz com a falta de atenção.

Ele lembrou minha introdução de quebras técnicas aos pais no ASB – onde seus filhos freqüentam a escola – e decidiu experimentá-los durante suas reuniões. Como sugeri aos pais, ele começou pedindo que seus funcionários verifiquem seus telefones por um minuto e, em seguida, ligue seus telefones em silêncio e colocá-los de cabeça para baixo na mesa, que para a maioria foi uma surpresa, já que eles estavam escondendo-os em suas voltas . O telefone de cabeça para baixo, ele disse, era lembrar que, em pouco tempo, ele lhes daria um intervalo tecnológico e eles poderiam verificar por mais um minuto. Ele continuou assim por toda a reunião e durante várias semanas fez o ciclo de 1 minuto / 15 minutos. Então, enquanto eu encorajava os pais, ele aumentou para 20 minutos e depois de mais uma semana ou duas a 30 minutos, como eu havia encorajado os pais a tentarem suas casas (e os professores nas salas de aula). Ele ficou orgulhoso de me dizer que, durante uma reunião de uma hora, ele teve que verificar por um minuto no início e um minuto no meio e um minuto no final e que foi um sucesso ruidoso.

Este é o poder das quebras de tecnologia: eles ensinam você a atrasar sua necessidade de verificar e aprender constantemente a se concentrar por períodos de tempo sem a chamada de clareza do smartphone. Eu recomendei pausas tecnológicas para professores de sala de aula em programas 1: 1, jovens adultos durante jantares de restaurantes, pais na mesa de jantar familiar e gerentes de negócios durante as reuniões e ainda não ouvi falar de um fracasso. O que eu ouço são relatos brilhantes de atenção renovada que leva a mais produtividade.

Então, parafraseando o artigo da revista Time : "Master Tech Breaks: Your Cortex Prefrontal Will Thank You!"