Meus melhores pensamentos sobre gerenciamento de tempo

Um tamanho único não se encaixa em todas as abordagens.

Fonte: Prairie Kitten, Flickr CC 2.0

O gerenciamento eficaz do tempo exige que você considere três coisas: cuidar o suficiente, estar ciente do tempo e usar as táticas de eficiência mais potentes.

Cuidando o suficiente

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Muitas pessoas que afirmam ter habilidades de gerenciamento de tempo pobres têm um problema subjacente: elas não acreditam que vale a pena o esforço para gerenciar melhor o tempo.

É claro que administrar bem o tempo é a chave para melhorar sua vida o suficiente para sentir que vale a pena o esforço. Se você está desempregado, pode ser porque, pelo menos em parte, você gerenciou mal o seu horário de trabalho, seja jogando na Internet no horário da empresa, tendo dias de doença quando não está doente ou sendo ineficiente na forma como lidou com tarefas . Se você tem relacionamentos pobres, pode ser porque você passou muito tempo com pessoas indignas de seu tempo e muito pouco com pessoas melhores. Então, em andamento, você pode se perguntar: “O que é uma coisa eficiente que eu poderia fazer agora?” Isso pode melhorar sua vida, incluindo sua motivação para gerenciar melhor o seu tempo – O sucesso gera mais sucesso.

Outra razão pela qual as pessoas não se importam em administrar bem o tempo é que elas não acreditam que temos a obrigação de ser responsáveis, de reconhecer que ganhamos nosso lugar nesta terra contribuindo para nossa família, local de trabalho, sociedade e, em por nossa vez. Isso é uma pregação, mas a responsabilidade é o principal combustível para a maioria das pessoas que gerenciam bem o tempo e levam uma vida bem conduzida. A boa notícia é que, concentrando-se no trabalho que você faz bem, o tempo de contribuição pode ser tão prazeroso quanto a recreação. Claro, algumas tarefas não são divertidas para ninguém, por exemplo, preparar suas declarações de imposto de renda, mas, sempre que possível, fazer o que você faz bem e ter uma contribuição que trunfará a felicidade pode render uma vida bastante agradável.

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Uma terceira razão pela qual algumas pessoas não se importam em administrar bem o tempo é que elas acham que isso não fará diferença suficiente para os outros. O impacto até mesmo dos presidentes é limitado, mas o significado da vida pode residir principalmente em fazer a maior diferença possível dentro de nossa esfera de influência. Para uma pessoa com uma pequena esfera, isso pode ser tão básico quanto ser gentil com o maior número possível de pessoas – quando você acha que vale a pena o esforço. Para outras pessoas, pode ser trabalhar longas horas usando suas melhores habilidades a serviço de fazer a maior diferença. Isso não significa ajudar as pessoas com maior déficit. O gerente do bom momento se concentra em ajudar as pessoas com maior potencial de lucro ou em tarefas que constroem ou disseminam os produtos ou serviços mais valiosos.

Se preocupe em escrever os seus prós e contras de levar mais a sério o gerenciamento do seu tempo?

Tornar-se mais consciente do tempo

Algumas pessoas são naturalmente conscientes do tempo. Ai, outros se perguntam onde a hora, o dia, até mesmo a vida deles foi. Essas táticas podem ajudar:

O mais simples é escrever na palma da sua mão, “Time”. Isso ajudará a mantê-lo consciente. ou use um memento mori: um objeto, normalmente uma moeda do tamanho de um dólar que você mantém em sua mesa para lembrá-lo da sua mortalidade e, portanto, é importante aproveitar ao máximo o nosso tempo. São aqueles muito simples? Tente definir o temporizador no seu telefone ou um temporizador de cozinha pequeno que você mantenha com você durante o dia. Defina o temporizador por 30 minutos. Toda vez que isso acontece, é um lembrete saber como você está gastando seu tempo. Você pode até usar o bloco de notas do telefone ou um bloco de notas à moda antiga – eu uso o conveniente FlipNote – para anotar o que você estava fazendo cada vez que o temporizador soou e, no final do dia, revisar para ver se você deseja alterar qualquer coisa sobre como você usa seu tempo no dia seguinte ou mesmo naquela noite.

Outras pessoas subestimam o tempo que uma tarefa levará. Há apenas uma maneira pela qual uma tarefa pode levar o tempo mínimo e inúmeras maneiras de levar mais tempo. É por isso que os profissionais sábios acrescentam, talvez, um fator de talvez 25% de falsificação à quantidade de tempo que pensam que um projeto levará. Se você tender a subestimar o tempo, adicione 25%.

E se a razão pela qual você subestima o tempo é porque gosta de tentar aumentar a produtividade em um determinado momento, pergunte-se se isso está funcionando para você. Para algumas pessoas, (incluindo minha esposa e eu, isso é agradável e produtivo sem causar muitos erros. Mas se você acha que está pagando um preço muito alto para encher o saco, você deve limitar seu vício em adrenalina a assistir a filmes de terror, montando montanhas-russas? ou praticar esportes competitivos – é claro, apesar de não ser trapaceiro ou atirador de tacos de golfe – o último é uma maneira rápida de ser considerado um perdedor.

Sombra uma pessoa eficiente. Considere perguntar a uma pessoa eficiente, no trabalho ou de outra forma, se você pode sombra-lo, se apenas por uma hora. Pode ser esclarecedor.

Táticas de eficiência

Estes podem ajudar a extrair horas de benefício extra de cada dia:

O sistema simples: Um calendário (no seu computador, telefone ou livro) para seus compromissos agendados e um memo cube 3 × 3 que você mantém em sua mesa para as tarefas não definidas no tempo que você deseja fazer hoje ou talvez amanhã. Crucial: Você verifica ambos ao longo do dia. Se você quiser usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o Trello acompanha o que você (e, se desejar, seus colegas de equipe) está fazendo em relação a vários projetos.

A voz Como eu tenho dito, ter uma pequena voz no ouvido, sempre se perguntando: “Isso é um bom uso do meu tempo?” Pode ser valioso. É a minha ferramenta mais potente para aproveitar ao máximo o meu dia, na verdade a minha vida. Por exemplo, em vez de preparar refeições demoradas, meu café da manhã típico consiste em iogurte e frutas frescas ou aveia, almoçar uma salada, pão e frutas, e jantar, um pedaço de carne assada, legumes temperados com micro-ondas e frutas, iogurte ou uma massa para a sobremesa. Essa escolha única provavelmente me poupa 10 horas por semana, ou seja, 500 horas por ano. Pense no que você poderia fazer com um extra de 500 horas a cada ano?

O pedal do acelerador. Às vezes, você quer continuar com o controle de cruzeiro, isto é, delegar para alguém ou, mais importante, não fazer uma tarefa quando tiver algo mais sensato a fazer. Às vezes você quer pressionar o pedal levemente – isto é, vá devagar, fazendo a tarefa com cuidado. Às vezes você quer pressionar moderadamente; esse é o seu padrão. E às vezes, você quer empurrar o pedal para o metal – onde a velocidade impõe pouco risco de colisão – ou você adiou sua maneira de fazer um trabalho urgente. Manter a metáfora do acelerador em mente pode melhorar sua eficiência. As pessoas muitas vezes perguntam como consegui, em uma prática de aconselhamento de carreira em tempo integral, ter escrito 12 livros, 3.500 artigos, enquanto tive um bom casamento e uma vida recreativa. A resposta está no pedal do acelerador. Eu estou sempre pensando o que eu poderia escrever que é de valor, mas poderia ser escrito rapidamente. E quando estou escrevendo, se não sei alguma coisa, normalmente faço uma pesquisa no Google para encontrar as melhores informações. (Aproveitei o tempo para aprender a usar o GoogleSearch muito bem, então aproveito ao máximo essa ferramenta potente e rápida. Eu escrevi sobre isso AQUI.

A fila. Na sua mesa, mantenha um memo cube com as tarefas do dia que não têm hora marcada. Essa estratégia simples pode mantê-lo concentrado. e não esquecendo.

Ritualize. Vincule uma tarefa única regular ou grande a uma determinada hora ou atividade. Por exemplo, se você quiser trabalhar com seus impostos, escolha um horário em que fique mais motivado para fazê-lo, diga aos sábados às 9h. (A pesquisa indica que algumas pessoas são geneticamente pessoas matutinas ou pessoas noturnas.) Escreva-a como um compromisso no seu calendário e trate isso como inviolável como uma consulta médica. Eu ritualizo toda a atividade de trabalho. Automaticamente, não-negociável, então não é uma escolha, assim que eu me levanto de manhã, a primeira coisa que faço é ir à minha mesa, tela (tempo-eficiente) meu e-mail, e começar a trabalhar em algo que eu preciso mente fresca para.

Outro exemplo de ritualização: amarre sua tarefa desagradável (exercício, escrita, o que for) a uma tarefa desejável, por exemplo, exercício logo antes do jantar. Torne isso inviolável, tão inegociável quanto escovar os dentes todas as manhãs antes de sair de casa.

A técnica de Pomodoro. Isso mescla os benefícios da estrutura, recompensas e forçando-se a sair da cadeira. Como dizem, sentar é o novo cigarro. Defina um temporizador por 20 minutos. Não precisa ser um daqueles temporizadores de cozinha em forma de tomate, após o qual a técnica Pomodoro é nomeada. Trabalhe por 20, faça uma pausa de 5 minutos, trabalhe mais 20 e faça uma pausa de 5 minutos, trabalhe mais 20 e faça uma pausa de 10 minutos. Isso é um pomodoro.

Eu me faço fazer algo físico durante o intervalo, o que limpa minha cabeça e fornece aquele antídoto para ficar sentado por muito tempo. Porque eu trabalho em casa, pode ser aspirador, limpar os banheiros, ou limpar o chão da cozinha, mas se eu estivesse trabalhando em um escritório, eu me levantaria e andaria rapidamente para a sala de descanso, descendo e subindo as escadas, o bloqueio, ou apenas exercícios de alongamento e respiração na minha mesa.

A tarefa de um segundo. Se você está procrastinando uma tarefa que você sabe que deve fazer, pergunte a si mesmo: “Qual é a primeira tarefa de um segundo?” Pode ser tão simples quanto abrir o arquivo. Essa é uma perspectiva amigável e intimidante. Então faça a próxima tarefa de um segundo. Freqüentemente, apenas algumas tarefas de um segundo são suficientes para construir o momentum … um objeto em movimento tende a permanecer em movimento.

A luta de um minuto. As pessoas tendem a evitar tarefas porque lembram longas lutas com tarefas anteriores. A técnica de luta de um minuto pode ajudar. Lute com um obstáculo por apenas um minuto. Nesse ponto, decida se não deve executar a tarefa, obter ajuda ou executar a tarefa sem ter que conquistar esse roadblock.

Seja responsável por alguém. Às vezes, o medo de vergonha nos leva a evitar a procrastinação. Então, você pode compartilhar sua meta, por exemplo, preenchendo o relatório até segunda-feira às 9 da manhã com um amigo ou nas redes sociais. Você pode até mesmo dar ao amigo um cheque de US $ 50 para um partido político de quem não gosta e dizer a ele ou ela para enviá-lo para a festa se você não cumprir a tarefa até a data acordada.

Multitarefa. A multitarefa adquiriu um mau rap imerecido. Mesmo os cirurgiões de topo conversam e / ou ouvem música enquanto cortam as pessoas. Muitas vezes, a multitarefa é agradável e eficiente. Por exemplo, na maioria dos dias, eu ando com meu cachorrinho Einstein para o Trader Joe. Eu trago meu problema mais espinhoso que eu preciso pensar, anotando no meu Flipnote. Enquanto isso, Einstein e eu estamos fazendo nosso exercício e eu faço minhas compras.

Um exemplo centrado no trabalho: Se você estiver no telefone com uma pessoa prolixa, durante partes do droning que parecem sem importância, você pode obter benefícios líquidos olhando simultaneamente para o e-mail de rotina.

Aprenda a dizer não. Se o seu patrão pedir que você faça o trabalho extra da pessoa que está de férias, pergunte: “Como você sabe, eu tenho um prato cheio. O que você gostaria que eu não fizesse? ”Se o chefe te demitir por isso, você tem o chefe errado. Se algum parente ou amigo mais uma vez quiser que você participe de uma festa de pena, vá a algum jogo de bola quando houver um projeto que você seria mais sensato, desenvolva a coragem de dizer não.

Esponja o tempo morto. Nós todos temos tempo morto: dirigindo ou em trânsito, esperando por uma reunião, consulta médica, para o seu carro no lubrificante rápido, etc. Traga esse audiobook, Kindle, livro impresso ou artigo, ou apenas um problema que você precisa ponderar. Usar bem o tempo da esponja é uma maneira fácil de extrair mais de cada dia.

Tornar a gestão do tempo parte da sua vida

Há pelo menos um item mencionado neste artigo que você gostaria de tentar? Você quer escrevê-lo em algum lugar que você frequentemente analise, por exemplo, como o papel de parede da tela do computador ou simplesmente na palma da sua mão?

Eu ofereço uma palestra de 16 minutos com conteúdo semelhante no YouTube.